Internationales Projektmanagement: So lassen sich Grenzen im Projektalltag erfolgreich überwinden

In internationalen Projekten gesellen sich zu Unklarheiten und unübersichtlichen Projektboards auch noch der Zeitunterschied: Selbst eingespielte Teams kommen hier an ihre Grenzen. Engineering-Dienstleister GE&PM wollte das ändern. Das Unternehmen ist im Anlagenbau und in der technischen Planung tätig und war auf der Suche nach einem Tool für internationales Projektmanagement, um Projekte weltweit erfolgreich abzuwickeln.

Internationales Projektmanagement: Volle Postfächer und kein Überblick

Wie bei vielen Unternehmen ist der Großteil der Fertigungsleistung von GE&PM in China angesiedelt. Ein Vorteil dieser internationalen Aufstellung ist neben großen Kosteneinsparungen die Zeitdifferenz zwischen China und Deutschland. International tätige Unternehmen nutzen die Zeitverschiebung, um buchstäblich rund um die Uhr an den Aufträgen zu arbeiten. Eine Herausforderung bei dieser Arbeitsweise ist jedoch: Jede Aufgabe muss koordiniert werden. Für die Kommunikation in der Projektabwicklung vertraute GE&PM bis dato insbesondere auf E-Mail und Telefon.

Mehrere tausend E-Mails, die während unterschiedlicher Projektphasen ausgetauscht wurden, begleiteten diese Kommunikationsart. Die Folge waren überfüllte Postfächer und fehlender Überblick über aktuelle Projekte und ihre Stati. Verzögerungen im Projektablauf und entsprechende negative Auswirkungen auf die Ressourcen zeigten an, dass eine Verbesserung her muss: ein IT-System für die Projektarbeit.

Weg von Excel

„Wir wollten weg von Excel-Listen und darin enthaltene Fehler minimieren”, erklärt Daniela Stirn, Abteilungsleiterin Mechanical Engineer bei GE&PM. Die neue Lösung sollte Kommunikationsbarrieren und Unübersichtlichkeiten über Dokumentversionen sowie weiteren Informationen im internationalen Projektgeschäft entgegenwirken – und dazu möglichst eine Cloud-Applikation bieten. Zudem bemühte sich GE&PM um ein Tool, das als Konstruktionsdatenbank fungieren kann.

Nach längerer Suche nutzt der Engineering-Dienstleister heute die Projektmanagement- und Engineering-Software SO3 von Vescon. Ein ausschlaggebendes Argument für diese Lösung war, dass die Software die speziellen Anforderungen des Anlagengeschäfts erfüllt, das das Standbein von GE&PM ist.

Gemeinsame Trainings, Schulungsunterlagen und die direkte Anwendung im Arbeitsalltag führten zu einer schnellen und selbstständigen Einarbeitung der GE&PM Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in die neue Software. Innerhalb kurzer Zeit war SO3 in die Projektarbeit integriert und die grundlegenden Funktionen der Projektmanagement-Software vermittelt. Ein großer Vorteil gegenüber anderen Tools ist, dass SO3 eine zentrale und visuelle Kommunikationsplattform bietet, auf der benutzerdefinierte Felder eigenständig und leicht ergänzt werden können.

„Mit SO3 arbeiten wir mit einer Software, die optimal auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist. Das liegt an der individuellen Datenbank mit eigenen Stammdaten und individuellen Konfigurationen. Der Freiraum ist gigantisch und wir können selbstständig die Dinge ergänzen, die wir brauchen”, erläutert Daniela Stirn.

Im Einsatz für ein optimiertes internationales Projektmanagement

Seit einigen Monaten setzt GE&PM nun vom Projektstart bis zum Ende der Inbetriebnahme auf die Hilfe der Projektmanagement-Software. Mit SO3 lässt sich direkt mit intelligenten Grafiken arbeiten. Auf diese Weise ist es möglich, 2D- und 3D-Anlagenlayouts mit synchronisierten Listen zu verknüpfen. Das stellt eine Datenlage her, aus der Mitarbeiter wichtige Informationen ableiten können, die im Projektgeschäft relevant sind. Zudem können nun alle Projektbeteiligten in einer Datenbank arbeiten. Jeder kann Daten eingeben und verwalten. Alle Projektbeteiligten sind bei Bedarf in Echtzeit eingebunden.

Durch die Flexibilität setzt das Tool in den verschiedenen Projektphasen unterschiedlich an. Dabei kommt SO3 bei GE&PM überall dort zum Einsatz, wo elektrische Komponenten verwendet werden und ein Team besonders auf internationaler Basis zusammenarbeitet: In der Verfahrenstechnik, Fördertechnik oder der Arbeitsplatzausstattung. Auch die elektrische Gerätebestellung wird mit SO3 abgewickelt.

Für Kunden von GE&PM bedeutet die Projektmanagement-Software deutlich Transparenz in puncto Projektstatus. Wenige zusätzliche Abstimmungs-Telefonate genügen, da dem gesamten Entwicklungs-Team dieselben, stets aktuellen Informationen zur Verfügung stehen. Die Kommunikation läuft vorwiegend über das SO3-Layout – unter anderem mittels digitalen „Post-its“ als Anmerkungen, Fragen und weiteren Informationen.

Der Autor Alexander Isakov ist Technischer Ansprechpartner für SO3 bei Vescon.