So wird das ERP zur Informationszentrale in Produktion und Unternehmen

Komplexe Produktionsstrecken, intelligente Roboter, automatisierte Transportsysteme – Technologien wie diese prägen das Bild fertigender Unternehmen in Zeiten von Industrie 4.0. Die Beldrive Engineering GmbH ist in dieser dynamischen Branche zu Hause. Mit innovativer Steuerungstechnik, leistungsstarken Synchronmotoren sowie der dazugehörigen Software bringt das Chemnitzer Unternehmen Ideen in Bewegung. Seit geraumer Zeit spielt dabei ein ERP-System eine nicht unwesentliche Rolle.

Vom Start-up zum gefragten Projektpartner

Bereits seit 1996 – damals noch unter dem Namen Beldrive Systems – ist der Spezialist erfolgreich am Markt. Im Jahr 2006 wurde das Unternehmen durch Geschäftsführer Dr.-Ing. Hans Georg Wanke übernommen und neu firmiert. Die Umbenennung in Beldrive Engineering trug dem erweiterten Aufgabenspektrum Rechnung, denn das Start-up von einst ist inzwischen als Ingenieurbüro, Projektsteuerer, Fertigungsunternehmen, Komponentenlieferant sowie Forschungspartner aktiv. 2017 komplettierte Thomas Wagner als Geschäftsführer die Leitungsebene. Die Produkte des 12-köpfigen Teams sind bereits an mehr als 40 Standorten in 11 Ländern auf 5 Kontinenten im Einsatz.

Zum Kundenstamm zählen namhafte Unternehmen aus den Branchen Automobilbau, Automatisierungstechnik und automatisierte Fertigung. Neben erstklassigen Produkten setzen die Auftraggeber auf punktgenaue Terminierung, zuverlässigen Service und kurze Reaktionszeiten. Das Management von Informationen ist für das Erreichen dieser Ziele ein entscheidender Faktor, den Beldrive Engineering mithilfe einer umfassenden Business Software für sich nutzen wollte. Schließlich machten die bis dato von jeder Abteilung separat geführten Excel-Listen den zentralen Zugriff auf Daten sowie die ökonomische Nachvollziehbarkeit von Prozessen beschwerlich.

Quelle: Beldrive EngineeringQuelle: Beldrive Engineering

Warum ein ERP nötig wurde

„Zusätzlich zeigten uns der wachsende Leistungsumfang und das entsprechend gestiegene Auftragsvolumen die Grenzen unseres bisherigen Tabellen-Systems deutlich auf“, ergänzt Thomas Wagner. Dieses war vor allem im Hinblick auf die Materialwirtschaft den Anforderungen nicht mehr gewachsen. Insbesondere die Verfolgbarkeit von Materialbestellungen und der rechtzeitige Wareneingang bereiteten Probleme. Ein geeignetes ERP-System musste her.

Über einen Zeitraum von fünf Jahren stand die Suche nach einem passenden ERP-System mit Unterbrechungen immer wieder auf der Agenda. Das Unternehmen prüfte unterschiedliche Softwarepakete, wobei sich die vielseitigen Aufgabenfelder von Beldrive selten zufriedenstellend darstellen ließen. „Wir liefern alles, was den Montage-, Logistik- und Fertigungsprozess unserer Kunden optimiert. Das beginnt bei Steuerungen für bedienergeführte Rollwagen und erstreckt sich bis hin zu individuellen automatischen Transportsystemen, die bis zu 8.000 Kilogramm bewegen und beispielsweise beim Handling von Generatorenkomponenten zum Einsatz kommen“, verdeutlicht Thomas Wagner. In der Praxis bedeutet dies, dass sowohl Anlagen, Ersatzteile, Instandhaltungsleistungen sowie das komplexe Projektgeschäft innerhalb einer Software abgebildet werden müssen.

Quelle: Beldrive EngineeringQuelle: Beldrive Engineering

Warum nicht jedes ERP zum Unternehmen passte

„Vielfältigkeit war also eine Grundvoraussetzung. In Deleco haben wir schließlich das größte Potenzial gesehen, alle relevanten Bereiche auszufüllen“, führt Thomas Wagner weiter aus. Hilfreich bei der Entscheidungsfindung war der Besuch eines Anwendertreffens von Delta Barth. Neben themenbezogenen Workshops organisiert das Systemhaus einmal pro Jahr einen großen Kundentag. Hier werden die Neuheiten des nächsten Release vorgestellt, Herausforderungen der täglichen Arbeitspraxis aufgezeigt und zukünftige Entwicklungen in Industrie und Wirtschaft diskutiert. Für Thomas Wagner bot dieses Anwendertreffen „die ideale Möglichkeit, die Software live zu erleben und mit Bestandskunden ins Gespräch zu kommen. Nach diesem Tag waren wir uns ganz sicher, die passende Lösung gefunden zu haben.“

