E-Procurement: Prozessoptimierung durch indirekte Beschaffung

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Seit 2019 stellt das Maschinenbau-Unternehmen KTR Systems seine Einkaufsabteilung digital auf. Durch die Zentralisierung und Automatisierung von Beschaffungsprozessen über die E-Procurement-Plattform Simple System lassen sich positive Effekte nachweisen.

Bis vor zwei Jahren wickelte die Einkaufsabteilung von KTR Systems die Beschaffung über die Online-Marktplätze und digitalen Portale ihrer Lieferanten ab. Eine tatsächliche Optimierung der Arbeitsabläufe war das jedoch kaum, denn der Beschaffungsprozess durchlief immer noch die aufwändigen analogen Verwaltungsstufen. Zudem kauften manche Mitarbeitenden unkontrolliert am Einkauf vorbei (Maverick Buying) ein. Chris Trommer, Einkaufsleiter bei KTR Systems, beschreibt: „Trotz Prozessoptimierungen nahm insbesondere der Bestellablauf indirekter Bedarfe immer noch zu viel Zeit und Ressourcen in Anspruch. Daher haben wir 2019 begonnen, nach Lösungen zu suchen, wie wir die Abwicklung indirekter Bedarfe nachhaltig optimieren können.“ Ein von Studenten der WHU besetztes Projektteam erarbeitete einen auf KTR zugeschnittenen Soll-Prozess. Die verschiedenen Bezugsquellen sollten dabei in einer Lösung zentral zusammengefasst, jedoch von den KTR-Nutzern dezentral genutzt werden können. Aus der Suche nach Lösungsanbietern ging die E-Procurement-Plattform Simple System als Sieger hervor. Die Münchener Beschaffungsexperten stellen mit ihrem Portal sowohl einkaufenden Unternehmen als auch Lieferanten einen neutralen digitalen Marktplatz zur Verfügung, auf dem diese unmittelbar miteinander Geschäfte abschließen können.

E-Procurement-Lösung stieß anfangs auf Skepsis.

Zu Beginn der Einführungsphase Ende 2019 gab es in der KTR-Belegschaft durchaus Skepsis gegenüber der Prozessveränderung, erinnert sich Trommers Mitarbeiterin Olga Holthaus, die für den Bereich der indirekten Beschaffung zuständig ist: „Einige befürchteten anfangs, dass sie neben ihrem Job jetzt noch die Aufgaben der Einkaufsabteilung übernehmen sollen. Aber das stimmte so natürlich nicht.“ Mit der Plattform wurden Mitarbeitende an Schlüsselbedarfsstellen befähigt, selbstständig über die Plattform und anhand von abgestimmten Lieferantenkatalogen und verhandelten Sortimenten Waren und Produkte zu bestellen, ohne zuvor Anträge bei der Einkaufsabteilung einreichen zu müssen. Diese verhandelt nun lediglich noch die Konditionen und kann bei Unregelmäßigkeiten im Bestellverhalten eingreifen. „An den Endgeräten brauchen die User weder VPN noch SAP-Schnittstelle“, so Holthaus. „Während des Auftragsvorgangs wird über die Plattform automatisch mithilfe des Simple System Cockpit eine technische Kopie der Bestellung im SAP für die Rechnungsprüfung angelegt. Das erhöht die Usability im Betriebsalltag massiv und hat schnell zu einer breiten Akzeptanz in der Belegschaft geführt.“

Langlebige Lieferantenbeziehungen

Ein weiterer Grund für die Entscheidung war das große Lieferantenangebot. „Einige unserer Lieferanten, mit denen wir schon seit langem in einer Geschäftsbeziehung stehen, waren bereits auf dem Marktplatz. Das hat die Transformation natürlich erleichtert“, schildert Holthaus. Doch auch die Beziehungen zu anderen Lieferanten, die noch nicht auf der Plattform vertrieben haben, konnten aufrechterhalten werden. Trommer erläutert: „Im Gespräch mit unseren Lieferanten verspürten wir teilweise eine Unsicherheit, was ein Umstieg für unsere Geschäftsbeziehung bedeutet. Wir haben von Anfang an klargestellt, dass wir die Geschäfte fortsetzen möchten, und so haben sich einige dafür entschieden. Gerade die einfache Katalogerstellung auf der Plattform läuft sehr intuitiv und schnell umsetzbar, sagen unsere Geschäftspartner.“

Zeit ist Geld

Im November 2021 wurde die technische Implementierungsphase offiziell abgeschlossen. Seitdem werden bereits etwa ein Drittel der indirekten Beschaffungsvorgänge über die Plattform abgewickelt, Tendenz stark steigend. Die Produktgruppen reichen aktuell von Hand- und Messwerkzeugen über PSA (persönliche Schutzausrüstung) und Hilfsbetriebsstoffe bis hin zu klassischen Büromaterialien und Betriebs- und Geschäftsausstattung. Derzeit umfasst das über die Plattform abgewickelte Bestellvolumen knapp 100.000 Euro. Erklärtes Ziel für die kommenden Monate ist eine Aufstockung auf mindestens zwei Drittel und das Onboarding weiterer Lieferanten auf der Plattform. „Unser Plan einer Prozessverschlankung und Ablaufoptimierung ging schon jetzt voll auf: All diese selbstständigen Bestellungen kommen bei uns im Einkauf heute schon gar nicht mehr an. Der Prozess läuft vollkommen automatisiert über die Verantwortlichen der Abteilungen“, so Olga Holthaus, die ihren Job in Teilzeit aus dem Homeoffice stemmen kann. Aufgrund der wegfallenden Verwaltungsaufgaben spart KTR über alle Abteilungen hinweg pro Bestellung etwa eine Stunde Arbeitszeit. „Das ist wertvolle Zeit, die wir für das Onboarding neuer Lieferanten und das Führen wichtiger Preisverhandlungen nutzen. Letztlich auch dazu, Investitionen voranzubringen“, zieht Trommer zufrieden Fazit.

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