Ressourcenplanung bei Julius Blum Projektmanagementsoftware von Planta: Tausend Projekte, eine Lösung

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Das Unternehmen Blum aus Vorarlberg hat sich auf Herstellung und Vertrieb von ­Möbelbeschlägen spezialisiert. Die Hauptproduktgruppen sind Klappen-, Scharnier-, ­Auszug- und ­Pocket­systeme. Für die Planung und Steuerung seiner Projekte in den ­Bereichen ­Produktentwicklung, IT, Marketing und Fertigungstechnik setzt Blum auf die ­Projektmanagementsoftware ­von Planta.

Im Jahr 2024 wurde das Software-System durch ein umfassendes Update im Greenfield-Ansatz auf die neueste Planta-Version gebracht. Die nahtlose Integration von Planta Project mit dem SAP-Projektsystem (SAP PS) erfolgte bereits 2017 und ist nach wie vor ein zentrales Element der Software-Plattform. Sie stellt sicher, dass die gesamte Projektplanung und Ressourcensteuerung im Unternehmen optimal unterstützt wird. Dabei geht es um knapp 1000 Projekte mit einer Laufzeit von durchschnittlich 2,5 Jahren.

Einsatzbereich der Projektmanagementsoftware

Die vielfältigen Einsatzbereiche der Software umfassen das Projekt- und Ressourcenmanagement in Forschung und Entwicklung, im Produkt- und Anlagenbau sowie die Steuerung von Produkt- und Investi­tionsprojekten und die Unterstützung der Fertigungstechnik. Auch die Planung von Informatik- und Marketing-Projekten sowie Abteilungsplanungen (Grundlasten in Sammelprojekten) plant das Unternehmen mit dem Projektmanagement-System. Die Blum-Gruppe beschäftigt 9300 Mitarbeitende weltweit, davon 6600 in Vorarlberg/Österreich. Mit dem Planta-Projektsystem arbeiten rund 500 Mitarbeitende.

Ziele des Einsatzes der Planta-Software

Blum führte die Planta-Software ein, um strategische Ziele in der unternehmensweiten Projektsteuerung zu erreichen:

• Einheitliche und konsistente Projektplanung und -überwachung

• Verbesserte Ressourcenplanung durch präzise Steuerung und Verteilung von Kapazitäten

• Integration der Projektmanagement-Tools mit dem SAP-Projektsystem

• Erhöhte Transparenz und Kontrolle über alle laufenden Projekte

• Umfassende Berichterstattung und Analyse des Projektfortschritts zur Unterstützung des Managements

Implementierte Planta-Produkte und Anpassungen

Neben dem Kernprodukt zur Planung und Steuerung der Projekte, Planta Project, wird auch Planta Link zur Schnittstellenintegra­tion über Webservices mit SAP PS eingesetzt. Das System ermöglicht kundenspezifische Anpassungen an Unternehmensprozesse. Die Österreicher erstellten seinerzeit im Zuge der Einführung der Bausteine eine Reihe von Customizings, wie beispielsweise Anpassungen für Schnittstellen, Darstellung unterschiedlicher Abteilungsansichten und dynamische Gruppierungen, um die Standardsoftware an die spezifischen eigenen Anforderungen anzupassen.

Integration mit SAP und abgestimmter Workflow dank Projektmanagementsoftware

Die Integration von Planta Project und SAP PS ermöglicht es dem Anwenderunternehmen, Projektdaten zentral in der Software zu planen und anschließend in SAP weiter zu verfeinern. Über speziell entwickelte Schnittstellen, unter anderem mit Python-Integration, werden die Daten in Echtzeit übertragen und für verschiedene Anwendungen bereitgestellt. Plan- und Ist-Daten aus SAP werden auf Ressourcenebene in Planta Project angezeigt. Diese vollständige Datenintegration stellt eine reibungslose Synchronisation zwischen den Systemen sicher und führt zu einem abgestimmten Workflow. Alle Beteiligten greifen jederzeit auf aktuelle und präzise Informationen zu.

Anwendungsfälle und Entwicklung über die Jahre

Seit der Einführung der ersten Software-Version im Jahr 1996 hat sich die Nutzung kontinuierlich weiterentwickelt. Bereits 2002 wurde Planta Project erfolgreich im Multi­projektmanagement eingesetzt, um die Anlagen- und Produktentwicklung zu vereinheitlichen. Durch das aktuelle Update auf das neueste Release hat sich Blum nun wieder verstärkt am Standard der Software orientiert. Die Rückkehr zum Standard brachte eine Reihe von Vorteilen:

• Bessere Performance: Die nicht mehr benötigten Anpassungen hat Blum entfernt und dadurch die Systemgeschwindigkeit und -reaktionszeit erheblich verbessert.

• Einfachere Wartung: Standardisierte Systeme sind einfacher zu warten, da weniger spezielle Anpassungen berücksichtigt werden müssen. Updates, Fehlerbehebungen, etc. lassen sich nun schneller umsetzen.

• Kosteneffizienz: Kosten (Ressourcen, Kapazitäten, etc.) reduzieren sich entscheidend, da weniger individuelle Anpassungen notwendig sind.

• Stabilität und Zuverlässigkeit: Das Entfernen nicht benötigter Module und Daten, die potenziell zu Instabilitäten führen können, schafft ein zuverlässigeres System.

• Einfachere Schulung und Dokumentation: Mehr Standardnähe erleichtert die Nutzung der Online Hilfe für alle Anwender.

Multiprojektmanagement mit einer Vielzahl an Projekten

Das Vorarlberger Familienunternehmen plant und steuert aktuell eine große Menge unterschiedlicher Projekte in den verschiedenen Abteilungen, in etwa 1000 Projekte unternehmensweit. Es gibt viele Abhängigkeiten zwischen den Projekten, die es gilt, mit der Software darzustellen und möglichst effizient zu steuern. Allein um die Auswirkungen auf die Projekttermine zuverlässig zu berechnen, ist das Projektmanagement-System eine unschätzbare Hilfe. Im Schnitt werden pro Projekt 27 Vorgänge eingeplant mit 70 Ressourcen­zuordnungen und 15 Anordnungsbeziehungen, also Abhängigkeiten zu anderen Vorgängen. Die Projekte laufen durchschnittlich 2,5 Jahre. Effizienz bei der Steuerung dieser Abhängigkeiten macht sich nicht nur bei der Termintreue, sondern auch bei der Einhaltung von Kosten geplanter Projekte bemerkbar.

Transparenz und Flexibilität

Die Einführung und fortlaufende Weiterentwicklung der Software hat beim Anwender zu einer Verbesserung der Projektsteuerung geführt. Das skalierbare Projektsystem lässt sich an die Größe und Komplexität verschiedenster Projekte anpassen und ist daher für kleine sowie große Projekte geeignet. Durch die detaillierte Ressourcenplanung im Multi­projektmanagement, die nahtlose Integra­tion mit SAP PS und die erhöhte Transparenz über alle Projekte hinweg hat Blum nicht nur an Effizienz gewonnen, sondern auch die Projektmanagementprozesse optimiert.

Mit Blick auf die Zukunft evaluiert das Unternehmen bereits den Einsatz weiterer Module, um auch strategische Portfolio­planungen auf eine neue Ebene zu heben. Diese Entwicklung verdeutlicht, dass eine gut integrierte und flexibel angepasste Projektmanagement-Software einen großen Beitrag zur erfolgreichen Steuerung von Projekten leisten kann – und das unabhängig von deren Größe oder Komplexität. 

Die Autoren Theresa Leite und Benjamin Müller sind Inhouse Consultants bei Julius Blum.