PLM-Systeme: Workflows vereinfachen und effiziente Vernetzung

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Als Hidden Champion zählt die Becker Marine Systems GmbH (Hamburg) zu den weltweit führenden Anbietern von Rudern für große Hochseeschiffe. Weitere Geschäftsbereiche, die die rund 200 Mitarbeiter weltweit an verschiedenen Standorten betreuen, sind Energiespardüsen zur Antriebsoptimierung sowie weitere maritime Eigenentwicklungen. Weil in der Schifffahrt strenge Klassifizierungsstandards vorherrschen, kommt dem Qualitätsmanagement bei Becker Marine Systems enorme Bedeutung zu.

PLM-Systeme in der Praxis: Das Unternehmen hat als Pro.File-Nutzer der ersten Stunde früh erkannt, dass eine leistungsfähige Lösung für das Product-Lifecycle-Management (PLM) anspruchsvolle Workflows vereinfacht und alle beteiligten Instanzen effizient vernetzt. Daher setzen die Experten für Schiffsruder seit über 15 Jahren auf Pro.File a Revalize Brand, eine Softwareplattform für die Beschleunigung und Verbesserung der Zusammenarbeit bei der Entwicklung und dem Informationsmanagement von Produkten.

„Es Ordnung muss geschaffen werden“

Vor der Anbindung der CAD-Daten aus der Konstruktionsabteilung an das PLM-System herrschte bei den im Umlauf befindlichen Versionen eine teilweise unübersichtliche Situation vor, weil Dateien unsystematisch und fehleranfällig in Windows-Ordnern abgelegt wurden. Auch vor dem regelmäßigen Check-up eines Schiffs im Trockendock mussten daher zunächst die richtigen Unterlagen identifiziert werden, bevor ein Service-Monteur sie als Ausdruck mit in die Werft nahm. „Irgendwann haben die Verantwortlichen entschieden, dass Ordnung geschaffen werden muss. So ist das PLM-System von Pro.File a Revalize Brand ins Unternehmen gekommen und im Laufe der Zeit in fast allen Abteilungen implementiert worden,“ erklärt Tim Eggers, Application Manager PDM/DMS bei Becker Marine Systems.

Vernetzte Prozesse durch Schnittstelle mit dem ERP-System

Anders als bei Mitarbeitern der Konstruktion, die die Vorteile des PLM-Systems sofort würdigten, war in der Praxis mancher Abteilungen zunächst Überzeugungsarbeit zu leisten. Seit jeher erhalten alle User eine Basisschulung, bevor das System zur Nutzung freigeschaltet wird. Beschäftigte mit langer Gewöhnung an Windows-Ordner oder papierbasierte Prozesse mussten mitunter an die Benefits der digitalen Dokumentenmanagementfunktionalitäten herangeführt werden.

Um das Angebot für den Bau eines Schiffsruders zu erzeugen, stellen der Vertrieb und die Projektierung von Becker Marine Systems inzwischen alle relevanten kommerziellen und technischen Dokumente in das System ein. Sobald die Auftragsbestätigung erfolgt, werden die Daten automatisch über eine Schnittstelle in das ERP-System von Becker Marine Systems gespielt und somit angeschlossenen Abteilungen wie Einkauf, Logistik, Rechnungswesen und Co. zur Verfügung gestellt. „Insofern deckt Pro.File einen großen Teil des Geschäftsprozesses ab“, kommentiert Sven Vorwerk, Director of IT Department bei Becker Marine Systems.

