Digitale Zusammenarbeit: So meistern Unternehmen effektiv die Coronakrise

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In der Corona-Pandemie lernen hunderttausende Mitarbeiter den Umgang mit digitalen Tools, die sie bisher nicht genutzt haben. Die Durchführung von Besprechungen und Trainings sowie die Kommunikation über Plattformen wie Microsoft Teams, Skype oder Zoom ermöglichen die Zusammenarbeit ohne persönliche Treffen. Dokumente in der Cloud erlauben den Beteiligten Zugriff und die Aktualisierung. Die Pandemie ist also ein Katalysator für die Digitalisierung und vermehrte Nutzung digitaler Kollaborationsformen.

Vor lauter Begeisterung, wie schnell sich durch diese Situation Dinge weiterentwickeln, sollte die Euphorie über die digitale Zusammenarbeit aber nicht zu groß werden. Ansonsten kann es passieren, dass Faktoren, die ebenfalls eine wichtige Rolle spielen, übersehen werden. Dies kann später zu anderen Herausforderungen führen oder sogar beachtlichen Schaden anrichten.

Digitale Zusammenarbeit: Wissen versus Kompetenz

Eine hervorragende Darstellung ist die Wissenstreppe nach North, die den Unterschied zwischen Wissen und Kompetenz aufzeigt. Die Kompetenz baut auf Wissen auf, bedingt aber zusätzlich den Anwendungsbezug sowie das Wollen und richtige Handeln, um über das Können und Handeln letztendlich die Kompetenz zu erreichen. Mit ihr wird die Wettbewerbsfähigkeit erreicht.

Dem flüchtigen Betrachter mag es sich so darstellen, dass mit der massiven Umstellung auf die digitale Zusammenarbeit ein deutlicher Kompetenzgewinn einhergeht. Dies ist in vielen Fällen jedoch nicht richtig. Es gilt aufzuzeigen, in welcher Beziehung sich unser Wissen und unsere Kompetenzen verbessern: Wir wissen mehr über nützliche Plattformen und digitale Tools. Wir gewinnen zunehmend auch die Kompetenz, sicher und zielführend mit ihnen umzugehen. Die Professionalität der Nutzung der Instrumente steigt. Aber die Nutzung der Tools ist nur ein Aspekt. Ein anderer Aspekt sind die Inhalte der digital durchgeführten Maßnahmen und der Wissenstransfer zwischen den Beteiligten. Der dritte Aspekt ist die Erfolgskontrolle des Gelernten, also der Nachweis der Kompetenz.

Viele der heute verfügbaren digitalen Tools ermöglichen dem Nutzer eine ziemlich intuitive Bedienung und nach einiger Übung findet man sich damit meist gut zurecht. Jedoch gibt es auch negative Begleiterscheinungen. So ist die Zusammenarbeit mit Personen, die man vorher nicht persönlich kennengelernt hat, tendenziell schwieriger. Wenn wir von unserem Gesprächspartner nur einen Ausschnitt des Gesichts oder gar nichts sehen, gehen wichtige Körpersignale verloren, die es uns ansonsten leichter ermöglichen, nachzufragen.

Herausforderungen bei virtuellen Besprechungen

Durch fehlende „Pausengespräche“ leidet der Meinungsaustausch auf der informellen Ebene, der meist eine sehr wichtige Funktion hat. Auch kurze, oft klärende Gespräche zwischen Sitznachbarn sind nicht möglich. Speziell bei Besprechungen und Verhandlungen können keine (bilateralen) Nebengespräche geführt werden, die häufig der Konsensfindung dienlich sind. Dies bemängeln beispielsweise auch Politiker, wenn sie aktuell über gemeinsame Lösungen zum Vorgehen in der Corona-Krise beraten. Jeder sieht, hört und spürt alles nur, wenn man auch persönlich zusammen ist.

Ein wichtiger Aspekt ist auch die Konzentration: Diese lässt in der virtuellen Zusammenarbeit schneller nach, wenn sie ohne Unterbrechung zu lange dauert. Die Ablenkungsmöglichkeiten der Teilnehmer sind leichter, wenn sie räumlich und oft auch durch mehrere Zeitzonen getrennt voneinander sitzen und anfangen, sich nebenher mit anderen Dinge zu beschäftigen.

