Projektmanagement: Die Entwicklung standortübergreifend optimieren

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Projektmanagement-Tool: Was bringt das dem Engineering-Dienstleister AviComp Controls in seiner standortübergreifenden Planung?

Als Engineering-Dienstleister im Bereich Instrumentierungs- und Automatisierungstechnik von Anlagen ist AviComp Controls darauf angewiesen, seine Projekte mit verschiedenen internen sowie externen Ressourcen über verschiedene Standorte hinweg transparent managen zu können. Das Unternehmen ist auf Kompressoren und Extruder spezialisiert, Maschinen und Anlagen, die zum Beispiel Firmen in Branchen wie Energie, Versorger, Gas, Öl, Petrochemie und Chemie einsetzen. Zu den Kunden zählen unter anderem BASF, Linde, MAN oder Siemens. Die Herausforderung bestand und besteht darin, Projekte steuern und nachvollziehen sowie Ressourcen effizient einsetzen zu können.

Autorin: Kathrin Jungwirth, Marketing Manager, InLoox GmbH

Wie Durchplanen, Steuern, Checken und Tracken durch Projektmanagement

Um Fragen wie diese beantworten und sich unternehmensweit einen Überblick über alle Engineering-Projekte verschaffen zu können, bekam Denis Winkler, damaliger Teamleiter Project Management bei AviComp Controls 2019 von der Geschäftsführung den Auftrag, eine Software-Lösung zu integrieren. Diese sollte sich zudem in das ERP-System einbinden lassen.

Reine Engineering-Projekte

„Unsere Engineering-Projekte sind vereinfacht gesagt Prozesse, in denen Ingenieure Dokumente sowie eine projektspezifische Software erstellen – etwa wie bei Spezifikationen für Schaltschränke. Unsere Prozesse erstrecken sich von der Konfiguration und Spezifikation über Softwaretests und Prüfungen bis hin zur Abnahme durch die Kunden“, sagt Winkler. Zum Beispiel wird für die Kunden extern gekauftes Equipment, wie ein Schaltschrank, mit Softwareapplikationen zunächst von den Ingenieuren am Standort getestet, die Software eingespielt, mit den Komponenten geprüft, um schließlich vom Kunden abgenommen zu werden

Um ein neues Ressourcenplanungstool auszuwählen, hatte Winkler im Büro in Belgrad, das er zugleich operativ leitet, jeweils zwei Produkte nacheinander einen Monat getestet. Bereits nach zwei Tagen Test war Winkler zufolge klar, dass InLoox den Anforderungen am besten gerecht wird. Die Integration in Outlook war ein weiteres Kriterium, weswegen AviComp Controls nun InLoox einsetzt. Anfang 2021 hatten Winkler und sein Team das Tool am Standort Leipzig eingeführt und schließlich zum 1. April 2021 komplett über die AviComp Gruppe implementiert.

Arbeitserleichterung mit Projektmanagement

Für insgesamt 28 Projekte waren im April 2021 bei AviComp Controls Arbeitspläne dargestellt, die Winkler und sein Team mit InLoox in Vorgänge und Aufgaben aufgespalten haben, damit das Tool beim Planen und Durchführen von Projekten helfen kann. Mittlerweile nutzen mehr als 100 Anwender die Cloud-basierte Lösung. 25 davon sind Teamleiter, Projektmanager und die Geschäftsführung.

Effektiver planen und Zeit sparen

Jeder Projektmanager kann mit dem Tool die Aufgaben effektiver planen, Berichte erstellen sowie Pläne effizienter überwachen und checken, ob die Aufgaben von den Projektmitgliedern erledigt wurden, beziehungsweise warum sie noch nicht fertig sind. Winkler beispielsweise nutzt InLoox auch bei regelmäßigen Meetings mit dem Einkäufer eines Großkunden, um mit ihm den Projektstatus zu besprechen.

Überblick über Ressourcenkapazitäten und etwaige Lastspitzen

Außerdem ermöglicht das Tool den Projektteams, den Betrieb an allen Standorten besser auszulasten, um etwa bei auftretenden Lastspitzen in Singapur freie Kapazitäten von Belgrad oder Minsk heranzuziehen. „Da wir unsere Ressourcen online sauber tracken und die technischen Leiter an anderen Standorten einbeziehen können, vermeiden wir auch das Risiko, dass sich jemand übergangen fühlt. Insgesamt kann AviComp mit der Ressourcenauslastungsplanung sehr gut Zeit einsparen“, sagt Winkler.

Natürlich muss man das Projekt mit Daten füttern, um Ergebnisse zu erzielen. Im Controlling besteht ferner ein Vorteil darin, dass sich anschließend Projektvorlagen generieren lassen, sodass Projektleiter bei neu angelegten Projekten nicht immer wieder alles neu ausfüllen müssen.

Projektmanagement bringt einheitliche Sicht auf Projektstatus und Ressourcen

Für die Zukunft ist neben dem Ausbau des Dashboards geplant, die Lösung über eine vorhandene API an das ERP-System ‚Navision‘ anzubinden, so dass in InLoox auch alle Daten aus der Warenwirtschaft angezeigt werden können. Dadurch sollen sich dann Prognosen für Projekte erstellen und Ressourcen einplanen lassen sowie das Equipment so dargestellt werden, dass es im Budgetplan hinterlegt und rechnungsrelevant ausweisbar ist.

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