Management KI und Automatisierung: So gelingt die digitale Transformation

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Neue Lösungen im Bereich KI und Automatisierung versprechen einen digitalen Evolutionssprung. Die praktische Umsetzung ist allerdings alles andere als ein Spaziergang. Um das volle Potenzial neuer Technologien auszuschöpfen, brauchen Unternehmen eine passende Strategie und ein technologisch solides Fundament.

Die vermeintliche Zauberformel heißt Künstliche Intelligenz und verspricht Unternehmen nicht weniger als Lösungen für die vielen großen wirtschaftliche Herausforderungen unserer Zeit – allen voran für den Kampf gegen den Fachkräftemangel. Unbestritten ist, dass neue Technologien wie KI oder leistungsstarke Automatisierungslösungen ein riesiges Potenzial besitzen. Wer das in vollem Maße ausschöpfen will, sollte sich allerdings nicht von den zahllosen neuen Wunder-Tools auf dem Markt blenden lassen, denn ohne einen strategisch geplanten Transformationsprozess verblasst die digitale Magie schnell.

Unternehmen, die ohne das richtige IT-Fundament und veraltete IT-Architekturen von Null auf KI beschleunigen wollen, unterschätzen dabei nicht selten Komplexität und Umfang. Für die wirklich nachhaltige Optimierung von Geschäftsprozessen, große Kosteneinsparungen oder die merkliche Entlastung von Angestellten ist eine Planung alternativlos, die Ziele definiert, Lösungswege beinhaltet und aufzeigt, in welchen Bereichen das Unternehmen auf externe Dienstleister und Lösungen angewiesen ist.

Unternehmen müssen Datensilos entfernen

Vergleichbar mit dem Bau eines Hauses steht diese erste Analyse stellvertretend für das solide Fundament. Die hier ausgearbeitete Digitalisierungsstrategie muss zentrale Fragen beantworten: wo besteht Handlungsbedarf? Welche Lösungen gibt es dafür auf dem Markt? Welche Schritte sind für die Umsetzung nötig? Die Antworten sind entscheidend für das weitere Vorgehen, das neben der Hard- und Software auch die Mitarbeitenden betrifft. Besonders der Personal-Aspekt sollte dabei frühzeitig in die Planung mitaufgenommen werden, ist das Nachwuchsproblem in der IT-Branche doch ein seit langer Zeit bekanntes Problem. Scheiden langgediente Software-Entwickler nach und nach aus dem Unternehmen aus, verlässt mit ihnen auch dringend benötigtes Know-how das Haus. Eine Entwicklung, die Modernisierungsvorhaben eher hindern als beschleunigen. Bevor die KI ihren Einzug hält, gibt es in Sachen eigener IT also einiges zu tun.

Unternehmen müssen Datensilos entfernen und damit beginnen, einzelne Prozesse im Kleinen zu digitalisieren. Schritt für Schritt entsteht so eine zusammengehörige IT-Landschaft, für deren korrekte Bedienung das Personal parallel Schulungen und Weiterbildungen erhält. Das Thema Change Management begleitet einen gesunden Transformationsprozess ohnehin und stellt sicher, dass Mitarbeitende bei wegweisenden Veränderungen nicht außen vor bleibt. Die aktive Teilnahme an der Digitalisierungsreise fördert darüber hinaus die Akzeptanz neuer Arbeitsweisen und Tools – eine mehr als wichtige Voraussetzung.

KI und Automatisierung: Transformationsstrategie auf den Weg bringen

Ob und in welchem Maße die eingeschlagene Strategie erfolgreich ist, wird anhand zuvor definierter KPIs sichtbar – auf diese Weise wird deutlich, ob die eingeschlagene Richtung das Unternehmen letztlich auch an das vorgegebene Ziel führen kann. Messpunkte können je nach Branche unterschiedlich ausfallen, so kann die Fertigungsindustrie beispielsweise die Durchlaufzeit der Produktion vergleichen, während der Einzelhandel die Umsätze im Vertrieb als Indikator heranziehen kann. Ist das Fundament der Digitalisierung gelegt und die Transformationsstrategie auf den Weg gebracht, steht als nächster Schritt die Auswahl und Implementierung von neuen Tools und Lösungen auf der Agenda, die einen wirklichen Mehrwert bieten und einen wirtschaftlich sinnvollen ROI bieten.

Einheitlich statt Einzelkämpfer

Der positive Aspekt der Entscheidungsfindung, welche Lösungen den größten innovativen Mehrwert darstellen: der Markt bietet eine riesige Auswahl an Anbietern und Tools, die sich auf Branchen und Anwendungsfälle spezialisiert haben. Aus diesem Angebot die für die eigenen Anforderungen und Ziele richtige Software auszuwählen, ist dabei allerdings nicht nur mit großem Aufwand verbunden. Wer sich für komplexe KI-Tools für einzelne Arbeitsschritte und Abteilungen entscheidet, sieht sich bald einem Flickenteppich aus Anwendungen gegenüber, deren Interoperabilität nicht gewährleistet ist. Dem diametral gegenüber steht die Notwendigkeit nach einem holistischen IT-Ansatz, der alle Abteilungen miteinander verbindet, Silos vermeidet und die hohen Anschaffungskosten von Einzellösungen verhindert. Wenig verwunderlich also, dass sich mehr und mehr Unternehmen für ganzheitliche ERP-Systeme entscheiden, deren Plattform als Dreh- und Angelpunkt für alle Daten und Prozesse fungiert.

Zu einem neuen Level an Digitalisierung, KI und Automatisierung

Bei der Entscheidung für die passende Business-Software sollte die Frage nach eingebetteten KI-Funktionen ebenfalls eine gewichtige Rolle spielen – denn zu oft stehen Unternehmen nach ihren ersten erfolgreichen Digitalisierungsschritten vor riesigen Datenmengen, die sie weder effizient speichern, noch mit wirklichem Mehrwert analysieren können. Künstliche Intelligenz bietet dafür Lösungen an, beispielsweise im Bereich der Finanzbuchhaltung. Die Software kann Anomalien entdecken, vor Risiken warnen oder vorausschauende Handlungsempfehlungen geben, die menschliches Personal aufgrund der schier zu großen Menge an Daten nicht erkennen können. Ähnliche Funktionalitäten sind für beliebige Branchen einsetzbar, von der exakten datenbasierten Wartung und Optimierung von Produktionslinien über die kosteneffektive Planung von Bauprojekten bis zu dem Einsatz von KI als Co-Pilot, der die alltägliche Arbeit von Angestellten erleichtert.

Diese und andere Anwendungsfälle stehen am Ende eines Transformationsprozesses, für dessen Umsetzung sich Unternehmen zunächst die Hausaufgaben in der eigenen IT-Landschaft erledigen müssen. Mit einer an die eigenen Ziele angepassten Strategie, guter Kommunikation und den richtigen Partnern ebnen sie ihren Weg zu einem neuen Level an Digitalisierung und sind bereit für State-of-the-Art-Technologien.

Der Autor Stefan Issing ist Director PreSales DACH bei IFS Deutschland.