Technische Dokumentation: So entsteht eine Wissensdatenbank für alle Abteilungen

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In der oftmals noch als notwendiges Übel angesehenen Abteilung Technische Dokumentation schlummern Unmengen an wertvollen Daten. Das Konzept des „Informationsraums“ soll sie aus ihrem Dornröschenschlaf wecken und für alle Mitarbeiter im Unternehmen zielgerichtet nutzbar machen.

Technische Dokumentation: Daten sind nutzlos, wenn sie nicht zu einer intelligenten Information werden. In manchen Unternehmen werden daher Enterprise Knowledge Systeme eingeführt, sogenannte Wissensdatenbanken, oder das Intranet soll den Zugriff auf Daten unternehmensweit erlauben.

Technische Dokumentation: Daten mit System ablegen

Was allerdings vielfach fehlt, ist ein System, mit dem sich die Daten ablegen und auch wieder auffinden lassen. Wer Daten zu nutzwertigen Informationen veredeln will, benötigt ein tiefes Verständnis von der Arbeit mit diesen Daten, von den Abläufen und Prozessen in einem Unternehmen und davon, wie man große Datenmengen strukturieren und in einem System oder einer Datenbank speichern kann.

Von XML zur Content Delivery Plattform

Am Anfang ihrer nunmehr über 20-jährigen Firmengeschichte ging es den Docufy-Entwicklern in erster Linie darum, ein Redaktionssystem für die Technische Dokumentation auf XML-Basis zu programmieren, das die bis dato gängigen riesigen Word-Dateien ersetzen sollte. Die Software Cosima go machte es fortan möglich, Inhalte für eine Technische Dokumentation in Module, sogenannte Topics aufzuteilen. Die einzelnen Bausteine wurden so verwaltbar, in andere Sprachen übersetzbar und es war leichter, die einzelnen Bausteine zu aktualisieren.

Mit zunehmender Variantenvielfalt bei gleichzeitig wachsender Komplexität im Maschinenbau stiegen die Anforderungen an die Technische Dokumentation. Bestenfalls soll heute auf Knopfdruck, tagesaktuell und variantengerecht eine Technische Dokumentation erstellt werden, die zudem auf mobilen Endgeräten wie Smartphone oder Tablet verfügbar ist. Auch dafür entwickelte Docufy eine Lösung: die Content Delivery Plattform Topicpilot.

Technische Dokumentation: Unternehmen erkennen den Wert ihrer Daten

Irgendwann dämmerte den Unternehmen, welch riesigen Schatz sie in ihrer Dokumentationsabteilung horten: Das komplette Wissen über eine Maschine. Zerlegt in einzelne Informationsschnipsel, sogenannte Topics. Ein ausgefeiltes Klassifikationssystem sorgt dafür, dass man gezielt nach diesen Topics suchen, sie kumulieren, auswerten und in allen möglichen Medien ausgeben kann: auf einer Website, einem Maschinendisplay, auf den Monitor im Auto, auf dem Tablet des Servicetechnikers und des Kundenberaters.

„Die Digitalisierung hat mittlerweile selbst in den kleinsten Unternehmen Einzug gehalten“, sagt Docufy-Geschäftsführer Stefan Donat. „Und immer mehr Unternehmen erkennen den Wert, den ihre Sammlungen von Bildern und Beschreibungen ihrer Maschinen oder Komponenten aus der Technischen Dokumentation hat“, ergänzt der Experte.

Bei Unternehmen, die eine straffe Produktionsplanung haben, kosten Maschinenstillstandzeiten Geld und wertvolle Zeit. Predictive Maintenance, die vorausschauende Wartung, ist deshalb ein Thema, dem sich viele Produktionsbetriebe derzeit widmen. Ein Servicetechniker vor Ort muss wissen, wann er welche Teile austauschen oder pflegen muss. Auch bei Maschinen, deren Variantenvielfalt durch die zunehmende Individualisierung von Produkten ständig zunimmt.

So macht Virtual Reality Spaß

Immer häufiger ist mittlerweile auch Virtual oder Augmenty Reality im Einsatz, wenn Wartungstechniker sich in komplizierten Anlagen zurechtfinden müssen. Auch die Daten hierzu müssen irgendwo herkommen. Möchte ein Unternehmen VR oder AR einsetzen, ohne auf eine Datenbasis zugreifen zu können, wird das Projekt eine Mammutaufgabe. Gibt es jedoch Schnittstellen zu vorhandenen Systemen und die Möglichkeit, wie beispielsweise bei Topicpilot je nach Zugangsberechtigung eines Nutzers zielgruppengerichtet Informationspakete bereitzustellen, macht auch diese neue Technologie schnell Spaß und bringt Mehrwert.

