Schneller als erwartet: Wie ein PIM-System in Rekordzeit eingeführt wurde

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Ein Produktinformationssystem (PIM) sollte beim Nomalienlieferant Steinel die Datenpflege und die Katalogproduktion automatisieren. Warum die Implementierung und Umstellung der neuen Software erheblich reibungsloser und schneller als erwartet verlief, lesen Sie hier.

Präzision und Qualität sind im Bereich Normalien unverzichtbare Grundvoraussetzungen. Und das gilt nicht nur für die ausgelieferten Elemente, die zum Beispiel in der Stanz- und Umformtechnik als Steuerungs- oder Aktivelemente dienen. Der hohe Anspruch erstreckt sich auf sämtliche Unternehmensbereiche, insbesondere aber natürlich auf die produktbezogene Kommunikation. Um hier maximale Konsistenz und Effizienz zu erreichen, hat sich ein international führender Normalien-Lieferant und Systemanbieter entschieden, sowohl sein Produktinformationsmanagement als auch die Erstellung der umfangreichen Kataloge mit dem PIM-System Eggheads Suite zu organisieren. Überraschend dabei, Implementierung und Umstellung liefen erheblich reibungsloser und schneller als erwartet.

25.000 Erzeugnisse sind manuell nicht mehr zu bewältigen

Seit beinahe 100 Jahren gilt der Name Steinel als Synonym für Qualität.  1925 als Werkzeugmaschinenfabrik gegründet, hat sich das Produktportfolio über die Jahrzehnte erweitert und gewandelt. Inzwischen liefert die Steinel vielfältige Normalien und hat sich in der Folgeverbund- und Bihlertechnologie zum Systemanbieter entwickelt. Insgesamt bietet das mittelständische Familienunternehmen inzwischen ca. 25.000 Erzeugnisse, wie Gasdruckfedern, Tankplatten, Maschinenelemente und Führungselemente für den Maschinenbau an. Entsprechend umfangreich ist das Volumen der zugehörigen Produktinformationen. Die Verarbeitung einer derartigen Menge an Produktinformationen ist manuell nicht mehr zu bewältigen. Die Lösung: Die Einführung eines Produktinformationsmanagementsystems (PIM). Damit beabsichtigte das Unternehmen sowohl die Effizienz der Datenverwaltung als auch die Datenqualität zu optimieren und die Katalogproduktion zu automatisieren. 

Alle Daten in einem PIM-System

Verwaltung und Pflege der sehr umfangreichen Produktinformationen wurden bei Steinel bis dato in unterschiedlichen Systemen erledigt. Im Ergebnis führte das zu einer redundanten Datenhaltung, bei der die Sicherstellung der Konsistenz mit erheblichen Arbeitsaufwänden verbunden war. Ziel der Neueinführung war es, diese Trennung zu überwinden, sämtliche Ausgabekanäle aus derselben Quelle zu speisen und auch die Datenpflege konsistent und effizienter zu gestalten.

Konfigurierbare Standardlösung

Um diese Ziele zu erreichen, entschieden sich die IT-Verantwortlichen für die Eggheads Suite des gleichnamigen Bochumer Unternehmens. Denn diese Lösung brachte viele der benötigten Funktionalitäten bereits als Standard mit und eröffnete zusätzlich ausreichend Möglichkeiten, die neue Software an die individuellen Unternehmensanforderungen anzupassen. Darüber hinaus spielten die Nutzerfreundlichkeit und Service-Qualität bei der Auswahl der neuen Lösung eine entscheidende Rolle. „Die Eggheads überzeugten uns durch ein cleveres und sehr flexibles System, in dem wir uns von Anfang an gut zurechtfanden. Hinzu kam die kompetente Einführungsunterstützung und zielorientierte Vorgehensweise. Nach einer kurzen Einführung waren wir selber in der Lage, das Datenmodell zu erweitern, die Daten zu im- und exportieren und kleinere Anpassungen an den Templates vorzunehmen“, berichtet Thomas Hutmacher, Leiter IT bei Steinel und ergänzt: „Sogar die Publikationserstellung war sehr schnell erlernbar, sodass wir schon kurz nach der Systeminstallation das System komplett selbst bedienen konnten. Was wir selber nicht leisten konnten, wurde kompetent und zuverlässig von Eggheads übernommen, so die Erstellung der Templates und die Erstimplementierung in InDesign.“ So konnten innerhalb kürzester Zeit sämtliche Zielmarken des Projektes erreicht werden. Hutmacher: „Mit der Implementierung der Eggheads Suite haben wir das erreicht, was wir vorhatten: einen optimalen Überblick über sämtliche Produktdaten zu erhalten, um schnell und effizient Daten auszuleiten und eine unnötige Datenpflege zu eliminieren. So sind wir in der Lage, unseren Qualitätsanspruch auch auf unsere Produktdaten zu übertragen.“

Inhalte medienneutral speichern und verwalten

Kern der Suite ist eine medienneutrale Speicherung, Verwaltung und Pflege sämtlicher Produktinhalte inklusive der eindeutigen Zuordnung von Bildmaterial. Sie ermöglicht eine automatisierte Medienproduktion und die Publikation über verschiedene Kanäle aus einem durchgängigen Standardsystem.

Printprodukte automatisiert erstellen

So wurde ein Hauptziel der Einführung umgesetzt. Die Erstellung der Unternehmenskataloge konnte durch Automatisierung erheblich effizienter und schneller gestaltet werden. Selbst Kataloge mit komplexen Pivot-Tabellen können mit einem Layout aus der Suite automatisch generiert werden. Durch die zentrale Datenverwaltung und eine Optimierung der Datenpflegeprozesse konnte darüber hinaus die Datenqualität gesteigert werden. Dazu gehört auch die zentrale Speicherung und eindeutige Zuordnung sämtlicher Bilddaten. Und auch die Übersetzungsprozesse konnten durch das Einpflegen von drei Sprachen einfacher und effizienter organisiert werden.

Schnelle Projektumsetzung dank kompetenter Mitarbeiter

„Von Anfang an war das Steinel-Projekt geprägt von einer hervorragenden technischen Sachkenntnis der Steinel-MitarbeiterInnen“, berichtet Eggheads-Geschäftsführer Wolfgang Wichert. „Wir haben mit Steinel ein selten dagewesenes Projekt durchgeführt: unser gemeinsam vereinbartes Einführungskontingent der Dienstleistungstage wurde einmal nicht benötigt, da das Steinel-Team sehr schnell in der Lage war, alles selber zu machen. Solche „Dienstleistungskiller“ sind eine neue Erfahrung nach über 30 Jahren im PIM-Projekt Business. Insbesondere die hohe Eigeninitiative der MitarbeiterInnen hat zu einer sehr effizienten Projektumsetzung geführt und unsere eigenen Projektressourcen geschont. Das hat uns gut gefallen.“

Zukunft inklusive

Mit der Implementierung der Eggheads Suite ist es Steinel nicht nur gelungen, den aktuellen Anforderungen zu entsprechen. Vielmehr hat das Unternehmen im Bereich Marketing die Weichen für die erfolgreiche Zukunft gestellt. Denn auch wenn sich Kommunikations- und Verkaufskanäle in Zukunft ändern, ist das Unternehmen durch die neue digitale und einheitliche Verwaltung sämtlicher Produktinformationen und die Möglichkeit der Ausspielung für unterschiedliche Medien optimal vorbereitet.

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