smart-plm [documents] SAP-Dokumentenmanagement bringt Engineering und Business zusammen

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Die Otto Bihler Maschinenfabrik, Spezialist auf dem Gebiet der Stanzbiegetechnik, hat 2019 unternehmensweit SAP S4/HANA eingeführt. Mit dem SAP-Addon smart-plm [documents] verbindet das Unternehmen jetzt alle Abteilungen, von Business bis Engineering, mit einem einheitlichen SAP-Dokumentenmanagement und sorgt damit für kürzere Wege nah am Geschäftsprozess.

Mit dem Unternehmen ist auch die IT gewachsen: teilweise mit diversen Eigenentwicklungen je Abteilung. Einem transparenten Wissensmanagement war dies nicht gerade förderlich. Im Rahmen einer zukunftsfähigen Digitalisierungsstrategie verfolgt Bihler das Ziel, eine unternehmensweit konsistente Systemarchitektur zu schaffen. Ein Meilenstein war dabei die Einführung von SAP S4/HANA 2019.

Dokumente sicher ablegen

 „Dokumente haben wir zur Verschlankung zunächst bewusst außen vor gelassen – wohlwissend, dass hier auch eine komplexe Aufgabe auf uns zukommt“, sagt Alexandra Blümle, Abteilungsleiterin Digitalisierungsprojekte bei Bihler. Dabei hatte man das Ziel, die verschiedenen Quellen nah am Geschäftsprozess in einem Dokumentenablagesystem in SAP revisions­sicher zusammenzuführen. „Wir wollten die Dokumente mit SAP-Objekten verknüpfen und damit auch einer doppelten Datenhaltung vorbeugen“, fügt sie hinzu. In einer konfigurierbaren Suche sollten sowohl Business- als auch Fertigungsdokumente in einem System transparent und abteilungsübergreifend auffindbar sein. Wo der SAP-Standard die Beschreibung jeder einzelnen Datei erforderte, war die Massenanlage mit entsprechender Verschlagwortung von Dokumenten eine weitere Anforderung. Das ist etwa beim Speichern von Dokumenten aus der Produktion relevant. Außerdem sollte eine Versionierung möglich sein. 

Hinzu kam, dass der Sondermaschinenbauer mit Losgröße eins zwei große Konstruktionsabteilungen für Maschinen und Werkzeuge hat, die mit CAD-Software arbeiten. Um diesen Bereich mit SAP zu verknüpfen, hat das Unternehmen die SAP-Addons Engineering Control Center (ECTR) und Factory Control Center (FCTR) im Einsatz. Sie sind nahtlos ins ERP integriert und werden als Dokumenteninfosätze auf dem SAP Content Server abgelegt. Diese Ablage als Dokumenteninfosätze wird nun unternehmensweit die zentrale Ablageart.

Unternehmensspezifische Anforderungen im SAP-Dokumentenmanagement umsetzen

Der Kontakt zu smart-plm Aigner entstand 2020 über ein Projekt, für das die PLM-Experten im Haus waren. Dabei fiel der Hinweis, dass man auch eine SAP-Dokumenten­managementlösung im Portfolio habe. Nach einer Online-Demo, die die Anforderungen abbilden konnte, entschied man sich für die Umsetzung der DMS-Etappe im Rahmen der Digitalisierungsstrategie mit smart-plm [documents]. „Ausschlaggebend waren für uns die Integration und Datendurchgängigkeit in SAP und die zielorientierte Arbeit mit Dokumenteninfosätzen. Außerdem überzeugten uns die Offenheit und der Wille, weitere individuelle Anforderungen umzusetzen“, so Alexandra Blümle.

Voraussetzung für die Einführung bildete die Identifikation aller im Haus zum Einsatz kommenden Dokumentarten: Über 400 wurden ermittelt und anschließend zu 49 geclustert. Dabei wurden sie unter anderem unterteilt in kaufmännische und technische Dokumente. Gleichzeitig wurde ein Berechtigungskonzept erarbeitet, das über die Dokumentenart gesteuert wird.