Hohe Automatisierung im Pre-Sales-Prozess

Als unmittelbare Effekte von Pro.File a Revalize Brand zeigten sich schnell ein strukturierteres Arbeiten in der Konstruktion und damit verbunden eine erhebliche Zeitersparnis. Ganz ähnlich im Angebotsprozess: Während früher Anfragen händisch gesichtet und gegebenenfalls weiterbearbeitet wurden, lassen sich die Daten heute bequem in einer Datenbank bündeln, klassifizieren und vergleichen. Hinzu kommen Funktionalitäten wie Serienbriefe, in denen Vorlagen gebündelt sind. Im Ergebnis können dadurch alle Anfragen schneller als zuvor beantwortet und in Aufträge überführt werden, was der Ertragssituation deutlich zugutekommt. Eggers betont: „Im Gegensatz zu früher sind wir in der Lage, alle Anfragen zeitnah zu beantworten.“

Vereinfachter Umstieg auf PLM-Systeme

Anhand eines anschaulichen Beispiels für Automatisierung lässt sich nachvollziehen, wie sich Workflows effizienter gestalten lassen. Verschlagwortung, Klassifizierung und Suche über die Klassifizierung bilden den gängigen Ablauf im Produktdatenmanagement. Um die Mitarbeiter abzuholen, hat die IT bei Becker Marine Systems die etablierte Struktur von Windows-Ordnern nachgebildet. Durch individuelle Mapping-Algorithmen können Dokumente anhand der Verschlagwortung automatisch an der richtigen Stelle der Struktur abgelegt werden. Das ermöglicht wahlweise eine Suche anhand der Klassifizierung oder durch Surfen in der Ablagestruktur. „Die Erfahrung zeigt: Wenn die Vorteile der Lösung erstmal im Arbeitsalltag erfahrbar werden, kommen die Ideen für weitere Anwendungen von allein. Und dann müssen wir prüfen, ob und mit welchem Aufwand wir die Ideen der Mitarbeiter umsetzen können“, sagt IT-Leiter Vorwerk.

Generell seien Automatismen ein entscheidendes Moment, um den Beschäftigten im Tagesgeschäft die Arbeit zu erleichtern, so Vorwerk weiter. Damit die mit der Fertigung der Schiffsruder beauftragten Partnerunternehmen von Becker Marine Systems nicht unnötigerweise sensibles Know-how erhalten, werden die Konstruktionsdateien aus CAD zuvor in Grafikdateien umgewandelt. Auch dieser Prozess lässt sich durch PLM-Systeme wie mit Pro.File a Revalize Brand durch einen Statuswechsel automatisieren – ein weiteres Beispiel für einen verschlankten Ablauf, der Zeit einspart und Fehlerquellen reduziert.

PLM-Systeme: Digitale Räume für kollaborative Projektarbeit

Bei Bedarf haben User zudem die Option, Grafikdateien oder auch Stücklisten in Pro.File zu markieren und mit Proom, der Lösung für Sharing, Collaboration und Empowerment, in die firmeneigene Cloud zu verschieben, um sie mit Partnern und Lieferanten zu teilen. Proom wird bei Becker Marine Systems als digitaler Projektraum für technische Dokumentation eingesetzt und von den Mitarbeitenden schnell adaptiert und akzeptiert. Folge: Die projektbezogene Kommunikation mit Externen ist seither durch die Verfügbarkeit von Web-Berichten weniger fehleranfällig, deutlich schneller und transparenter geworden. Denn in diesen Berichten ist zudem zu jedem spezifischen Projekt und Fertiger übersichtlich abrufbar, welche Dokumente bereits heruntergeladen wurden.

Hochwertiger Support für alle Anwenderthemen

Die IT bei Becker Marine Systems macht das Lösungspaket mit großer Expertise im Unternehmen anwendbar. Bei technologischen Neurungen indes können die Experten jederzeit auf zuverlässigen Support durch die Hersteller setzen. Jüngstes Beispiel: Die Implementierung der Pro.File FLEX App, die auf den Plattformen iOS, Android und Windows läuft und das Team mobil auf der Werft an das System anbindet – inklusive der Option, die bisherige Nutzung im Qualitätsmanagement auf andere Bereiche wie Service und Sales auszuweiten und mit dem eigenen ERP-System zu vernetzen.

Der Autor Jürgen Kunz ist Head of PLM Product Management bei Revalize.

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