Volle Transparenz über alle Werke

Statistisch gesehen, sind weltweit in jedem zweiten Fahrzeug Produkte von Mahle Filtersysteme verbaut. Angesichts der rasanten Fertigungsdynamik in Kombination mit der wachsenden Variantenvielfalt gilt es, Abläufe auf die optimale Balance aus Flexibilität, Effizienz und Qualität auszurichten. Ein intelligentes Änderungsmanagement ist in diesem Kontext ein entscheidender Wettbewerbsfaktor.

Zunächst lohnt ein Blick auf die Ausgangssituation: Bis zum Projektstart im Jahr 2015 wurden Ablauf und Management technischer Änderungen im Mahle-Geschäftsbereich Filtration und Motorperipherie über eine IT-Architektur auf Basis von Lotus Notes gesteuert. Änderungsprozesse ließen sich nur sequentiell abwickeln. Die Lösung steuerte lediglich einen Workflow, Änderungen innerhalb der Wertschöpfungskette konnten nur mit erheblichem Aufwand durch die IT umgesetzt werden.

Sportliche Ziele gesetzt

„Um in unseren globalen Projekten zukunftsfähig agieren zu können, benötigten wir eine Lösung, die uns eine größtmögliche Transparenz in der Koordination, Dokumentation und Kontrolle von Änderungsprozessen ermöglichte. Eine verlässliche, lückenlos dokumentierte Datenbasis, um die Datenqualität sicherzustellen sowie eine entsprechende Kostenplanung und -kontrolle waren einige unserer Kernanforderungen an ein neues, SAP-basiertes System“, erläutert Hans-Peter Roitsch, Leiter des Projekts bei Mahle. Zusätzlich stand die Fähigkeit zum agilen Umgang mit Änderungen über die gesamte Wertschöpfungskette im Fokus.

Bei der Wahl der Partner entschied man sich für das Software- & Beratungshaus Cenit. „Überzeugt hat uns neben der Flexibilität der Lösung das Praxis-Know-how des Cenit-Teams zum Thema Änderungsmanagement“, kommentiert Hans-Peter Roitsch. Die beiden Unternehmen verbindet bereits eine langjährige Zusammenarbeit bei der umfassenden Implementierung einer weltweit integrierten SAP-PLM-/-ERP-Lösung. Zur strategischen Partnerschaft gehört auch das gemeinsame Vorantreiben praxisnaher Lösungen von Cenit im SAP-PLM-Umfeld.

Die Kernpfeiler der neuen Lösung

Die zwei Kernpfeiler der neuen Architektur bilden die von Cenit entwickelte Software CenitConnect Advanced Process Management (APM) sowie die Lösung Responsibility Matrix von Mahle. CenitConnect APM unterstützt die Beteiligten während des gesamten Planungs- und Umsetzungsprozesses während die Responsibility Matrix auf die zeitnahe Besetzung der Rollen im Prozess zielt – in großen, global operierenden Organisationen eine der größten Herausforderungen. Die clevere Lösung verlagert die Zuordnung von Verantwortlichkeiten vom zentralen Änderungskoordinator auf den Mitarbeiter. In der Dynamik einer weltweiten Organisation mit über tausend Prozessbeteiligten stellt diese Vorgehensweise sicher, dass jeder Prozessschritt jederzeit mit einem fachlich zuständigen Bearbeiter verknüpft ist oder wird.

Eine weitere zentrale Herausforderung: Über Jahre auch durch Akquisitionen gewachsen, existiert bei Mahle eine global verteilte, heterogene SAP-ERP-Landschaft, die auf die Bedürfnisse der Produktionswerke ausgelegt ist. „Mit dem Multi System Support (MSS) in CenitConnect APM sind wir in nun der Lage, Änderungsprozesse weltweit aus unserem zentralen SAP-PLM-System heraus zu steuern und jederzeit auf die relevanten Änderungsobjekte in den regionalen SAP-ERP-Systemen durchzugreifen“, erklärt Hans-Peter Roitsch.

Am Änderungsprozess bei Mahle sind über 35 Funktionen beteiligt. Damit diese simultan und parallel an Abläufen mitwirken können, fungiert die Responsibility Matrix für alle am Prozess Beteiligten als ein Self Service, mit dem Aufgaben und Verantwortlichkeiten entsprechend gemanagt werden können. Durch die Integration in die CenitConnect APM erfolgt dies bequem über den sogenannten User-Task-Desk. Dieser fasst die für den Änderungsprozess relevanten Funktionen und Aspekte zusammen und erleichtert den Bearbeitern die Workflow-Modellierung durch Checklisten und weitere integrierte Schnittstellen wie den Aufruf von SAP-Transaktionen.

