Technische Daten und Dokumente in der Smart Factory effizient managen

Von Andreas Dangl

Im Maschinenbau befinden sich eine Vielzahl von technischen Dokumenten in Umlauf, darunter 3D-Modelle, Maßzeichnungen, Bedienungsanleitungen, Spezifikationen oder Stücklisten. Mit diesen Unterlagen hängen geschäftliche Abläufe wie intensive Prüf- und Genehmigungsprozesse entlang der Lieferkette zusammen, die Unternehmen effizient gestalten müssen.

Verwaltungsaufwand bremst Produktivität

Die fortschreitende Digitalisierung führt zu einem exponentiellen Wachstum der elektronisch verfügbaren Geschäftsdaten und -unterlagen. Hinzu kommt, dass Teammitglieder diese auf verschiedenen Geräten ablegen und bearbeiten. Es passiert also schnell, dass sich ein Vertrag lokal auf einem Computer befindet, ein wichtiges Dokument als E-Mail-Anhang in einem Postfach oder ein Projektplan in irgendeinem Ordner einer Cloud-Anwendung liegt. Die Suche nach einzelnen Informationen nimmt viele Ressourcen in Anspruch. Das führt zu hohem manuellem Aufwand und einer unnötigen Belastung der Zuständigen. Je mehr Daten entstehen, desto größer ist die Notwendigkeit einer intuitiv bedienbaren Software zum nachvollziehbaren Managen dieser Unterlagen.

Cloudbasierte, sichere und effiziente Dokumentenverwaltung

In einem cloudbasierten Dokumentenmanagement-System wie Approve sind sämtliche Informationen, die mit Projekten und Arbeitsprozessen zusammenhängen, sicher an einem Ort gespeichert. Dazu zählen auch Maßzeichnungen und 3D-Modelle. Durch das „Single Source of Truth“-Prinzip steht den berechtigten Personen eine vertrauenswürdige Quelle zur Verfügung, auf die sie zeit-, orts- und endgeräteunabhängig Zugriff haben. Das erhöht die Transparenz und erleichtert dank der digitalen Signatur einen medienbruchfreien Prüfungs- und Genehmigungs-Workflow. Ausgeklügelte Rollen- und Berechtigungskonzepte, automatisierte Dokumentenverfolgung, Mehrfaktor-Authentifizierung und andere Maßnahmen sorgen für maximale Datensicherheit. Eine im Produkt integrierte intelligente Volltextsuche erleichtert das Finden, Verknüpfen und Analysieren von Informationen. Die Verbindung mit anderen Systemen und das Zusammenführen von Daten unterschiedlichen Ursprungs sind mithilfe von modellierbaren Schnittstellen rasch umsetzbar.
Ein großes Plus von Approve stellt die Skalierbarkeit dar. Kapazitäten lassen sich jederzeit erweitern, ohne den Geschäftsalltag in irgendeiner Form zu unterbrechen oder zu stören. Aufgabenlisten verschaffen allen Mitwirkenden einen vollständigen Überblick über das jeweilige Projekt und erinnern automatisch an die rechtzeitige Erledigung.

KSB: Wettbewerbsvorteil durch smartes Dokumentenmanagement

KSB setzt im Rahmen des Projektes „Digital Factory“ auf Approve zur Digitalisierung der Lieferantendokumentation. Der Pumpenhersteller spart damit allein im Pilotwerk 4.500 Arbeitsstunden pro Jahr ein. „Mit Approve ist es gelungen, umfangreiche Sonderdokumentationen von Lieferanten transparent zu verwalten sowie unternehmensübergreifende Genehmigungsverfahren nachvollziehbar in einer gemeinsamen Datenumgebung abzuwickeln“, erklärt Christian Strobl, Operativer Einkauf bei KSB.

Mehr Informationen zum Projekt finden Sie hier.

Autor: Andreas Dangl ist Digitalisierungsexperte und Geschäftsführer der Fabasoft Approve GmbH.