Flexible Software Projektmanagementsystem: Diese Software optimiert die Steuerung von Kundenprojekten

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ESTECO Software GmbH

Hack Formenbau ist ein Unternehmen im Bereich Spritzgussformenbau, das sich auf die Entwicklung und Herstellung von hochwertigen Formen spezialisiert hat. Mit 180 Mitarbeitern werden am Firmenstandort Kirchheim unter Teck insbesondere Präzisionsformen in den Bereichen Einkomponenten, Mehrkomponenten und Multikavitäten entwickelt. Ein effizientes Projektmanagementsystem macht es möglich.

Vor der Einführung der neuen Software basierte das Projektmanagement bei Hack Formenbau auf einer Kombination verschiedener MS-Office-Dokumente wie Word und Excel sowie einem ERP-System namens Workplan. Diese fragmentierte Heran­gehensweise führte zu Herausforderungen in der Übersicht und Verwaltung der Projekte, insbesondere bei der Planung und Verfolgung von Terminen, Meilensteinen, Ressourcen und Kosten.

Das muss ein gutes Projektmanagementsystem können

Die grundlegenden Anforderungen des Unternehmens an ein neues Projektmanagementsystem umfassten:

• Übersichten über die aktuell etwa 150 laufenden Projekte

• Verwaltung von Terminen einschließlich Meilensteinen (Plan- und Ist-Daten)

• Detaillierte Projektphasen und Kostenkontrolle

• Ressourcenplanung, insbesondere für nicht fertigende Bereiche

• Visualisierung der Fertigungsbereiche

• Erstellung von Statusberichten: schnell und einfach erstellbar aus einheitlicher Datenbasis

• Integration bestehender Daten aus dem ERP-System

• Erstellung von Terminplänen auf Basis von Vorlagen mit Projektphasen und Übernahme von Daten aus der Fertigungsplanung

Auswahl und Anpassung der Projekt-Software

Nach einem gründlichen Abgleich der Anforderungen des Unternehmens mit auf dem Markt etablierten Systemen zeigte sich, dass die Planta-Software eine große Schnittmenge mit den benötigten Funktionen und Auswertungen bot. Darüber hinaus ermöglichte die Flexibilität von Planta Project maßgeschneiderte Anpassungen an die spezifischen Bedürfnisse des Kunden.

Die Einführung der neuen Software erfolgte in mehreren Phasen:

• 1. Umsetzung der Anforderungen im Testsystem: Zu Beginn wurden die spezifischen Anforderungen in einem Testsystem umgesetzt, einschließlich der notwendigen Schnittstellen zu bestehenden Systemen.

• 2. Test- und Optimierungsphase: Diese Phase umfasste umfangreiche Tests mit Key Usern sowie Optimierungen basierend auf deren Feedback.

• 3. Anwenderschulungen: Um eine effektive Nutzung der neuen Software zu gewährleisten, wurden Schulungen für die Anwender durchgeführt.

• 4. Go Live: Im August 2023 erfolgte der offizielle Start der neuen Projektsoftware im produktiven Betrieb, einschließlich weiterer Anpassungen basierend auf den laufenden Rückmeldungen.

Umsetzung der Funktionalitäten im Projektmanagementsystem

Übersichten und Visualisierungen: Die Software ermöglicht detaillierte Übersichten der Projektphasen und Meilensteine. Ein besonderer Fokus lag auf der Visualisierung der Fertigungsprozesse einzelner Projekte sowie auf dem Ranking von Verzögerungen zur Baseline.

Ressourcenplanung: Ein zentrales Feature von Planta Project ist der Pool für neue, noch nicht zugeordnete Projekte. Dadurch wird sichtbar, welche Projekte beispielsweise noch keinem Konstrukteur zugeordnet wurden. Eine detaillierte Auflistung aller Mitarbeiter und deren zugeordneter Projekte liefert eine Übersicht darüber, wer wann ein Projekt beendet haben sollte und für das nächste zur Verfügung steht.

Statusberichte: Die Erstellung von Statusberichten wurde automatisiert, wobei Kopf- und Basisdaten, Master-Meilensteine, Trend­analysen der Meilensteine, Kostenstände und Zahlungspläne automatisch ausgefüllt werden. Manuelle Eingaben umfassen den aktuellen Stand, nächste Schritte und Änderungen zu den Zielvorgaben. Diese Berichte werden regelmäßig von den jeweiligen Projektmanagern vor dem Lenkungsausschuss präsentiert.

Terminpläne: Die Erstellung von Terminplänen basiert auf Templates, die auf Deutsch und Englisch vorliegen, hier sind Phasen und Mastermeilensteine fixiert. Meilensteine und Vorgänge können jedoch angepasst werden. Es gibt zudem spezielle Kundenterminpläne mit Legenden in Deutsch oder Englisch und Programmterminpläne.

Positive Auswirkungen

Die Einführung des neuen Softwaresystems hat das Projektmanagement beim Kunden verbessert. Daten können nun zentral verwaltet und transparent dargestellt werden: Terminpläne inklusive Meilensteine, Projektübersichten, Ressourcenpläne, Statusberichte und Auslastungsübersichten. Die Daten aus dem ERP-System lassen sich in Planta integrieren, die einheitliche Datenbasis sorgt für mehr Transparenz. Die Visualisierung der Fertigungsprozesse und die automatisierten Statusberichte tragen zur verbesserten Entscheidungsfindung bei.

Ausblick

Die flexible Suite ermöglichte eine Umsetzung erforderlicher Anpassungen mit moderatem Aufwand. Auch künftig wird die Anpassung der Software an die sich ändernden Bedürfnisse des Unternehmens eine zentrale Aufgabe bleiben, ebenso die Schulung der Mitarbeiter. Insgesamt zeigt die Einführung des Tools, wie wichtig eine gut durchdachte und flexibel anpassbare Projektmanagement-Software für den Erfolg eines Unternehmens im spezialisierten Formenbau ist.

Der Autor Frank Sonntag ist Head of Molding Applications bei Hack Formenbau.