Von der Technischen Dokumentation zum Informationsraum

Donat erläutert: „Die Datensammlungen für die früher als lästige Pflicht empfundenen Dokumentationen sind heute – im Informationszeitalter – eine wahre Wissensfundgrube. Wir nutzen die Daten aus der Technischen Dokumentation in allen wichtigen Unternehmensbereichen: Der Konstruktion & Entwicklung, im Vertrieb, dem Marketing, dem Technischen Service und anderen mehr. Der Zugriff auf die Informationen erfolgt mit dem Smartphone oder Tablet und in Sekundenschnelle sind nutzerspezifische Ergebnisse auf Suchanfragen verfügbar. Wir haben dafür ein Konzept entwickelt, mit dem sich die Daten sortieren, klassifizieren und je nach Suchanfrage auffinden lassen: den Informationsraum.“

Hier sind alle relevanten Informationen eines Unternehmens hinterlegt. Neue Erkenntnisse zum Produkt können jederzeit hinzugefügt werden. Diese Wissenssammlung kann über Webbrowser, Maschinendisplay oder mittels mobiler Endgeräte wie Smartphone, Tablet oder AR-Brillen angezapft werden. So ist der schnelle und zielsichere Zugriff auf die gewünschten Informationen garantiert – selbst offline. Die so generierte Wissenssammlung hilft bei der Optimierung von Produkten und Prozessen und kann in unterschiedlichen Anwendungsfällen Mehrwert generieren:

• Mehrwert für Techniker: Der Informationsraum ermöglicht es, Informationen kontextabhängig abzurufen und zum Beispiel über mobile Devices zur Verfügung zu stellen. Der Servicetechniker muss nicht mehr mit riesigen Wälzern vor der Maschine stehen und lange nach der relevanten Information suchen. Es genügt, einen QR-Code abzufotografieren und schon erhält er auf seinem mobile Device genau die Information, die er gerade benötigt. Er kann Kommentare anderer Techniker abrufen, die weitere Informationen oder Tipps und Tricks zur Verfügung gestellt haben und seine Erkenntnisse für zukünftige Arbeiten dokumentieren.

• Mehrwert für den Vertrieb: Für den Vertrieb ist es besonders hilfreich, mit einem Klick auf alle relevanten Produktinformationen zugreifen zu können: Was kann das Produkt? Was sind die Vorteile? Was der Nutzen? Wie haben andere Kunden das Produkt bewertet? Mit Hilfe des Informationsraums findet der Verkäufer alle Details an einem Ort, wenn er sie braucht: Fotos oder Filme, Gerätevarianten und technische Daten. Er muss sich nicht von Abteilung zu Abteilung durchfragen und kann die benötigten Informationen für den Kunden direkt in einem Paket zusammenstellen: mobil oder als PDF-Datei.

• Mehrwert für Kunden: Bevor Kunden eine Kaufentscheidung treffen, möchten sie sich umfassend informieren. Neben technischen Daten und Funktionen sind auch unabhängige Bewertungen anderer Kunden besonders wichtig. Daher ist es von Vorteil, wenn alle relevanten Informationen dem Produkt direkt zugeordnet sind. Ein Beispiel: Über einen Produktkonfigurator stellt sich der Kunde am Tablet sein gewünschtes Auto zusammen. Bei der elektronischen Einparkhilfe kann er sich direkt im Konfigurator zur Funktionsweise und den Vorteilen informieren und Kundenbewertungen lesen. Er findet alle wichtigen Informationen, die seine Kaufentscheidung beeinflussen, an einem Ort.

So lässt die Technische Dokumentation ihr Mauerblümchendasein hinter sich und erlangt eine zentrale und für die Zukunft essentielle Bedeutung: Sie ist Heimat der Informationen über den kompletten Product Lifecycle, nutzbar für alle Unternehmensbereiche. Oder, um es anders auszudrücken: die Technische Dokumentation ist der Datenschatz für ein zeitgemäßes Enterprise Information System.

Die Verfasserin Petra Erner ist freie Fachautorin aus Utting.

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