PLM-Lösung: So lassen sich Prozesse einfach automatisieren

PLM-Lösung: Die Anforderungen in den Unter­nehmen wachsen. Kunden fordern individualisierte Produkte, die Fertigung wird komplexer, Märkte ändern und der Wettbewerb verschärft sich. Dementsprechend ist die schnelle Markteinführung neuer Produkte heute entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens.

PLM-Lösung als Retter in der Not?

Ein Product-Lifecycle-Management-System (PLM) kann dazu beitragen, dass alle in- und externen Beteiligten optimal zusammen arbeiten und produkt- und prozessbezogene Daten effizient verwaltet werden. So sorgt eine PLM-Lösung dafür, dass die richtige Person, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, in der richtigen Version und im richtigen Format die Informationen erhält, die sie benötigt. Auf diese Weise werden kostenintensive Fehlerquellen verringert, die Prozesssicherheit erhöht und Bearbeitungszeiten reduziert.

Daten verknüpfen für mehr Qualität

Die Realität sieht in den Unternehmen vielerorts noch so aus: Daten werden per E-Mail ausgetauscht und Dokumente in verschiedenen Versionen auf Laufwerken abgelegt. Die Mitarbeiter arbeiten dadurch zwar digital, ein „echter“ digitaler Geschäftsablauf ist das aber nicht. Erhält die Buchhaltung beispielsweise eine gescannte Rechnung per E-Mail, ist das Dokument zwar „elektronifiziert“, die enthaltenen Informationen lassen sich jedoch nicht maschinell verarbeiten. Dafür müsste es möglich sein, dass die einzelnen Rechnungsdaten per Optical Charakter Recognition erfasst und im Idealfall mit den Daten im Warenwirtschafts-System (ERP) abgeglichen werden.

Durch einen vordefinierten Prozess könnten die Rechnungsdaten im Anschluss, sofern die Werte richtig waren, direkt an den richtigen Ansprechpartner der Finanzbuchhaltung zugewiesen werden, der diese weiterbearbeitet. Das System könnte hierbei also – im Unterschied zur gescannten Rechnung – die Daten maschinell verarbeiten, was einen „echten“ digitalen Geschäftsablauf darstellen würde. Fehler wie zum Beispiel, dass eine 0 vergessen oder eine Zahl falsch eingetragen wird, könnten auf diese Weise vermieden werden.

Komplizierte Vorgänge in der PLM-Lösung automatisieren

Automatisierte Prozesse erhöhen die Produktivität im Unternehmen maßgeblich. Der Rechnungsablauf ist dafür ein simples Beispiel. Bei Änderungsaufträgen oder der Zusammenarbeit mit externen Zulieferern werden die Prozesse um ein Vielfaches komplizierter. Das PLM-System unterstützt hierbei, indem es Aufgaben organisiert. Änderungsaufträge werden nicht mehr per E-Mail versandt, sondern in der PLM-Lösung abgelegt. Die Software erstellt Termine, benachrichtigt Stakeholder und stellt Daten bereit. Wird ein Mitarbeiter krank, verteilt das PLM-System die Aufgaben an die Vertretungen.

Werden Zulieferer miteinbezogen, erhalten diese nur die Informationen und Zugriffe, die vom Unter­nehmen festgelegt wurden. Somit sind eine sichere Kommunikation und die richtige Datenpflege gewährleistet. Mehrere Versionen einer Datei gehören der Vergangenheit an, denn das System zeigt immer die aktuellen Daten an. Spürbar wird dieser Effizienzgewinn bei den Beschaffungskosten, denn die Zulieferer laden ihre aktuellen Preislisten und Datenblätter selbstständig im PLM-System hoch. Dadurch arbeitet der Geschäftsführer oder Einkäufer jederzeit mit den richtigen Preisen ohne Unsicherheit darüber, ob er gerade mit aktuellen oder veralteten Informationen rechnet.

Schnellere Bearbeitung bei weniger Fehlern

Die verbesserte Prozessgestaltung bietet sowohl finanzielle als auch qualitative Vorteile: Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten verkürzen sich, was schlussendlich zu einer früheren Markteinführung führt. Die einzelnen Schritte werden protokolliert, sodass stets nachvollziehbar ist, wer wann welche Aufgabe bearbeitet hat. Die Analysetools der Software identifizieren Engstellen im Prozess und ermitteln Optimierungs­potenzial bei der Aufgabenverteilung.

Ist es zum Beispiel möglich, Aufgaben parallel zu erledigen oder ist die Arbeitslast eines Mitarbeiters zu hoch, stellt die PLM-Software diese Umstände grafisch anschaulich dar und bereitet sie für Analysezwecke auf. Fehlerquellen, wie die manuelle Übertragung von Daten, veraltete Informationen oder mangelnde Kommunikation werden reduziert. Das wirkt sich direkt auf die Entwicklungs-, Konstruktions- und Fertigungsprozesse aus. Qualitätsmängel können effizient erfasst und behoben werden, was die Reklamationsrate senkt und die Zufriedenheit der Kunden steigert.

Auch in Hinblick auf gesetzliche Anforderungen und das Qualitätsmanagement unterstützt ein PLM. Weil Prozesse bis ins kleinste Detail nachvollzogen werden können, zeigt sich die Relevanz in Fällen der Produkthaftung.

Skalierbare Implementierung

Eine PLM-Lösung bietet viele Möglichkeiten, um Prozesse zu digitalisieren und die Produktivität zu steigern. Die Einführung ist dennoch nicht so kompliziert wie es aussieht, denn ein modernes PLM ist agil. Das bedeutet, dass die Software zunächst auf den relevantesten Prozess angewandt werden kann, sodass sich schnell die ersten Resultate zeigen und genug Zeit zum Testen und die Einarbeitung bleibt. Wurde der erste Prozess erfolgreich umgestellt, können im Anschluss sukzessive mehr Prozesse und Beteiligte miteinbezogen werden bis letztendlich das gesamte Unternehmen transformiert wurde.

PLM kann demnach je nach den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens skaliert werden. Die Transparenz und Eindeutigkeit des Systems unterstützen den Mitarbeiter, sich schnell einzugewöhnen: Er sieht zu jeder Zeit, welche Aufgabe als nächstes erledigt werden muss. Er kann sich zudem auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren, denn Routineaufgaben werden automatisiert und Informationen schneller gefunden. Das steigert die Zufriedenheit und Motivation.

Wie hoch die Kosten für das PLM-System sind, ist abhängig vom Unternehmen und den internen Prozessen. In den vergangenen Jahren hat sich der Preis reduziert, da mittlerweile die prozessrelevanten Daten in der Cloud gespeichert werden können. Deswegen müssen weder weitere Server noch Hardware zur Datenablage angeschafft werden. Interne Daten wie etwa Baugruppen oder Zeichnungen können weiterhin auf den hauseigenen Servern liegen, sodass Datenschutzbedenken unnötig sind. Die Investitionskosten amortisieren sich insgesamt schnell, weil der Produktivitätszuwachs durch PLM erheblich ist.

Der Autor Wolfgang Huber ist Geschäftsführer für Industrie-Lösungen bei der Mensch und Maschine Deutschland GmbH in Wessling.

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