Digitale Zusammenarbeit: Die richtigen Tools für den Wissenstransfer nutzen

Abseits der Herausforderungen und Vorteile von digitalen Tools geht es im Grunde darum, wie wir diese zur Erledigung von bestimmten Aufgaben nutzen können. Das heißt, Inhalte und Hintergründe gut zu verstehen und sie auf die Lösung von Fragestellungen anzuwenden. Dies geschieht in der kollegialen Zusammenarbeit unbewusst oft deutlich einfacher. Man ruft schnell etwas über den Tisch, geht bei den Kollegen vorbei und bespricht etwas persönlich, tauscht in der Kaffeeküche informell Ansichten aus oder entwickelt etwas beim Zusammensitzen mit anderen.

Das „Begreifen“ spielt hier eine wichtige Rolle. Häufig ist das persönliche Erarbeiten oder Durchspielen von Lösungen ein ganz wichtiger Schritt. Ebenso gehört das eigene Ausprobieren und das Feedback von Erfahrungsträgern dazu, was Gewissheit und Selbstvertrauen verschafft, die eigene Kompetenz weiter auszubauen.

Dies ist natürlich auch auf digitalem Weg möglich. Bei einfachen Aufgaben ist das relativ leicht, bei schwierigen Aufgaben kann es auch funktionieren, wenn sich die Beteiligten gut kennen und einzuschätzen wissen sowie Vertrauen zueinander haben. Wenn sich die Beteiligten jedoch nicht oder kaum persönlich kennen und versuchen, alles nur auf Daten und Fakten zu basieren, wird es schwieriger. Dann kann es leichter zu Missverständnissen kommen.

Ganz besonders schwierig wird es, wenn die Beteiligten aus verschiedenen Kulturen und Unternehmenskulturen kommen. Die Gefahr ist groß, dass man meint, sich verstanden zu haben, dem aber nicht so ist. Wie schaffen wir es, eine wirklich gemeinsam verstandene Wissensbasis zu schaffen, die erforderlich ist, um Aufgaben zu erledigen? Es wird mehr Rückfragen geben, die mehr Zeit kosten. Und es wird Situationen geben, in denen trotz Notwendigkeit keine Rückfragen gestellt werden, weil man sich vor anderen nicht blamieren möchte. Das kann gefährlich werden.

Nachweis der Kompetenzen

Die große Frage ist: Wie kann ich auf digitalem Weg prüfen oder nachweisen, dass eine bestimmte Kompetenz vorhanden ist? Bei einfachen Aufgabenstellungen kann das auch über digitale Medien funktionieren, bei komplexen Fragestellungen wird das schon sehr viel schwieriger. Es kann oft nicht in der Tiefe nachgeprüft werden, ob bestimmte Kompetenzen entstanden sind. Dafür ist es in vielen Fällen notwendig, dass sich die Beteiligten persönlich treffen und die Situation verifizieren. Die Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit sind dann meist deutlich höher.

Ausblick auf die Zukunft der digitalen Zusammenarbeit

Fehlende persönliche Kontakte werden auf Dauer nicht die benötigte Arbeitsqualität und menschliche Nähe ermöglichen, die zur Bewältigung vieler schwieriger Aufgaben notwendig sind. Aber die Digitalisierung ermöglicht es mit einer gut ausbalancierten Mischung aus digitalen und persönlichen Kontakten, viele Aufgaben effizienter zu gestalten. Es ist ein Lernprozess, das richtige Maß zu finden. Es wird Erfolgserlebnisse und Enttäuschungen geben.

Die Digitalisierung schreitet durch die aktuelle Krise schneller voran. Aber die Nutzung von Tools zur Zusammenarbeit ist nur ein kleiner Teil der digitalen Transformation. Künstliche Intelligenz gehört ebenso dazu wie der Ersatz menschlicher Tätigkeiten durch Maschinen. Dafür werden neue Berufe entstehen. Dies alles wird viel schneller gehen, als es sich viele Menschen vorstellen können und die Notwendigkeit, sich weiterzubilden und Kompetenz aufzubauen, wird fortwährend steigen. Es ist aber nicht damit getan, sich mit den modernen Methoden und Tools der Zusammenarbeit vertraut zu machen – dazu gehört mehr.

Der Autor Thomas Röllecke ist Referent beim VDI Wissensforum und Inhaber der Thomas Röllecke Project Consulting in Fürth.

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