So lief die Zeit vom Kick-off bis Go-live

Der Kick-off zum Start der neuen Software bei Beldrive fand Ende Februar 2018 statt. Im Vorfeld war bereits die Hardware des Unternehmens auf den Prüfstand gekommen. Mit neuem Server und einer Back-up-Lösung schufen die Techniker von Delta Barth die nötigen Voraussetzungen an Performance und Datensicherheit. Die Einführung der Business Software selbst wurde anschließend innerhalb von zehn Monaten umgesetzt. Der nächste Meilenstein, das ERP auf Basis der Inventur im Januar 2019 voll zu nutzen, konnte erreicht und die Materialwirtschaft flüssig in das neue System überführt werden.

Hierfür musste das Projektteam alle bestehenden Systeme und formalen Festlegungen wie zum Beispiel die Erfassung von Artikelstammdaten oder das Arbeiten mit Seriennummern überdenken. „Mit der neuen Software wollten wir einen wirklichen Neustart für unser Unternehmen. Deshalb haben wir uns dazu entschieden, umfangreiche Anpassungen an organisatorischen Strukturen sowie unserem Datenbestand durchzuführen“, begründet Thomas Wagner diesen Schritt. „So haben wir es zum einen geschafft, unsere bisherige Arbeitsweise zu optimieren und zum anderen die Potenziale des ERP-Systems in Bezug auf Durchgängigkeit und Informationstiefe bestmöglich auszuschöpfen. Im Nachgang“, so der Geschäftsführer weiter, „war dies der richtige Weg, denn die Vorteile zeigten sich bereits nach kurzer Zeit.“

Alles im ERP: Informationsfluss von der Bestellung bis zur Rechnungsprüfung

Nach der Einführung arbeitete vorerst nur ein Kernteam mit der neuen ERP-Software. Nach und nach wurden immer mehr Mitarbeiter geschult und Aufgabenbereiche hinzugefügt. Anfängliche Stolpersteine ließen sich so früh erkennen und aus dem Weg räumen. Inzwischen nutzen alle Beschäftigten die Software umfänglich – und die Optimierungspotenziale greifen.

Wie solch ein optimierter Auftragsdurchlauf aussieht, wird am Beispiel der Beldrive-Komponenten am deutlichsten. Das Unternehmen produziert Antriebe, Steuerungen, Bedieneinheiten sowie diverses Zubehör, welche dann als Bestandteile von Industrieautomationen, Montagefahrzeugen oder auch Rehabilitations- und Medizingeräten beim Kunden verbaut werden. 

Die Angebotserstellung ist dank dem neuen ERP schnell und unkompliziert. Im Fall von Komponenten darf bei Beldrive von der Anfrage bis zum Angebotsversand nicht mehr als ein Tag vergehen. Trifft die Beauftragung durch den Kunden ein, leitet die Software durch alle weiteren Schritte. Zunächst wird das Angebot systemseitig in einen Auftrag überführt. „Wir produzieren unsere Komponenten in Chargen, da dies effektiver ist“, schildert Thomas Wagner. „Umso wichtiger ist es, den Überblick über die entstandenen Bedarfe und Lieferfristen zu behalten – das ERP unterstützt uns hierbei durch übersichtliche Auswertungen zu Disposition und Auftragsterminierung.“

So laufen alle Fertigungsaufträge Termingerecht

So lassen sich die Fertigungsaufträge termingerecht eintakten, die nötigen Ressourcen planen und Materialbestellungen rechtzeitig generieren. Für Baugruppen, die vorproduziert werden, sowie für Langläufermaterialien steuert Beldrive in regelmäßigen Abständen zusätzlich Fertigungsaufträge ein, um jederzeit handlungsfähig zu sein. Auch das umfangreiche Netzwerk an Partnerunternehmen behält Beldrive dank der Fremdvergabeabwicklung von Deleco im Blick, welche die Lieferverfolgung deutlich verbessert hat.

