Homeoffice: 6 Schritte zum produktiven Remote-Arbeiten

Seit dem 16. März arbeiten alle Mitarbeiter der Matrix42 AG effektiv und sicher im Homeoffice. Das Unternehmen bietet Digital-Workspace-Management-Lösungen an, um Geräte, Anwendungen, Prozesse und Services sicher und konform zu verwalten. Mit dem jetzt veröffentlichten Sechs-Punkte-Plan für Remote-Arbeiten erhalten andere Unternehmen eine Empfehlung, wie sie während der Coronavirus-Krise ihren Mitarbeitern ein produktives Arbeiten zu ermöglichen.

„Die Coronavirus-Pandemie ist der Stresstest für Digitalisierung weltweit“, erklärt Oliver Bendig, CEO bei Matrix42. „Bereits jetzt ist klar, dass diese Krise digitales Arbeiten für immer verändert hat. Denn Arbeiten ist schon lange kein Ort mehr, sondern etwas, was ich tue. Das Investment in den digitalen Arbeitsplatz ist wichtiger denn je, um den Mitarbeitern ein flexibles und sicheres Arbeiten von zuhause aus zu ermöglichen. Damit kann jedes Unternehmen dazu beitragen, der Ausbreitung von COVID-19 entgegenzuwirken.“

Homeoffice: Vorbereitung auf Remote-Arbeitsplätze

Was auf den ersten Blick so einfach klingt, kann in der Praxis zu Schwierigkeiten führen, denn welches Unternehmen, das kein Start-up ist, ist schon zu 100 Prozent auf Remote-Arbeit vorbereitet? Es gilt zu klären: Ist die Infrastruktur dafür ausreichend ausgelegt und ist sie sicher vor Cyber-Angriffen? Verfügen alle Mitarbeiter über mobile Arbeitsgeräte? Und können diese Arbeitsgeräte ortsunabhängig verwaltet werden? Oliver Bendig hierzu: „Jetzt zeigt sich, dass während dieser Pandemie der digitale Arbeitsplatz das kritischste IT-Element ist. Denn es gilt für die IT, die richtige Balance zwischen Produktivität und Sicherheit für alle zu gewährleisten.“

Als Vorbereitung für das reibungslose Remote-Arbeiten hat bei Matrix42 ein Team eine Woche lang einen Business-Continuity-Plan getestet und umgesetzt. Im ersten Schritt erstellte das Team eine Risikoanalyse, um im Vorfeld die relevantesten potenziellen Problemfelder zu identifizieren und Lösungswege vorzubereiten. Dazu zählte beispielsweise die Frage, ob die Infrastruktur für über 400 Personen ausreichend sein würde oder wie die Erreichbarkeit der IT gewährleistet bleibe.

Homeoffice: Business Continuity gewährleisten

Die Erkenntnisse aus diesem Test lassen sich kurz zusammenfassen: Matrix42 kann 99,9 Prozent der Business Continuity auch bei vollständiger Remote-Arbeit sicherstellen. Falls es bei den Mitarbeitern zu einer schwerwiegenden Störung kommt, kann diese innerhalb von maximal 30 Minuten gelöst werden. Die IT-Administration stellt sicher, dass das normale Tagesgeschäft vollständig aufrechterhalten werden kann – egal, ob die Mitarbeiter mit einem Firmengerät oder einem privaten Gerätarbeiten.

Ein nicht zu unterschätzender Faktor war neben den technischen Themen auch die interne Kommunikation: So wurde der Test bereits zu Beginn allen Mitarbeitern über einen internen Newsletter per E-Mail und das Corporate Social Network mitgeteilt. Darüber hinaus wurde ein Emergency-Crisis-Team aus HR und IT gebildet mit dem Auftrag, alle Mitarbeiter täglich zu den Themen Sicherheit und Produktivität zu informieren.

