Kosten-Controlling: Entwicklungsprojekte richtig kalkulieren

Sowohl in kleinen als auch in großen Unternehmen im deutschen Maschinen- und Anlagenbau verfehlen vier von zehn Entwicklungsprojekten ihre Ziele – viele davon gleich mehrfach. In einer Studie des VDMA und der Unternehmensberatung Staufen werden mit der Überschreitung des Entwicklungsbudgets (32 Prozent) und der geplanten Herstellkosten (59 Prozent) gleich zweimal Kostengründe genannt. In einem Markt mit globalem Wettbewerb müssen die Deckungsbeiträge stimmen. Warum liegen Unternehmen trotz ihrer Erfahrungen mit dem Kosten-Controlling so oft daneben?

Fehlende Werkzeuge

Einen Grund sehen Experten darin, dass die Kostendimension in den üblichen Entwicklungstools kaum verankert ist und sich die kostenrelevanten Informationen in ERP-Systemen befinden, die für Entwickler eher unzugänglich sind. Die klaffende Lücke dazwischen schließt meist eine Tabellenkalkulation, was an dieser Stelle nur eine graduelle Verbesserung gegenüber der Zettelwirtschaft dar­stellt: Fehlende Schnittstellen, fehleranfällige Handarbeit in unübersichtlichen Tabellen, Inkonsistenz und mangelnde Dokumenta­tion der Daten sowie fehlende Kontrolle über Projektstände, Aktualisierungen und Varianten – das sind nur einige der damit verbundenen Probleme. Spezielle Software für Target ­Costing und Herstellkosten-Kalkulation spielt nur eine Nischenrolle, weil sie dem zunächst provisorischen, später dynamischen Charakter von Entwicklungsprojekten wenig gerecht wird. Mit Classmate Plan bietet Simus Systems seit 2012 ein solches Produkt an, das von CAD-Modellen Arbeitspläne für die eigene Fertigung ableitet und auf dieser Basis frühzeitig die voraussichtlichen Herstellkosten von Zeichnungsteilen oder mögliche Beschaffungspreise von Fremdvergaben kalkuliert.

Viele Beteiligte – eine Datenbasis

Mit Classmate Costpilot setzt der Spezialist in Karlsruhe nun buchstäblich noch eins drauf: Die neue Lösung für das Kosten-Controlling umfangreicher Entwicklungsprojekte akzeptiert Preisinformationen aus Classmate Plan neben ERP-Systemen wie SAP und weiteren Austauschformaten als dynamische ­Datenquellen. Mit umfassenden Schnittstellen verbindet Classmate Costpilot die von Entwicklungsprojekten betroffenen Bereiche auf komfortable Weise und eröffnet als browser­basiertes Produkt einen einfachen Zugang. Projektleitung, Kosten-Controlling, Beschaffung und Fertigung gewinnen damit eine Plattform, die Überblick und direkte Zugriffsmöglichkeiten auf eine gemeinsame Datenbasis verbindet. Wie Projektorganisation und Zusammenarbeit aussehen sollen, entscheidet jedes Unternehmen selbst. Die Projektverwaltung von Costpilot bietet eine zentrale Benutzerverwaltung für alle Projekte, Projektvorlagen und den Einstieg in die jeweilige Projektumgebung.

Kosten-Controlling: Einfacher Projektstart

Neue Produkte beginnen nicht mit dem ersten Strich, sondern setzen oft auf einem Vorläufer auf. Sie enthalten Subsysteme und Module, die verändert werden. Entsprechend liest das neue Kalkulationswerkzeug vorhandene Stücklisten aus Excel, SAP, CAD-Modellen oder JT-Dateien ein. Ebenso lassen sich Projektstrukturen manuell anlegen und mit Daten ergänzen. Sie werden in einem übersichtlichen Explorer-Baum präsentiert. Angereichert durch Bauteilbilder und flexibel erweiterbare Datenfelder, einen 3D-Viewer und Dateianhänge werden die Informationen in der Benutzeroberfläche mit Mengen- und Kostenspalten dargestellt. Durch unterschiedliche „Preisqualitäten“ lässt sich der Start wesentlich erleichtern: Anfangs können Baugruppen und Bauteile mit Schätzpreisen belegt werden, die man im weiteren Projektverlauf verfeinern und absichern kann. Die verwendeten Preisquellen wie Schätzung, Einkaufsinfosatz oder Kontraktpreis lassen sich übersichtlich darstellen.