Die simultane Steuerung und Umsetzung der Änderungsprozesse in die Mahle-Organisation erfolgt mittels eigens entwickelter „Split-Matrix“. Diese strukturiert drei Prozessebenen und unterstützt im Zusammenspiel der Responsibility Matrix die tatsächliche Änderungsumsetzung. „Damit erreichen wir eine unbeschränkte Prozessdynamik, deren Koordination wir mit einem einzigen User Interface umsetzen können. Neben der Effizienzsteigerung erreichen wir damit eine hohe Anwenderakzeptanz“, erläutert Hans-Peter Roitsch.

Das Ergebnis

Das neue globale technische Änderungsmanagement erhöht die Transparenz in den weltweiten Änderungsvorgängen und trägt der Dynamik des Engineerings Rechnung. Das Ergebnis kurz nach Go-Live des neuen Systems: Prozesstransparenz mit der Erkenntnis von Prozessschwächen und entsprechenden Optimierungspotenzialen, verkürzte Durchlaufzeiten mit der Möglichkeit, im Extremfall globale Änderungen in wenigen Stunden abzuwickeln, deutlich verbesserte Datenqualität durch den Kontextbezug der Änderungsobjekte zum Prozess sowie effiziente Steuerungsmöglichkeiten für Änderungskoordinatoren und das Unternehmensmanagement.

Kleines Kernteam – große Mannschaft

Die Kern-Mannschaft, die die Lösung im Kern definiert und entwickelt hat, war dabei überraschend klein: Lediglich drei Personen, zwei auf Seiten von Mahle und ein permanenter, externer Unterstützer von Cenit, trieben das Projekt voran. Wichtig war daher auch die Einbindung von insgesamt 167 Key-Usern aus allen Fachbereichen ins Projekt.

Der Go-Live des Systems in Europa startete im November 2016. Seitdem operieren die ersten zehn Werke und rund 600 User mit der neuen Lösung. 2017 wurde das System global ausgerollt und ist somit in gut 20 Werken im Einsatz. Als bemerkenswert erachten die Projektbeteiligten den hohen Reifegrad und die Stabilität des Systems.

„In der Regel gibt es nach der Produktivsetzung von Workflow-Lösungen eine heiße Phase mit zahlreichen Systemanpassungen. In diesem Fall musste bisher nicht eine einzige erfolgen“, kommentiert Hans-Peter Roitsch. Dabei war die Verlässlichkeit und hohe Qualität der Software bereits im frühen Stadium eines der Ziele. Und gerade in der Anlaufphase verbindet CenitConnect APM notwendige Freiheitsgrade für eine flexible Gestaltung der Prozesse mit der angestrebten Standardisierung und Sicherheit für ein weltweites Änderungsmanagement dieser Größenordnung.

Fazit

„Der Einsatz der neuen Lösung für das Änderungsmanagement hat sehr schnell Potenziale für Prozess- und Qualitätsverbesserungen aufgezeigt. Damit lassen sich Durchlaufzeiten von technischen Änderungen deutlich verkürzen. Erfreulich ist die Sicherheit, dass tatsächlich alle für einen Prozess relevanten Akteure und technischen Funktionen berücksichtigt und – falls nötig – direkt modifiziert werden können“, fasst Hans-Peter Roitsch zusammen.

Um schnell und transparent nachvollziehen zu können, an welcher Stelle im Workflow Konflikte auftauchen, konnte im Frühjahr 2017 ein weiterer Entwicklungsschritt im Projekt genommen werden: Die Implementierung eines Monitoring-Tools sorgt seitdem für erhöhte Prozesstransparenz und somit für noch mehr Effizienz.

„Beide Seiten haben im Projekt viel gelernt – und am Ende ein sehr gutes Ergebnis erzielt. Das ist der Sinn einer strategischen Partnerschaft“, betont Horst Heckhorn, Business Development Executive bei Cenit.

Das strategische Ziel bei Mahle ist es, technologischer Treiber für eine effiziente Mobilität zu sein. Um dies zu erreichen, gilt es für den Zulieferer, auch in den internen Prozessen erstklassig aufgestellt zu sein. „Unser Änderungsmanagement ist es definitiv“, kommentiert Projektleiter Hans-­Peter Roitsch. jbi ‹

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