Arbeiten während der Coronavirus-Krise – ein Sechs-Punkte-Plan:

1. Transparenz in der Infrastruktur schaffen: Hier gilt es zunächst Fragen zu klären wie: Habe ich als Unternehmen ausreichend Zugänge, sodass alle Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten können? Und wie erfolgt der Zugriff? Entscheidend für die Produktivität des Unternehmens sind die Faktoren Bandbereite, Verfügbarkeit der Telefone on-premise, ausreichend Serverkapazität und ausreichend Hardware.
2. Organisatorische Vorbereitung: Um bestmöglich für den Ernstfall vorbereitet zu sein, empfiehlt sich die Bereitstellung von Collaboration Tools wie Yammer oder Teams. So können sich die Kollegen bei Problemen über den Kanal auch gegenseitig helfen und überlasten nicht den Support. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Migration der Telefonanlage – im besten Fall – in die Cloud. Auf diese Weise können die Telefone auf die Homeoffice-Plätze umgeleitet werden. Auch die Gründung einer speziellen Task Force ist hilfreich.
3. Überprüfen der geschäftskritischen Applikationen: Erforderlich ist eine Analyse, welche Business Applications bereitgestellt werden müssen, damit alle Mitarbeiter weiter produktiv arbeiten können. Kann zum Beispiel auch die Buchhalterin von zuhause aus auf SAP zugreifen?
4. Überprüfung der Sicherheit: Sobald Mitarbeiter mobil arbeiten, vervielfachen sich auch die Angriffsvektoren. Nicht nur, weil wahrscheinlich einige Mitarbeiter auf ihren Privatgeräten arbeiten (müssen). Idealerweise richtet man virtuelle Desktops ein, so können alle Endgeräte relativ einfach und automatisiert gesichert werden.
5. Fehlerbehebung an privaten Geräten: Wie stelle ich Mitarbeitern, die zu Hause arbeiten, einen effizienten Service Desk zur Verfügung? Hier können Enterprise Service Management-Lösungen sehr effizient helfen. Ebenfalls geklärt werden muss die Frage, wie das Unternehmen mit Fällen umgeht, bei denen Mitarbeiter über Privatgeräte arbeiten und es aus diesem Grund zu einem Vorfall kommt. Hier empfiehlt sich eine pragmatische Herangehensweise, bei der immer die Produktivität der Mitarbeiter im Vordergrund steht.
6. Monitoring der Arbeitsbereiche: Zuletzt ist eine kontinuierliche Verfolgung und Meldung von Problemen in den Arbeitsbereichen und der Produktivität der Mitarbeiter, die von zu Hause arbeiten, zu empfehlen. Daraus sind dann gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen abzuleiten.

Homeoffice: Webinare zu Technologien und Praxis-Leitfäden

Auf die drängendsten Fragen rund um das Arbeiten im Homeoffice geben Experten von Matrix42 jetzt in kostenfreien Webinaren wertvolle Tipps und Tricks:

• Wie arbeiten ihre Mitarbeiter auch im Homeoffice produktiv und gleichzeitig sicher?
• Welche zusätzlichen Möglichkeiten zur Absicherung gegen neue Cyberattacken gibt es?
• Welche Lösungen werden benötigt? Und wie lassen sich diese schnell und praktikabel umsetzen?

Die Webinare finden zu folgenden Terminen statt:

• Neue Cyberbedrohungen in Zeiten von Corona: 26.03.2020, 14 – 15 Uhr
• Sicher arbeiten im Home-Office in Zeiten von Corona: 31.03.2020, 11 – 12 Uhr
• Datensicherheit für Home-Offices – Datenlecks im Voraus erkennen: 01.04.2020, 11 – 12 Uhr
• Experten-Runde: Digitales Arbeiten in Zeiten von Corona: 03.04.2020, 11 – 12 Uhr

Die Anmeldung erfolgt über die Matrix42-Webseite zu Covid-19, wo auch weitere Informationen rund um das Thema Homeoffice abrufbar sind. Wichtig: Wer sich für eines der Themen interessiert, aber keine Zeit für die Teilnahme an dem jeweiligen Webinar hat, kann sich einfach trotzdem anmelden. Alle Teilnehmer erhalten im Nachgang den Link zur Aufzeichnung per E-Mail.

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