mobileX deckt Mythen über Workforce Management auf

Unternehmen, in denen Techniker im Außendienst tätig sind, nutzen häufig ein Workforce-Management-System, das entweder selbst entwickelt wurde, auf veralteter Hardware basiert oder die Prozesse im Unternehmen nicht mehr richtig abbildet. Meist scheuen sie aber die Umstellung auf ein neues WFM-System.

Dies liegt teilweise an Vorurteilen, die gegenüber Workforce-Management-Systemen gehegt werden, oder an ihren schlechten Erfahrungen, die sie bisher gemacht haben. MobileX möchte mit den Vorurteilen aufräumen und nennt dazu sieben Mythen, die bei näherer Betrachtung nicht haltbar sind.

1. Eine Workforce-Management-Lösung (WFM) ersetzt nur Excel-Listen und Auftragsformulare

Bei der Umstellung auf ein WFM-System geht es nicht allein darum, Papierdokumente zu vermeiden. Tatsächlich erfordert die Einführung eines Workforce-Management-Systems, dass bestehende Strukturen und Prozessketten abteilungsübergreifend neu definiert und optimiert werden. Qualitäts- und Auftragsmanagement, Materiallogistik und Personalwirtschaft sowie klassische CRM-Funktionen greifen ineinander. Dies sollte das WFM-System entsprechend abbilden.

2. Eine WFM-Lösung eignet sich nur für Betriebe mit mehreren hundert Außendiensttechnikern

Bereits ab etwa 40 Außendiensttechnikern kann sich die Einführung einer IT-gestützten Einsatzplanung rechnen – je nach internen Prozesskosten. Der Disponent hat dabei alle Ressourcen im Blick und kann dem Kunden den für ihn passenden Techniker zuweisen. Die Tourenoptimierung sorgt dabei für verkürzte Fahrzeiten und berücksichtigt auch Service Level Agreements. Allein durch die Einführung der zentralen Einsatzplanung lassen sich laut Kundenbefragungen der mobileX AG bis zu 20 Prozent Fahrzeiten und Kosten einsparen.

3. Die Einführung einer WFM-Lösung ist äußerst langwierig

Je nach Anforderungen können die Disposition oder die mobile Auftragsbearbeitung innerhalb von drei bis sechs Monaten bereitgestellt werden. Es empfiehlt sich, die Workforce-Management-Lösung im Unternehmen stufenweise nach Niederlassungen oder Regionen einzuführen. So lassen sich Erfahrungswerte, die ein Pilt über die gelebten Prozesse im Unternehmen zu Tage fördert, im Rollout noch berücksichtigen.

4. Die Kosten für eine WFM-Lösung amortisieren sich erst nach mehreren Jahren

Die durchschnittliche Amortisationszeit nach Einführung einer Workforce Management-Lösung beträgt zwölf  bis 18 Monate. Dabei lässt sich eine Effizienzsteigerung und Kostensenkung von etwa 20 Prozent  erreichen. 

5. Eine WFM-Lösung ersetzt die Disponenten im Unternehmen 

Auch wenn es Lösungen gibt, die eine Vollautomatik anbieten, die die Einsatzplanung komplett
übernehmen kann, kommt diese in der Realität fast nie zum Einsatz. Eine IT-gestützte Einsatzplanung ermöglicht eine optimierte Touren- und Terminplanung. Sie ersetzt jedoch nicht den Disponenten, der über jahrelange Erfahrung verfügt und bei der Terminabsprache die Wünsche der Kunden berücksichtigt – ganz zu schweigen von den komplexen Anforderungen der Arbeitsvorbereitung und der Materiallogistik.

6. Die WFM-Lösung hat sich nach den Prozessen zu richten

Im Zuge eines WFM-Projekts kommen alle beteiligten Prozesse auf den Prüfstand. Meist stellen
Unternehmen dabei fest, dass die Prozesse ihre tatsächlichen Abläufe nicht mehr richtig abbilden. Deswegen trägt eine WFM-Lösung dazu bei, die Strukturen und Prozesse neu zu überdenken und zu optimieren, was zu Einsparungen auf allen Ebenen führt. 

7. Es gibt keine Standard-WFM-Lösung, die speziellen Anforderungen gerecht wir

Die meisten Lösungen zur Einsatzplanung und Anbindung von mobilen Mitarbeitern basieren auf einer Standard-Software, die sich individuell an die Kundenwünsche anpassen lässt. Wie weit die jeweilige Lösung vom Standard abweicht, hängt von den jeweiligen Anforderungen ab. Je nach Unternehmen und Branche sollten die Projektziele in der Spezifikationsphase mit dem Anbieter abgestimmt werden, um eine optimale und individuelle Umsetzung zu ermöglichen. Allerdings sollten Unternehmen bedenken, dass etablierte Tools am Markt auf Best Practices basieren. Je weiter eine maßgeschneiderte Lösung vom Standard abweicht, desto größer ist auch der Aufwand diese zum Beispiel bei Release-Wechseln anzupassen.

„Mit der richtigen Planung und Umsetzung einer Workforce Management-Strategie können Unternehmen viel Zeit, Geld und Nerven sparen“, ist Hannes Heckner, CEO und Gründer der mobileX AG, überzeugt. „Zudem erhöhen sie die Kostentransparenz und Kundenzufriedenheit. Dies setzt allerdings eine entsprechende Neustrukturierung der abteilungsübergreifenden Prozesse im Unternehmen voraus, damit die erwarteten Verbesserungen auch wirklich voll umfänglich greifen können.“ (sg)