Sobald ein Auftrag fertiggemeldet ist, erfolgt die Zuordnung der entsprechenden Komponenten zu den relevanten Vorgängen im ERP. Nun stehen die gedruckten Lieferscheine dem Warenausgang zur Verfügung, von wo aus die Produkte nach Seriennummern sortiert in den Versand gehen und auch die Rechnung erstellt wird. „Von großem Vorteil ist hierbei“, beschreibt Thomas Wagner, „dass wir dank vorkonfigurierter Textbausteine in den Rechnungen die teilweise sehr umfangreichen formalen Vorgaben unserer Kunden mit wenig Aufwand umsetzen können.“ Anschließend erfolgt der Rechnungsausgang – ebenso wie im Übrigen auch die Abwicklung und Prüfung sämtlicher Zahlungsein- und -ausgänge – mithilfe des ERP. Nicht nur formal, sondern auch praktisch ist dies ein optimaler Prozess, wie der Geschäftsführer bestätigt: „Die Software unterstützt unsere Mitarbeiter bestmöglich. Beim Informationsfluss von der Bestellung über die Lieferung bis hin zur Rechnungsprüfung ist Durchgängigkeit in jedem Schritt gegeben – die Abläufe sind dadurch deutlich schneller geworden.

So lassen sich Seriennummern und die Produkthistorie im ERP dokumentieren

Die Chemnitzer Automatisierungsspezialisten stellen höchste Qualitätsansprüche an ihre Produkte – und dies mit Erfolg, schließlich sind einige Beldrive-Motoren durchgängig seit 17 Jahren im Dreischichtbetrieb im Einsatz. Diese langsam laufenden Synchronmaschinen verfügen über integrierte Drehzahl-, Lage- und Innentemperatursensoren und bewegen beispielsweise fahrerlose Bodentransportsysteme und Logistikfahrzeuge. Bei solch komplexer Technik ist es selbstverständlich, dass Beldrive Engineering die Auftraggeber auch nach der Inbetriebnahme mit Instandhaltungs-, Optimierungs- und gegebenenfalls Reparaturmaßnahmen unterstützt und einen umfangreichen Service anbietet.

Auch hierbei kommt die neue Business Software zum Tragen, denn die Chargen- und Seriennummernverwaltung von Deleco stellt die Objekthistorie während der gesamten Lebens- und Nutzungszeit lückenlos dar. Bei Beldrive Engineering wird jeder Motor und jede Steuerung umfangreichen Belastungs- und Langzeittests unterzogen, ehe die Auslieferung an den Kunden erfolgt. Da die Komponenten mit Seriennummern versehen sind, lassen sich auch die erhobenen Daten eindeutig zuordnen. Bei späteren Instandhaltungs- und Verfügbarkeitstests ist dadurch die Vergleichbarkeit der erneuten Messungen mit den Ausgangswerten gegeben, womit Aussagen zum aktuellen Zustand und der weiteren Lebensdauer ableitbar sind.

Notwendige Reparaturen oder der Austausch bestimmter Bauteile erfolgen somit frühzeitig, was den störungsfreien Betrieb der Anlagen gewährleistet. „Von großem Vorteil für uns ist auch die Auswertbarkeit der Reparaturumfänge und -häufigkeiten selbst, die wir ebenfalls im ERP dokumentieren“, erläutert Thomas Wagner weiterhin. „Denn dieses Wissen hilft uns maßgeblich dabei, unsere Komponenten noch langlebiger und besser zu entwickeln.“

ERP schafft Transparenz dank durchgängiger Prozesse

Das Ziel von Beldrive Engineering war es, mithilfe einer umfassenden ERP-Software mehr Transparenz zu schaffen. Und das ist laut Thomas Wagner auch gelungen: „Wir bilden heute – also knapp zwei Jahre nach dem Kick-off – fast alle unsere Geschäftsabläufe von Anfang bis Ende im ERP ab.“ Als größten Vorteil sieht der Geschäftsführer dabei die zentrale Verfügbarkeit von Informationen und deren Nachvollziehbarkeit aufgrund der praktischen Verlinkungen innerhalb der Software: „Dadurch können nicht mehr nur einzelne Personen an den Vorgängen arbeiten, sondern die Daten sind allgemein zugänglich und stehen in Echtzeit dem Management zur Verfügung. Das macht das Unternehmen effizienter.“ Um zukünftig noch mehr Synergien zu nutzen, soll die Business Software im Unternehmen weiter ausgerollt werden. Nächster geplanter Ansatzpunkt ist hierbei die detaillierte Erfassung und Abbildung von Arbeitszeiten für die einzelnen Fertigungsprozesse. „Wir erhoffen uns dadurch vor allem im Engineering-Bereich besser planen und kalkulieren zu können, denn von der Konstruktion bis zur Endmontage gilt es, zahlreiche Projektschritte einzubeziehen“, erklärt Thomas Wagner. „Aber auch hierfür werden wir mit unseren Ansprechpartnern bei Delta Barth sicher eine gute Lösung finden.“

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