Vier Gruppen entlang der Prozesskette

Die Einführung von smart-plm [documents] erfolgte dann etappenweise von April bis Juli 2023. „Unsere Kunden lassen wir bei der umfangreichen Migration der Insellösungen nicht allein und unterstützen mit entsprechenden mitgelieferten Programmen“, erklärt Christian Fürstinger, Senior SAP-Berater bei smart-plm Aigner. Alexandra Blümle berichtet vom Einführungsprozess: „Dafür hatten wir unser Unternehmen entlang der Prozesskette in vier Gruppen aufgeteilt, um den Abteilungen bestmöglichen Support zu geben.“ So war in einem überschaubaren Rahmen transparent nachvollziehbar, welche Bereiche integriert wurden. „Um die Kollegen intensiv bei der Einführung zu unterstützen, hatten wir ein Key-User-Konzept mit Kernteam aufgebaut. Das war auch deswegen sinnvoll, weil die Umstellung in einigen Abteilungen mit einem Wechsel der Arbeitsweise, wie ein Dokument angelegt werden muss, einherging“, so Alexandra Blümle.

SAP-Dokumentenmanagement macht Engineering-Dokumente aus ECTR unternehmensweit zugänglich

Inzwischen nutzen etwa 800 Kolleginnen und Kollegen smart-plm [documents]. Das Tool integriert eine adaptive Dokumentenverwaltung über die Dienste zum Objekt nahtlos in den SAP-Standard. Es kann dort kontext­bezogen in beliebige Belege integriert werden. Dabei dockt das Tool direkt an die Konstruktionsabteilung bei Bihler an: „ECTR legt Engineering-Dokumente in der gleichen Form ab, wie smart-plm [documents]. Da können wir aufsatteln und diese auch anderen Unternehmensbereichen zugänglich machen“, erläutert Christian Fürstinger. Das spare anderen Abteilungen die Investition in eine ECTR-Lizenz. 

Zudem bildet das Tool Master-/Non-Master-Beziehungen ab, indem etwa ein 3D-Modell mit den zugehörigen 2D-Zeichnungen verknüpft werden kann. „Das SAP-Dokumentenmanagement legt alle Dokumente mit Bezug zu den korrespondierenden SAP-Belegen ab: Kaufmännische Einkaufsdokumente werden so mit entsprechenden technischen Dokumenten zur Maschine und gemeinsam mit der Bestellung gespeichert“, erläutert Christian Fürstinger, „Verkaufsdokumente verknüpft mit Projekt, Kundenauftrag und Lieferung oder Projektübersicht, Projektplan und Protokolle mit den zugehörigen Fotos.“

Zentral im Rahmen des SAP-Dokumenten­management sind die Maschinennummer und die Projektnummer: Aus ihnen geht hervor, welches Dokument zu welcher Maschine und zu welchem Kunden gehört. Damit alle zusammengehörigen Dateien auf einen Blick auffindbar sind, können sie in einer Dokumentenakte zum Projekt, Equipment oder beispielsweise auch Lieferanten abgelegt werden. Weiterhin verfügt die Lösung über eine Abo- und Wiedervorlagefunktion, mit der bei Änderung an einem Dokument eine Benachrichtigung erfolgt und Fristen überwacht werden können. Auch eine Dublettenerkennung bringt das DMS mit.

Kürzere Bearbeitungszeiten, besserer Support, zufriedenere Kunden

Mit dem einheitlichen Dokumentenmanagement wird es nun für die Belegschaft mit wenigen Klicks möglich, sich für die Wartung auch älterer im Einsatz befindlicher Maschinen einen schnellen Überblick mit allen dazugehörigen Dokumenten zu verschaffen. Nicht zuletzt trägt die effiziente digitale Dokumentenverwaltung zur Einhaltung von Lieferfristen bei. So werden Bearbeitungszeiten verkürzt, Wege reduziert, der Support optimiert und die Kundenzufriedenheit gesteigert. 

„Den Suchaufwand in verschiedenen Systemen konnten wir deutlich reduzieren. Gleichzeitig hat sich unser interner Wartungsaufwand verringert, denn wir müssen uns nur noch um ein unternehmensweites Kernsystem kümmern“, fasst Alexandra Blümle das Optimierungspotenzial mit dem neuen DMS zusammen. Die Lösung optimiere die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: „Jeder Mitarbeiter findet jetzt das Dokument, das er benötigt.“

Die Übernahme der Altdaten dauert bis dato an. „Das sind sehr viele Dokumente, deren technische Integration noch vorbereitet und vorangebracht wird“, so Alexandra Blümle. Aber einen nächsten Meilenstein im Rahmen der Digitalisierungsstrategie hat sie schon im Blick: Die Personalabteilung ist unter anderem aus datenschutzrechtlichen Gründen noch nicht auf SAP umgestellt. Hier hat man bereits die digitale Personalakte vor Augen. 

Die Autorin Silvia Funke ist freie Fachjournalistin in Leipzig.