Betriebsanleitungen erstellen – vom Kostenfaktor zum Qualitätskriterium

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Die „Blower“ gibt es in unzähligen Varianten. Wie im Maschinenbau üblich, stieg der Aufwand für Bereitstellung der Betriebsanleitung beim Hersteller Aerzen. Eine State of the Art-Lösung sollte her. Von Petra Erner

Betriebsanleitungen erstellen als zentrales Thema: Das Stammhaus der Aerzener Maschinenfabrik GmbH (Aerzen) befindet sich seit der Gründung des Unternehmens 1864 durch Wilhelm Meyer in Aerzen in der Nähe von Hameln. Zur Unternehmensgruppe gehören heute mehr als 50 Tochtergesellschaften und Vertretungen weltweit. Das familiengeführte Unternehmen beschäftigt rund 2500 Mitarbeiter, davon 1000 im Stammhaus in Deutschland. Der Umsatz beträgt rund 400 Millionen Euro.

Die traditionsreiche Firmengeschichte soll auch in Zukunft erfolgreich weitergeschrieben werden. Nicht nur die Maschinen sind deshalb state-of-the-art – auch ihre Betriebsanleitungen wollen die Aer­zener dem Stand der Technik entsprechend ausgeben. Die Abteilung Technische Redaktion hat deshalb ihre Prozesse rund um das Thema Betriebsanleitungen erstellen optimiert und digitalisiert.

Seit November 2018 werden diese deshalb automatisiert beziehungsweise teilautomatisiert und auftragsindividuell erstellt. Grundlage dafür ist das Redaktionssystem „Cosima go!“ (Cosima) von Docufy in Verbindung mit einem Produktkonfigurator und dem bestehenden SAP-System.

Zeit, Kosten und Lagerflächen sparen

Pro Jahr erstellt Aerzen etwa 15.000 Betriebsanleitungen in 30 Sprachen. Vor der Einführung des Redaktionssystems existierten dazu rund 90 Standard-Betriebsanleitungen in bis zu zehn Sprachen, ergänzt um diverse Zusatzblätter, die mittels Pagemaker und Indesign erstellt wurden. Die zeitintensive Sprachverwaltung, der hohe Aufwand bei der Erstellung und der Pflege von Betriebsanleitungen, der störende Lagerbestand, die daraus resultierenden Kosten und nicht zuletzt ein gestiegener Anspruch an die Qualität der Dokumentationen machten den Einsatz eines zeitgemäßen Redaktionssystems notwendig.

Angela Pedack und Heiko Nickel arbeiten in der Technischen Redaktion sowie Dokumentation von Aerzen und sie leiteten das Projekt, in dem das neue Redaktionssystem von Docufy ausgewählt sowie eingeführt wurde. Das ist ein Hersteller von Software für die Technische Dokumentation, der rund um seine Lösungen weitere Beratungs- und Entwicklungsleistungen sowie Support anbietet.

Das Redaktionssystem wird von Anwendern im Maschinen- und Anlagenbau, der Mess- und Regeltechnik, der Medizintechnik sowie der Software-Entwicklung genutzt. Dabei lässt es sich an den jeweiligen Dokumentationsprozess einfach anpassen.

Angela Pedack erklärt: „Die Oberfläche von Cosima ist ansprechend, die Funktionen nachvollziehbar und die Bedienung intuitiv. Zudem hat uns die Kombination mit der Risikobeurteilungssoftware Docufy Machine Safety überzeugt“. Diese Spezialsoftware ermöglicht es Aerzen, die Vorgaben der Maschinenrichtlinie umfassend und effizient erfüllen. Die rechtskonforme Erstellung von Risikobeurteilungen zur CE-Kennzeichnung wird damit vereinfacht, beschleunigt und verbessert. Dazu verfügt Cosima über eine Schnittstelle zu der Risikobeurteilungssoftware.

Betriebsanleitungen erstellen: Erstellung und Druck automatisiert

Mit dem Einsatz des neuen Redaktionssystems konnte Aerzen die Standard-Betriebsanleitungen von den bereits genannten 90 auf aktuell 33 in maximal 30 Sprachen reduzieren. Die einzelnen Betriebsanleitungen werden nun automatisiert mit Cosima in Verbindung mit dem bestehenden Pro­duktkonfiguratur und dem SAP-System erzeugt.

Grundlage dafür sind die Informationsbausteine im Redaktionssystem, die inhaltlich eine große Anzahl an Varianten abdecken. Beim Abgleich der Daten aus der Produktkonfiguration mit den Maximaldaten filtert das Redaktionssystem die passenden Inhalte und ergänzt diese mit Dokumenten aus SAP.

Die so zusammengestellten Betriebsanleitungen werden als PDF erzeugt und für weitere Prozesse bereitgestellt. Dazu gehören die automatisierte Bestellung und Fertigung in einer Druckerei, die automatisierte Archivierung im SAP-System zu dem jeweiligen Auftrag und die ebenfalls automatisierte Bereitstellung via Cloud für den Download durch den Kunden.

Anstelle von inhaltlich allgemein gehaltenen Betriebsanleitungen, die zudem manuell beschafft, verwaltet und konfektioniert werden mussten, ergibt sich eine Komplettlösung für die Erstellung der Betriebsanleitungen – direkt in den erforderlichen Sprachen dank der im Redaktionssystem integrierten Sprachvariantenverwaltung und des Übersetzungsmanagements.

Zudem sorgen sogenannte Style­sheets dafür, dass jede Betriebsanleitung automatisch dem einheitlichen, professionellen Aerzen-Layout entspricht. Auf diese Weise ist es der Dokumentation des Unternehmens möglich, effizient und individuell generierte Betriebsanleitungen bei jeder Maschinenauslieferung ad hoc zur Verfügung zu
stellen.

Ein Druckdienstleister liefert die Betriebsanleitung „just in time“ mit dem Inverkehrbringen der Maschine. Damit gehören auch die üblichen Lagerbestände an Betriebsanleitungen der Vergangenheit an und das Entsorgen veralteter Betriebsanleitungen wird ebenfalls vermieden.

Hohe Qualität – geringe Herstell- und Lagerkosten

Angela Pedack und Heiko Nickel zeigen sich zufrieden mit dem Redaktionssystem, denn für Aerzen bedeutet das neue Vorgehen eine enorme Verbesserung in Sachen Qualität, Bereitstellungsfähigkeit, Herstell- und Lagerkosten in Bezug auf Betriebsanleitungen. Aerzen gehört damit nun zum Kreis der über 350 Unternehmen, deren Abteilung „Technische Dokumentation“ mit Docufy-Software arbeitet.

Petra Erner ist Fachautorin aus Utting am Ammersee.

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