CPQ-System garantiert schlanke Prozesse im Technikvertrieb

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Variantenreiche Produktlinien machen es dem Technikvertrieb schwer, schnell auf Anfragen einzugehen. Diese Ausgangslage hat Esta dazu bewogen, eine CPQ-Lösung einzuführen. Was bringt das neue IT-System?

CPQ-System als Lösung? Dort, wo in Produktionsprozessen Staub, Schweißrauch, Öl, Nebel oder Späne entstehen, sorgen die Absauganlagen von Esta für reine Luft und saubere Arbeitsplätze. Das Produktportfolio reicht von großen stationären Anlagen über mobile Geräte bis hin zu Industriesaugern mit entsprechendem Zubehör.

Komplexer Produktionsprozess: CPQ-Lösung hilft

Gegründet wurde die ESTA Apparatebau GmbH & Co. KG (Esta) 1972. Kernkompetenz ist die anwendungsspezifische Auslegung, Konstruktion und Fertigung von Absauganlagen samt der zugehörigen Filtertechnik. Das Unternehmen beschäftigt heute 150 Mitarbeiter an Standorten in Senden und Ulm.

Daniel Palmeiro Rohleder, Gesamtvertriebsleiter bei Esta, erklärt: „Unser Produkt- und Kundenspektrum erfordert ein hohes Maß an detailliertem Fachwissen, Verantwortung und Qualitätsbewusstsein. Bereits bei der Beratung und Angebotserstellung unserer Absauglösungen kommt es darauf an, viele einzelne Faktoren zu berücksichtigen – beispielsweise aus dem Bereich Arbeitsschutz oder dem konkreten Anwendungsfall im jeweiligen Produktionsprozess.“

Um diese Komplexität zu bewältigen, entschloss sich das Unternehmen für die Einführung eines CPQ-Systems. Das Ziel: Die optimale Unterstützung für schlanke Vertriebsprozesse auf Basis einer zentralen und transparenten Datenhaltung, auf welche die Mitarbeiter gemeinsam Zugriff haben. Ihnen sollte es in der Praxis ermöglicht werden, sämtliche Szenarien und baubare Möglichkeiten eines Produkts mithilfe der entsprechenden Software verlässlich, detailliert und schnell zu konfigurieren und so die individuellen Anforderungen des Kunden direkt in das Angebot aufzunehmen.

Vor dem Hintergrund dieser gestiegenen Anforderungen fiel die Wahl auf Merlin CPQ des Karlsruher Konfigurationsexperten CAS Software. Insbesondere die Möglichkeit, das Wissen zu variantenreichen Produkten zentral zu dokumentieren und während des Beratungsgesprächs sicht- und nutzbar zu machen, waren für die Entscheidung ausschlaggebend.

Ein weiterer entscheidender Faktor für die Einführung der professionellen CPQ-Lösung war die Möglichkeit der nahtlosen Integration in die vorhandene IT-Landschaft. Denn genau das ermöglicht zum Beispiel den Livezugriff auf relevante Stammdaten aus dem bestehenden ERP-System während des Konfigurationsprozesses. Die Daten werden dabei über einen bidirektionalen Datenaustausch zwischen dem ERP-System und dem Konfigurator automatisiert abgeglichen.

Regelwerk über grafische Oberfläche entwickeln

In enger Zusammenarbeit mit den Karlsruher Konfigurationsexperten modellierte das Esta-Team das notwendige Regelwerk als Grundlage für die praxisorientierte Nutzung. Dabei unterstützte die grafische Modellierungsoberfläche, die es auch ohne Programmierkenntnisse ermöglicht, geltende Regeln und Logiken in das eigene Regelwerk zu übernehmen und anzuwenden.

Patrick Liebmann, Leiter Variantenmanagement und Projektverantwortlicher bei Esta, erklärt: „Der größte Vorteil des Konfigurators sind die vorhandenen Regelwerke. Dank des neuen Systems gelingt es, sämtliche Normen und Regeln der Absaug- und Filtertechnik im Auge zu behalten und fehlerfreie Angebote in kürzester Zeit zu erstellen.“

Das Regelwerk sorgt dafür, dass der Konfigurator während des gesamten Prozesses im Hintergrund technische Machbarkeits- sowie verschiedene Spezifikationsanalysen ausführt – so überprüft der Konfigurator automatisch die Baubarkeit jeder möglichen Variante, etwa wenn es um einen individuellen Sonderwunsch des Kunden geht.

Bessere Angebote schneller erstellen

Der Einsatz der CPQ-Lösung hat sich seit der Einführung 2018 im wahrsten Sinne des Wortes bezahlt gemacht: Vor dem Einsatz des CPQ-Systems dauerte eine Angebotserstellung per Word oder Excel mehrere Stunden, heute ist das innerhalb weniger Minuten möglich. Dabei hat sich die gesamte Arbeitsweise wesentlich vereinfacht: Durch das hinterlegte Regelwerk lässt sich jede Produktvariante mit wenigen Klicks konfigurieren. Individuelle Angebote werden auf Knopfdruck sogar noch während des Kundengesprächs erstellt. Bereits über 25.000 Angebote wurden auf diese Weise mit dem Konfigurator erzeugt, sowohl in englischer Sprache als auch in anderen Sprachvarianten.

Visuelle Darstellung im CPQ-System sorgt für positives Feedback

Besonders vorteilhaft ist die visuelle Darstellung der jeweiligen Produktvarianten, welche die Konfiguration ansprechend und greifbar macht. Auf dieser Basis hat der Vertriebsmitarbeiter immer die Chance, das passende Produkt für den Kunden zusammenzustellen. „Dafür haben wir bereits sehr positives Feedback seitens unserer Vertriebsmitarbeiter erhalten“, erklärt Liebmann.

Dank CPQ-System: Angebotsvielfalt und -qualität adaptiv anpassen

Daniel Palmeiro Rohleder berichtet aus der Praxis vor der CPQ-Einführung: „Mit der Übertragung und Abbildung der vielschichtigen Produktwelt konnten wir mit dem CPQ-System unseren gesamten Angebots- und Beratungsprozess auf ein neues Level heben. Die Lösung unterstützt uns, trotz der Komplexität noch schneller passgenaue Angebote fehlerfrei zu erstellen und dabei den Ansprüchen unserer Kunden gerecht zu werden. So ist es uns mit dem CPQ jederzeit möglich, auch auf kurzfristig veränderte Rahmenbedingungen, neue Vorgaben oder weitere individuelle Wünsche des Kunden blitzschnell zu reagieren und das bestehende Angebot dementsprechend zeitsparend, transparent und effizient anzupassen.“

Zukunftspläne

Für die Zukunft hat sich das Team von Esta zum Ziel gesetzt, den Nutzen des Konfigurators weiter auszudehnen, weiteres Produktwissen zu vernetzen und dadurch das bereits erreichte Beratungsniveau noch weiter zu steigern. So sollen in Zusammenarbeit mit CAS Software künftig weitere Kalkulationen rund um die einzelnen Produkte und Bauteile in den Konfigurator integriert werden.

Der Autor Torsten Biskup ist Mitglied der Geschäftsleitung von CAS Merlin.

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