Eingebaute Verbesserung der Kalkulationsgrundlage

Üblicherweise nimmt die Treffsicherheit der entwicklungsbegleitenden Kalkulation ab, je länger ein Entwicklungsprojekt andauert. Die Daten veralten, volatile Marktpreise für Rohmaterial und Zukaufteile werden nicht angepasst und Voraussetzungen ändern sich gegenüber der Ausgangslage. Verzögerungen und Kostenunschärfe entfalten eine Wechselwirkung, die oft für massive Verfehlungen der Kostenziele in der Produktentwicklung verantwortlich ist.

Die Arbeitsweise mit Classmate Costpilot verbessert dagegen fortlaufend die Kalkulationsqualität. Einerseits werden Preisquellen wie beschrieben konkretisiert, andererseits lassen sich Kosteninformationen detailliert und permanent aktualisieren. Beliebige Teilstrukturen des Projektbaumes kann man durch Importe aus unterschiedlichen Daten­quellen wie Excel, SAP oder Classmate Plan auf den neuesten Stand bringen. Auch komplexe Bewertungsmechanismen wie Mengenstaffeln aus Einkaufsinfosätzen lassen sich berücksichtigen. Dabei erleichtert eine hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit den Umgang mit den großen Datenmengen der Gesamtkalkulation.

Kosten-Controlling: Kostenziele definieren und überwachen

Das flexibel anpassbare Kalkulationsschema für das Kosten-Controlling bildet mehrere Varianten ab, die etwa unterschiedliche Teilstrukturen enthalten können. Ebenso lassen sich beliebige Szenarien, etwa für Best oder Worst Case, Stückzahlen, verschiedene Standorte oder Währungsrisiken abbilden und vergleichen. Besonders ausgeprägt sind die Möglichkeiten zur Definition und Überwachung von Zielkosten, die mit Abweichungen, Varianzen und dem Einfluss auf die Gesamtkosten abgebildet werden. Projektstände lassen sich mit einer Snapshot-Funktion „einfrieren“, damit man sie später für Vergleiche heranziehen kann.

Das Projekt-Reporting, das im Alltag viel Zeit der Projektbeteiligten bindet, wird mit umfassenden Funktionen unterstützt. So lassen sich Informationen grafisch darstellen und Wertetabellen in Standardprogrammen exportieren. Damit kann man sogar ergänzende Informationen oder Angebote von Lieferanten einholen und die Rückläufer per Mausklick in die entsprechende Struktur importieren.

Dynamische Marktentwicklungen beherrschen

Mehr denn je steht die Produktentwicklung unter dem Druck unvorhersehbarer Marktentwicklungen. Rohstoffmangel, Liefer­probleme, Kapazitätsengpässe, Umwelt­auflagen und die Preisdynamik gefährden Entwicklungsprojekte, bevor sie erfolgreich abgeschlossen sind. Nur mit geeigneten Werkzeugen zur projektbegleitenden Produktkalkulation schaffen sich Projektleiter Überblick und Einblicke, um Risiken zu begrenzen, Fehlentwicklungen auszuschließen und die Entwicklungsziele einzuhalten. Der Analyst Gartner budgetiert das Marktvolumen solcher IT-Lösungen weltweit auf vier Milliarden Euro.

Mit Classmate Costpilot beenden Entwicklungs- und Projektleiter im Maschinen- und Anlagenbau wie in verwandten Branchen den Blindflug durch Kostenturbulenzen und landen sicher im vorgegebenen Budget.

Der Autor Dr. Harald Kunze ist Geschäftsführer von Simus Systems.