Fünf Erkenntnisse CPQ-Software: So klappt die Einführung

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Individuelle Antriebslösungen führen oft zu komplexen Angebotsprozessen, hohem Engineering-Aufwand und aufwändigen Abstimmungen zwischen Vertrieb und Konstruktion. Zollern hat darauf mit der Einführung einer CPQ-Software reagiert und teilt seine Erkenntnisse aus der Praxis.

Bei Zollern galt lange die Annahme, dass jedes einzelne Angebot individuell ausgearbeitet werden muss – mit entsprechend hohem Engineering-Aufwand," weiß Achim Hecht, Projektleiter für CPQ bei Zollern. „Es war schwierig, sich von diesem Mindset zu lösen. Unsere größte Herausforderung ist gleichzeitig auch eine klassische Maschinenbaukrankheit: Wir taten Dinge auf eine bestimmte Weise, weil wir das schon immer so gemacht haben.“ Dr. Steffen Schaefer, Leiter Entwicklung Antriebstechnik, ergänzt: „Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war die Überführung unserer etablierten Produktlogik in eine beherrschbare und zukunftsfähige Baukastenstruktur.“Zollern gehört zu den ältesten Familienunternehmen Deutschlands. Gegründet im Jahr 1708 als „Fürstlich Hohenzollernsches Hüttenwerk“ entwickelt und vertreibt Zollern heute weltweit Metallprodukte für anspruchsvolle Branchen. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Antriebstechnik, vor allem auf kundenspezifischen Lösungen wie Planeten- und Einschubgetrieben. Die hohe Individualisierung ist dabei zentraler Bestandteil des Geschäftsmodells. Gleichzeitig macht sie die Angebotserstellung bei Zollern besonders komplex. 

Komplexität gezielt reduzieren

Mit einer CPQ-Lösung (Configure-Price-Quote-Lösung) lässt sich diese Komplexität gezielt reduzieren: Produkte werden hier in digitale Baukastenstrukturen überführt und regelbasiert konfiguriert. Als Fullservice-Anbieter für CPQ und Variantenmanagement unterstützte Encoway Zollern dabei, wiederkehrende Produktkomponenten zu identifizieren und digital abzubilden. Innerhalb von vier Monaten wurde ein CPQ-System von Encoway produktiv gesetzt. Für den Einstieg fokussierte sich das Projekt auf die Konfiguration von Einschubgetrieben. Heute kann das Vertriebsteam von Zollern diese strukturiert zusammenstellen und technisch validieren. Langfristiges Ziel ist es, Schritt für Schritt einen durchgängig digitalen Angebotsprozess – von der Produktkonfiguration über die technische Auslegung bis in die Konstruktion und Fertigung – zu schaffen. In der Projektumsetzung zeigte sich schnell, dass dabei nicht nur technische, sondern auch organisatorische und kulturelle Herausforderungen zu bewältigen sind. Aus den Erfahrungen des Projektteams um Achim Hecht und Dr. Steffen Schaefer wurden fünf zentrale Erkenntnisse für erfolgreiche CPQ-Projekte abgeleitet.

1. Klein anfangen, schnell Ergebnisse erzielen:

Statt das gesamte Produktportfolio auf einmal digital abzubilden, konzentrierte sich das CPQ-Einführungsprojekt mit Encoway zunächst nur auf die Konfiguration von Einschubgetrieben. Ein früherer Projektversuch mit einem anderen CPQ-Anbieter scheiterte unter anderem daran, dass zu viel gleichzeitig umgesetzt werden sollte. Der Fokus auf einen Teilbereich ermöglichte einen schnelleren Go-Live und erste Erfahrungen im produktiven Einsatz. Nach vier Monaten konnten CPQ-Nutzer bei Zollern bereits Einschubgetriebe mit über 80.000 Produktvarianten konfigurieren und prüfen. Über eine integrierte Auslegung werden Konfigurationen direkt technisch validiert, sodass nur baubare und verkaufbare Lösungen entstehen.

2. Mit Baukastenlogik Komplexität reduzieren

Im ersten CPQ-Projekt wurden Produkte bis auf Einzelteilebene abgebildet. Das führte schnell zu einer unüberschaubaren Komplexität. „Im ersten Versuch konnten wir bis auf die kleinste Schraube und Unterlegscheibe alles konfigurieren“, beschreibt Achim Hecht. Dr. Steffen Schaefer ergänzt: „Die entscheidende Erkenntnis bestand darin, die Produktstruktur auf funktionale Baugruppen und nicht auf Einzelteile auszurichten. Dadurch konnten wir Komplexität deutlich reduzieren, ohne die erforderliche Flexibilität für kundenindividuelle Lösungen einzuschränken.“ In einem gemeinsamen Prozess wurden funktionale Baugruppen definiert und in einer Baukastenlogik digital abgebildet. 

