Projektprozess optimieren: Digitalisierung für mehr Budget-Transparenz

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Die Einführung einer Projektmanagement-Software hat es der Unternehmensgruppe Max Frank ermöglicht, einen transparenten Budgetprozess für sämtliche Investitionsprojekte, insbesondere im Bereich der Produktentwicklung, zu etablieren. Die optimierte Projektabwicklung ermöglicht eine präzisere Kostenkontrolle, eine effiziente Terminverfolgung und trägt maßgeblich zu verbesserten Prozessen und gesteigerter Effizienz im gesamten Unternehmen bei.

Max Frank entschied sich für das branchenunabhängige Projektmanagement-System Planta project und nutzt es abteilungsübergreifend um den Projektprozess zu optimieren. Es werden vor allem Entwicklungsprojekte für zahlreiche Technologieprodukte im Bereich Stahlbetonbau sowie interne Projekte für Baumaßnahmen und Neuanschaffungen innerhalb der Unternehmensgruppe geplant. Neue Vorhaben und Projekte werden im System für die Budgetplanung der folgenden Jahre angelegt und hinsichtlich Investitionen gepflegt.

Die mehr als 60 Jahre am Markt tätige Max Frank Gruppe entwickelt, produziert und vertreibt eine große Palette an Produkten für Schalungstechnik im Betonbau sowie Bewehrungstechnik, Dichtungstechnik und Bauakustik. Auch Service-Leistungen von der Planungsphase bis zur Fertigstellung werden geboten, diese plant das Unternehmen nicht mit der neuen Software.

Problemstellung vor der Einführung des neuen IT-Systems

Vor der Einführung der neuen PM-Software bestanden diverse Herausforderungen im Projektmanagement. Diese betrafen die fehlende Strukturierung der Projekte ebenso wie die Kontrolle von Kosten und Terminen. Projekte wurden in Excel-Listen geführt, was zu fehlenden Strukturen, ineffizientem Multiprojektmanagement und uneinheitlichen Arbeitsweisen der Projektleiter führte. Die genaue Kostenkontrolle gestaltete sich schwierig, und es fehlte an einer klaren Abbildung des Budgetprozesses. Projektinformationen wie der aktuelle Projektstatus und Verzögerungen wurden nicht ausreichend kommuniziert.

Das Problem lag in der fehlenden einheitlichen Softwarelösung und Kommunikationsplattform, die von allen Abteilungen genutzt werden konnte. Durch die isolierte Vorgehensweise der Projektleiter gab es keinen Informationsfluss für relevante Projektinformationen und es mangelte an klaren Projektdefinitionen sowie an Akzeptanz für ein strukturiertes Projektmanagement.

Projektprozess: Transparente Übersicht über aktuelle Projekte

An erster Stelle bei den Zielen standen Prozessverbesserungen durch Schaffung einer transparenten Übersicht über laufende Vorhaben und Projekte zur besseren Projektabwicklung und Identifikation nicht umsetzbarer Projekte. Weiter wollten die Verantwortlichen bei Max Frank eine Steigerung der Kostenkontrolle, um Budgets unternehmensorientiert über einen 3-Jahres-Plan hinweg zu verwalten sowie eine verbesserte Terminverfolgung, Priorisierung von Projekten und Aussortierung nicht zielführender Vorhaben. Ziel war es auch, die allgemeine Kontrolle über Anschaffungen und Entwicklungen innerhalb der 17 Gesellschaften der international agierenden Unternehmensgruppe zu verbessern.

Anpassungen an jeden individuellen Projektprozess

Ein internes Projektteam bestehend aus Vertretern des Produktmanagements, der IT, der Zentraladministration Operations (PMO), der Produktion, des Einkaufs und des Bereichs ERP entwickelte den Lösungsansatz und prüfte verschiedene Produkte am Markt, bevor die Wahl auf Planta fiel. Eingeführt wurden die Bausteine Planta project, Portfolio und Customizer, nachgelagert noch Planta Link für die Einrichtung von Schnittstellen zu Drittsystemen und Planta pulse für die Aufgabenverwaltung und Arbeitszeiterfassung.

Die Software-Suite ermöglicht Unternehmen aller Branchen Anpassungen an ihre individuellen Projektprozesse, so konnte Max Frank seinen Budgetprozess komplett im System abbilden. Zudem bietet das PM-Tool des Karlsruher Softwarehauses die Möglichkeit mit dem hybriden Ansatz verschiedene Projektplanungsmethoden wie Scrum-Waterfall zu kombinieren. Damit kann in Projekten agile Aufgabenverwaltung und klassische Projektplanung nach Bedarf eingesetzt werden. Max Frank nutzt beide Methoden und plant manche Projekte hybrid (Grobplanung und Budget in Planta Project, Aufgaben in Planta Pulse), andere Projekte komplett agil, beispielsweise Regelbesprechungen, Redaktionspläne, Bewirtungsorganisation sowie kleinere Projekte.

In nur sechs Monate zum Echtbetrieb

Anpassungen am Standard wurden vorgenommen, um unternehmensspezifische Anforderungen zu erfüllen. Eine Schnittstelle zum ERP-System wurde eingerichtet, um Ist-Kosten zu importieren und sie in den Projekten den richtigen Vorgängen zuzuordnen. Anpassungen für kundenindividuelle Phasenwechsel wurden per Customizing umgesetzt, ebenso individuelle Felder in Projektsteckbriefen integriert und besondere Reporting-Anforderungen für den Budgetstatus umgesetzt. Vom Zeitpunkt der Entscheidung für Planta bis zum tatsächlichen Echtbetrieb vergingen etwa sechs Monate. Das neue Softwaresystem überzeugte durch die Übersicht über alle Projekte und Vorhaben nach Bereichen, die Stundenrückmeldung, eine Übersicht der Ist-Kosten und Kapazitätsplanung sowie durch die Abbildung des Budgetprozesses.

Besserer Überblick, definierter Projektprozess

Die neue IT-Lösung wird in allen Unternehmensbereichen von Max Frank eingesetzt, von der Verwaltung bis zur Produktion. Max Frank beschäftigt rund 800 Mitarbeiter. Etwa 65 Mitarbeiter arbeiten direkt mit dem neuen Planungstool. An den Unternehmensstandorten in Leiblfing, Pressig und Österreich wurde das System bereits eingeführt; noch offen ist die Einführung bei Max Frank in UK und der Schweiz.

Die Einführung der neuen Software hat dazu beigetragen, die Herausforderungen im Projektmanagement bei Max Frank zu bewältigen und einen effizienten Budgetprozess zu etablieren. Die zuvor bestehenden Probleme wurden erfolgreich gelöst. Planta wird nun als führendes Projektmanagementsystem in der Gesellschaft akzeptiert und genutzt. Alle Vorhaben und Projekte werden im System abgebildet und nach einem vorgegebenen Prozess durchgeführt. Änderungen an Projekten, Terminen und Budget lassen sich besser überblicken.

Die Autoren: Christof Frank ist Head of Digitalisation Operations, Kathrin Pelka ist Product Data Manager und Tanja Daniltschenko ist Product Data Manager bei der Unternehmensgruppe Max Frank.