Kommunikation: Sprechen Ihre Mitarbeiter die gleiche Sprache?

Eine kosten- und zeiteffiziente Produktentwicklung mit möglichst wenigen Problemstellungen und Fehlern bis zum fertigen Endprodukt ist das Ziel eines jeden Entwicklungsingenieurs. Das Wichtigste dabei ist neben klaren Anforderungen an das Produkt auch eine geregelte und allgemein verständliche Kommunikation. Doch insbesondere bei abteilungsübergreifenden Projekten ist eine einheitliche Terminologie nicht immer leicht. Abhilfe schafft nun ein neues Webbrowser-Add-on von Invenio: der TermMaster.

Abkürzungen definieren und Kategorien zuordnen

Basis dessen ist zunächst die Erstellung und Pflege eines Glossars. In diesem werden Begriffe sowie Abkürzungen definiert und Kategorien zugeordnet: erlaubte Begriffe, verbotene Begriffe und deren erlaubte Synonyme als auch noch zu definierende Begriffe. Kristoffer Falk, Junior Consultant Systems Engineering bei Invenio, erläutert, worauf es bei der Erstellung des Glossars ankommt: „Unter anderem stellt sich die Frage, ob das Glossar nur für ein Projekt oder für das ganze Unternehmen gelten soll, wobei auch eine Kombination möglich ist. Auch die Wiederverwendung von Ressourcen, wie etwa Spezifikationen, spielen eine große Rolle. So können Begriffe, die in mehreren Projekten vorkommen, in dem Glossar definiert und gepflegt werden.“ Es solle, so Falk, außerdem eine klare Verantwortlichkeit für das Glossar geben, da Begriffe nicht willkürlich von jedem eingepflegt werden sollten. Bei Schwierigkeiten in der Erstellung des Glossars steht Invenio seinen Kunden unterstützend zur Seite.

Glossar sorgt für mehr Qualität in den Anforderungen und Texten

Sie haben bereits ein Glossar und fragen sich, was nun das außergewöhnliche am TermMaster ist? Das Add-on greift auf das Glossar zu und markiert in Ihren Produkt-Dokumenten im Ampelprinzip alle definierten Begriffe anhand ihrer Kategorien. So steht grün für erlaubte, gelb für noch nicht definierte beziehungsweise mehrdeutige und rot für verbotene Begriffe. Der Anwender kann schließlich bei den verbotenen Termini selbst entscheiden, ob und durch welches Synonym er sie ersetzen möchte – und das mit nur einem Klick direkt im Dokument.

Auch wenn Glossar und Spezifikationen in verschiedenen Tools gepflegt werden, bietet der TermMaster die Möglichkeit, Begriffe aus beiden Quellen zu markieren, ohne das zugrundeliegende Tool die ganze Zeit zu wechseln. Mithilfe des Add-ons wird das Glossar aktiver verwendet, was auch dazu führt, dass zunehmend mehr Wert auf die Pflege der definierten Begrifflichkeiten gelegt und das Glossar häufiger aktualisiert wird. Das Ergebnis: eine deutlich höhere Qualität der Anforderungen und Texte.

Einbettung in Polarion erleichtert die Kommunikation

Derzeit verwendet jedes Unternehmen ein anderes Tool wie Excel, Polarion oder Confluence für das Glossar. Da der TermMaster aber ohne Anpassung durch den Hersteller noch nicht mit allen kompatibel ist, soll es in der nächsten Zeit als Template in Polarion zur Verfügung gestellt werden, um eine breite und automatische Kompatibilität zu gewährleisten. Besonders in der Kombination mit Polarion als derzeit führendem Tool für Anforderungsmanagement sorgt der TermMaster für eine präzise Ausdrucksweise und Klarheit in den Anforderungen. Projekte im Systems Engineering werden so optimal umgesetzt.

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