3. Team einbinden und Akzeptanz schaffen:

Die Einführung einer CPQ-Software ist kein rein technisches Projekt: Entscheidend ist nicht nur das Tool selbst, sondern vor allem, dass die Mitarbeitenden das System verstehen und im Alltag nutzen – sonst bleibt der erhoffte Mehrwert aus. „Uns war es wichtig, das Team früh einzubinden und die Vorteile des Konfigurators klar zu vermitteln.“, berichtet Achim Hecht. „Denn unsere Vertriebler sollen durch das Tool nicht bevormundet werden, sondern zum Beispiel mehr Zeit für die eigentliche Kundenberatung gewinnen.“ Feedback aus Vertrieb und Konstruktion wurde von Beginn an regelmäßig aufgenommen und in die Weiterentwicklung integriert. So entstand ein iterativer Prozess, in dem das System nicht nur technisch verbessert, sondern auch im Unternehmen verankert wurde.

4. Von Vertrieb bis Konstruktion ganzheitlich digitalisieren: 

Mit der Einführung eines CPQ-Systems hat Zollern den ersten Meilenstein erreicht: Varianten von Einschubgetrieben lassen sich strukturiert konfigurieren und technisch validieren. Gleichzeitig war von Beginn an klar, dass dies nur der erste Schritt auf dem Weg zu einem durchgängig digitalen Angebotsprozess sein kann. Künftig sollen Konfigurationsdaten durchgängig in Folgeprozessen weiterverwendet werden – beispielsweise für die automatische Erstellung von Einbauzeichnungen oder 3D-Modellen. „Unser Ziel ist es, dass aus einem Angebot heraus direkt ein nutzbares CAD-Modell für die Konstruktion entsteht“, beschreibt Achim Hecht. Dr. Steffen Schaefer ergänzt:  „Die durchgängige Nutzung konsistenter Produktdaten entlang der gesamten Prozesskette von Vertrieb, Engineering und Konstruktion ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Digitalisierungsstrategie.“ Vertriebsmitarbeiter sollen in die Lage versetzt werden, schnell valide und technisch geprüfte Lösungen anzubieten. Gleichzeitig soll die Konstruktion direkt konsistente und belastbare Daten erhalten und so manuelle Nacharbeit einsparen. Um dieses Ziel zu erreichen, sind weitere Maßnahmen notwendig: Die Integration von Kalkulation und 3D-Visualisierung sowie eine lückenlose Anbindung an die bestehende IT-Landschaft sind bereits geplant. In den kommenden Jahren will Zollern so ein durchgängiges CPQ-Ökosystem schaffen.

5. Skalierbar und zukunftsfähig planen:

Das CPQ-Projekt von Zollern ist als nachhaltige Entwicklung angelegt. „Wir denken die Lösung von Anfang an so, dass sie in fünf oder zehn Jahren immer noch Bestand hat“, so Hecht. Dr. Schaefer ergänzt: „Dabei legen wir besonderen Wert auf eine langfristig tragfähige Systemarchitektur, die zukünftige Produkte, Auslegungsmethoden und Automatisierungsbausteine integrieren kann.“  Darüber hinaus sorgt Zollern dafür, dass das CPQ-System operativ flexibel bleibt: Produktvarianten lassen sich intern pflegen und erweitern, sodass die Lösung im Tagesgeschäft ohne externe Abhängigkeiten anpassbar bleibt.  

Deutlich schneller auf  Kundenanforderungen reagieren

„Die CPQ-Einführung mit Encoway ist für uns sehr erfolgreich verlaufen“, resümieren Achim Hecht und Dr. Steffen Schaefer. „Mit den geschaffenen Grundlagen werden wir die Digitalisierung unserer Angebots-, Auslegungs- und Engineering-Prozesse in den kommenden Jahren konsequent weiterentwickeln.“ Damit schafft das Unternehmen die Voraussetzungen, um künftig deutlich schneller auf Kundenanforderungen zu reagieren und seine Variantenvielfalt gezielt zu steuern.

Thorsten Krebs ist Leiter Beratung bei Encoway.