Multiprojektmanagement: So optimieren Sie die Ressourcenplanung im Anlagenbau

Multiprojektmanagement in der Praxis: Um die Projekte im Bereich kundenspezifischer Anlagen, Forschung- und Entwicklung sowie Serviceprojekte besser planen und steuern zu können, suchte UHPT ein Softwaresystem, das den gesamten Prozess von Planung, Entwicklung, Fertigung sowie Service zuverlässig unterstützt. Die bestehenden Probleme in der Termin- und Ressourcenplanung sollten damit ebenfalls gelöst werden. In rund 170 parallel laufenden Projekten mit einer Dauer von durchschnittlich ein bis zwei Jahren konnten Liefertermine häufig nicht eingehalten werden. Die heterogene Projektlandschaft erschwerte die Ressourcenplanung und es gab keinen einheitlichen Projektplanungsprozess.

Planung in Excel und MS Project

In einem internen Projekt zur Verbesserung der Prozesse sollte ein neues Kompetenzteam eine zentrale Termin- und Ressourcenplanung aufbauen. Das Team setzte zunächst auf eine Eigenlösung. In dieser Phase richtete das Team eine Terminlandschaft über selbst montierte MS-Project-Terminpläne und eigene Excel-Tools ein. Gleichzeitig wurde auch an Planungsprozessen und Standards für Terminpläne gearbeitet. Der sehr hohe manuelle Aufwand zur Datenpflege schränkte jedoch die Effektivität und damit den Nutzen stark ein.

Parallel startete ein Digitalisierungsprojekt, dessen Ziele hochgesteckt waren. Die Verantwortlichen bei UHPT versprachen sich insbesondere folgende Verbesserungen durch die Einführung einer dezidierten Projektmanagement-Software:

1. Erhöhung der Transparenz,
2. Effektivere Verteilung der Ressourcen,
3. Erhöhte Planungssicherheit sowie -genauigkeit,
4. Frühzeitiges Erkennen von Problemen und Verzögerungen im Auftragsdurchlauf,
5. Reduzierung des manuellen Aufwands bei der Auftragsüberwachung.

Software-Einführung

Das Kompetenzteam prüfte am Markt verfügbare Projekt-Management-Software und konsultierte externe Spezialisten. Die Longlist von rund 50 möglichen Anbietern reduzierte sich durch tiefergehende Recherchen auf 15 Anbieter, mit denen Interviews geführt wurden. Mit sechs ausgewählten Anbietern wurden schließlich halbtägige Workshops durchgeführt, um ein klares Bild über die Passung von den Anforderungen bei UHPT zu den Möglichkeiten der jeweiligen Softwares zu erhalten.

Mit Planta hat der Anlagenbauer ein Demosystem aufgesetzt und einen weiteren Workshop durchgeführt. Die Entscheidung fiel Anfang 2020. Das neue Softwaresystem überzeugt laut UHPT vor allem aus drei Gründen. Erstens passt der Planta-Standard bereits sehr gut zum firmeninternen Prozess. Zweitens lassen sich alle Mitarbeiter integrieren. Und drittens ermöglicht das System die Simulation von Projekten und Veränderungen ohne direkten Einfluss auf die produktive Umgebung.

Multiprojektmanagement: Die Einführung

UHPT hat das PM-System am Unternehmensstandort Hagen in allen Abteilungen parallel und gestaffelt nach Produktgruppen eingeführt. Seit April 2021 ist die Software in den folgenden Unternehmensbereichen im Einsatz:

• Planung von Kundenprojekten, Service Projekten und F&E Projekten,
• Konstruktion, Disposition, Arbeitsvorbereitung (Abteilungen und Teams mit voller, durchgängiger Planung inklusive Ressourcenplanung für alle Mitarbeiter in der PM-Lösung),
• Einkauf, Lieferantensteuerung, Qualitätssicherung, Versand (Abteilungen mit Teilplanung in der PM-Lösung, keine Ressourcenplanung),
• Fertigung: grobe Planung auf Kostenstellenebene, um grobe Ressourcenplanung abzuleiten und Workload zu überwachen. Die Feinplanung der Fertigung erfolgt mit SAP in Verbindung mit einem MES (Manufacturing Executive System) basierend auf der terminlichen Projektplanung aus der PM-Lösung Planta.

In Summe arbeiten aktuell 145 Nutzer mit dem neuen PM-System: fünf Projektleiter, vier Multiprojektleiter beziehungsweise Terminkoordinatoren, 20 Teamleiter, 60 Rückmelder, 20 Mitarbeiter in Management und Vertrieb.

Neben Planta project (Kern der Lösung) für Multiprojektmanagement hat UHPT auch Bausteine für Customizing und Schnittstellen eingeführt und das System in zwei Sprachen Deutsch und Englisch (für Kundenberichte) in Betrieb genommen. Die gesamte Suche und Einführung des neuen Tools hat 20 Monate gedauert, davon entfielen rund 12 Monate auf die Definition des Problems bis zur Entscheidung für die Projektmanagementlösung.

Die eingeführte Software hat alle MS-Project Terminpläne und Excel-Tools abgelöst – eine Verknüpfung aller Projekte im Multiprojektmanagement ermöglicht bessere Planungsqualität und optimiert den Aufwand für die Betreuung von Projekten signifikant.

Schnittstellen, Integrationen und Anpassungen im Multiprojektmanagement

Ergebnis der Einführung sind auch Schnittstellen zum SAP-System, die unter anderem dazu dienen Projektinformationen und relevante Projektdaten wie Termine und Vorgänge auszutauschen. Künftig sollen auch die HR-Daten an das SAP-System übertragen werden. Die Standardsoftware wurde für UHPT an einigen Stellen durch neue Ansichten oder Filter erweitert, die im Prozess auf bestimmte List­boxwerte reagieren beziehungsweise diese füllen. Anpassungen betreffen auch das Dashboard und den Projektsteckbrief. So können die UHPT-Anwender spezifische Felder und Datenbereiche im Projektsteckbrief ein- und ausblenden sowie sich überfällige Arbeitspakete aus allen Projekten (oder per Filter aus bestimmten) im Dashboard anzeigen. Zukünftig möchte UHPT solche Änderungen selbst durchführen und nutzt daher Customizing-Schulungen durch den System-Anbieter.

Fazit

Durch die neue PM-Software für Multiprojektmanagement können nun alle Kunden-, Service-und F&E-Projekte abgebildet werden. Die durchgängige Planung ermöglicht eine detaillierte Ressourcenplanung und entsprechende Priorisierung. Die Liefertermintreue hat sich durch Einführung neuer Prozesse und des neuen PM-Systems signifikant und messbar verbessert.

Die Autorin Katja Kunig ist Manager Digitalization, Autor Dennis Tomath ist Head of Order Control bei der Uhde High Pressure Technologies GmbH.

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