Component Content Management System Technische Dokumentation automatisieren: Von der Stückliste zur Anleitung

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Der Druckmaschinenhersteller Koenig & Bauer automatisiert mit Docufy Cosima seine technische Dokumentation. Das bedeutet: Für jede Maschine wird die Stückliste in das Component Content Management System (CCMS) importiert und auf deren Basis die Dokumentation erstellt. Das spart Zeit und Kosten und erhöht die Qualität.

Mit mehr als 125 Jahren ist Koenig & Bauer der älteste Druckmaschinenhersteller der Welt. Kernkompetenz der Unternehmensgruppe ist die Entwicklung und Herstellung technologisch innovativer und wirtschaftlicher Drucksysteme und dazugehöriger peripherer Anlagen. Das Unternehmen ist Weltmarktführer beim Druck im Bogenoffset-Großformat, bei Verpackungs-, Zeitungs- und Blechdruck sowie mit über 80 Prozent Marktanteil Weltmarktführer im Banknotendruck.

In Radebeul konzentriert das Unternehmen im Segment Sheetfed sein gesamtes Bogenoffsetgeschäft. Weiterhin zählen Faltschachtelklebemaschinen und Stanzmaschinen zum Portfolio des Standorts. Hier hat Heiko Kern seinen Arbeitsplatz. Er weiß, wovon er spricht, wenn es um das Thema technische Dokumentation geht: Seit nunmehr 25 Jahren ist er als Technischer Redakteur verantwortlich für die Betriebsanleitungen der Bogenoffset-Druckmaschinen. Sieben Personen sind in der Abteilung „Technische Dokumentation“ beschäftigt. Vier erarbeiten Betriebsanleitungen und Wartungsinformationen, zwei Mitarbeiter kümmern sich um Ersatzteilkataloge.

Technische Dokumentation: Automatisierter Import der Stücklistendaten 

Im Jahr 2018 begann der Bereich Sheetfed für die Erstellung von „Wartungsanzeigen“ die Arbeit mit Cosima. Parallel kamen die technischen Redakteure in Radebeul ihrer Vision von einer stücklistengetriebenen Dokumentation näher: Koenig & Bauer beauftragte die Programmierung des Stücklistenimports nach Cosima bei einem Docufy Partner. 2020 gelang der Serienstart des ersten stücklistengetriebenen Wartungsmanagers, einer Anleitung für Wartungsarbeiten. Heiko Kern: „Durch den automatisierten Import jeder Stückliste können wir sicherstellen, dass die Anleitung immer zu hundert Prozent der gebauten Druckmaschine entspricht. Dadurch verbessern wir das Verhältnis von Redaktion und Verwaltung stark zugunsten der Redaktion. Auch die zunehmende Komplexität der Prozesse und Produkte bleibt weiterhin beherrschbar.“

Diese automatisierte Erstellung des Wartungsmanagers hat funktionierte so gut, dass kurz darauf der Startschuss zur stücklistengetriebenen Betriebsanleitung als Gesamtdokumentation für die erste Bogenoffsetdruckmaschine fiel: die Rapida Mittelformat. Seither generiert Sheetfed auch die Betriebsanleitungen für alle weiteren Maschinen im Produkt-Portfolio aus Docufy Cosima – natürlich 100 Prozent stücklistenbasiert.

Mehr Dokumentationsqualität in kürzerer Zeit

„Mit der Einführung von Docufy Cosima im Jahr 2018 haben wir schrittweise Adobe Frame Maker abgelöst,“ sagt Heiko Kern. „Das war ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung”, betont er. „Durch die Arbeit mit Gültigkeiten erstellen wir ‚intelligente‘ Module. So können wir ein Modul für mehrere Produkte verwenden. Mit dem effizienten Übersetzungsmanagement des Redaktionssystems sparen wir Zeit und Kosten, zudem erhöhen wir die Qualität. Fehler durch manuelle Übertragung werden eliminiert.”

Auch eine einheitliche Terminologie ist Koenig & Bauer wichtig. „Durch die Integration von Acrolinx in Cosima sind die Dokumente in der Ausgangssprache konsistent, was auch die Qualität der Übersetzungen erhöht. Die Konsistenz der Dokumente über alle Produkte hinweg hat sich enorm verbessert”, betont Kern.

Durch den automatisierten Import jeder Stückliste können wir sicherstellen, dass die Anleitung immer zu hundert Prozent der gebauten Druckmaschine entspricht.

Heiko Kern

Rechtssicher und vollumfänglich

Ein weiterer wichtiger Punkt: Cosima wird im Gesamtkonzern administriert, denn auch andere Bereiche von Koenig & Bauer nutzen dieses CCMS. Am Standort Würzburg ist dies Koenig & Bauer Digital & Webfed. Hier entstehen Rollenmaschinen für den Digital- und Offsetdruck. Auch die Koenig & Bauer Banknote Solutions in Würzburg erstellt die technischen Dokumentationen für die Systeme für den Banknoten- und ­Sicherheitsdruck mit dieser Software.

Die Dokumente sind rechtssicher, weil nach einem konzernübergreifenden Redaktionsleitfaden gearbeitet wird. Durch die Stückliste wird nichts vergessen. Zudem schätzt Kern die Flexibilität des Ausgabeformates: „Verschiedene Publikationsformate wie PDF oder HTML aus einer Daten­quelle sind möglich. Damit sind wir auch auf künftige Einsatzbereiche und Formate gut vorbereitet.“

Fazit: Die technische Dokumentation ist gut gerüstet für die Zukunft

Die technischen Redakteure aus Radebeul ziehen ein positives Fazit: „Die Einführung des professionellen CCMS hat uns geholfen, die Komplexität unserer Maschinen in der technischen Dokumentation automatisiert zu beherrschen. Der Import der Stücklisten ist für uns dabei das i-Tüpfelchen für eine perfekte technische Dokumentation. Wir sind damit in der Lage, hochgradig effektiv und effizient zu arbeiten, konnten unsere Prozesse optimieren und die Qualität unserer Betriebsanleitungen verbessern. Wir freuen uns, dass wir mit diesem hohen Automatisierungsgrad gut für die Zukunft gerüstet sind.”

Die Autorin Petra Erner ist freie Fachautorin aus Utting am Ammersee.