Management: Einführung und Einsatz von Multiprojektmanagement

Anbieter zum Thema

PLANTA Projektmanagement- Systeme GmbH

CADFEM Germany GmbH

ESTECO Software GmbH

Ketek stellt Silizium-Drift-Detektoren her, die sogar auf dem Mars eingesetzt werden. Vor dem Einsatz der Multiprojektmanagement-Software von Planta nutzte der Hersteller Microsoft Project, Excel, Powerpoint und Onenote für seine Forschungs- und Entwicklungsprojekte. Dabei fehlte der Gesamtüberblick.

Verschiedene Studien belegen, dass gerade im Mittelstand mehr als die Hälfte der Unternehmen keine professionelle Projektmanagement-Software einsetzen und vieles manuell erledigen. Wie Ketek sind immer mehr Unternehmen aber bereit, die Investition anzugehen und eine Projektmanagement-Lösung einzuführen. Denn der Nutzen einer solchen Software für den Geschäftserfolg eines Unternehmens ist bewiesen: Termine besser einhalten, schneller auf Änderungen im Projekt reagieren, im Budget bleiben und Projektaufgaben effizienter organisieren.

Ziele der Software-Einführung

Neben der vollen Transparenz über die Projekte standen bei Ketek auch die Zentralisierung und Vereinheitlichung der Projektdaten im Vordergrund, alles sollte in nur einem Tool geplant werden. Außerdem sollten die unternehmenseigenen Prozesse mittels Prozessmodellen abgebildet werden. Ein drittes Ziel, das Ressourcenmanagement, wurde wieder verworfen.

Ketek beschäftigt 110 Mitarbeiter und beabsichtigte den Einsatz der neuen Projektmanagement-Software für 15 Projektleiter und fünf Multiprojektleiter, 80 Rückmelder (50 Aufgabenempfänger) und 15 Stakeholder in den Unternehmensbereichen Anlagen- und Produktentwicklung (F&E), Change Management an Produkten (Kleinstprojekte), Zeiterfassung für Entwicklungsabteilungen sowie Innovations- beziehungsweise Ideenmanagement.

Durchschnittlich 30 Projekte wurden parallel mit einer Laufzeit von etwa zwei bis drei Jahren geplant, aber auch 130 Kleinstprojekte mit einer Laufzeit von maximal sechs Monaten. Da Halbleiterentwicklungen sehr langwierig sind, aber nicht so ressourcenintensiv, kommt es hier zu einer großen Anzahl Parallelprojekte.

Ein internes Kompetenzteam suchte die Lösung

Ein internes Kompetenzteam mit je einer Person aus dem Qualitätsmanagement, Projektmanagement, Produktmanagement sowie ein Referenz-Projektleiter wurde gebildet, um die richtige Software-Lösung auf dem breiten Markt an PM-Systemen zu finden. Vorrangig galt es, drei zentrale Probleme zu lösen: Jeder Projektleiter verwendete sein eigenes Tool; Projektinformationen zu finden, ohne den Projektleiter anzusprechen, war unmöglich; und da die Übersicht fehlte, war es sehr schwierig, Projektpläne aufeinander abzustimmen. Vorgesehen war der Einsatz der Software für die Anwendungsbereiche: Projektübersicht schaffen, effizientes Projekt- und Aufgabenmanagement sowie Zeiterfassung.

Straffe Software-Einführung

Von der Definition der Probleme bis zur Entscheidung für die neue Projektmanagement-Software vergingen sechs Monate. Nach weiteren zwölf Monaten unter Einsatz von rund einem Dutzend Mitarbeiter war die Einführung des neuen PM-Systems abgeschlossen, die Software läuft seit Januar 2020 im Echtbetrieb.

Eine Eigenlösung wurde nicht erwogen, es wurden verschiedene Produkte am Markt genauer geprüft, und die Entscheidung fiel auf die Projektmanagement-Software des Karlsruher Softwarehauses Planta. Die bestehende Lösung wurde abgelöst, zusätzlich weiterverwendet wird nur noch das interne Wiki für die Dokumentation und Microsoft Business Central (BC) als ERP-System für die Buchhaltung (Bestellungen, Lager, Kosten, Budget, etc.); auch wird dort von allen (auch nicht in Planta tätigen Mitarbeitern) die Zeiterfassung gesammelt. Über Planta Link werden die in Planta erfassten Stunden nach BC exportiert. In BC wird auch ein Genehmigungsprozess für Abwesenheiten genutzt sowie die Überstunden erfasst.

Verschiedene Bausteine

Eingeführt wurden die Planta-Bausteine Project, Portfolio, Pulse, Customizer und Link. Project und Portfolio stehen für operatives und strategisches Multiprojektmanagement, Pulse für agiles Projekt- und Aufgabenmanagement sowie mit Project für hybrides Projektmanagement, Customizer und Link für kundenindividuelle Anpassungen und Schnittstellen.

Die Software bietet Ketek umfangreiche Möglichkeiten, mit konfigurierbaren Schnittstellen und individuell anpassbaren Prozessen die eigenen Unternehmensprozesse einzubinden. Schnittstellen wurden erstellt zum ERP für Projektnummern, Zeiterfassung und Urlaubskalender. Customizings wurden erstellt für mehr Komfort und bessere Prozesse. Ein eigener Projekttyp wurde für die Kleinstprojekte geschaffen und dabei zwischen Änderungsprojekten, Vorbeuge- und Korrektur-Projekten unterschieden.

Nutzen der Software-Einführung

Das Projektmanagementsystem ist seit zwei Jahren im Einsatz, und die Anwender sind zufrieden. Die Hauptgründe liegen laut Ketek im Funktionsumfang und der Grundstruktur, im Support seitens des Karlsruher Herstellers sowie in der Anpassungsfähigkeit.

Abgesehen von der Dateiablage befinden sich alle relevanten Projektinformationen und Meeting-Protokolle im System, was die Zugänglichkeit zu den Projekten wesentlich verbessert. Die Zeiterfassung in den Projekten funktioniert gut. Der größte Erfolg ist, dass die Anwender ein „aufgeräumtes“ Multiprojektmanagement haben. Alle Projekte liegen zentral in Planta. Die Kollegen haben nun eine bessere Projektübersicht und können Abhängigkeiten zwischen den Projekten planen.

Autoren: Wolf-Georg Pichler ist Verantwortlicher für das Projektmanagement bei Ketek. Beate Schulte-Illich ist Leiterin Marketing bei Planta.