ERP-Lösung in der Praxis: Ein Standard zum Maßschneidern

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Im Dezember 2013 verabschiedete die Europäische Kommission ein „Maßnahmenpaket für saubere Luft in Europa“, in dem sie Luftqualitätsziele zur Erhaltung der Gesundheit von Menschen und sensiblen Ökosystemen definierte. Dieses Ziel verfolgt das Unternehmen Keller Lufttechnik bereits seit 1903. Aus der Bauflaschnerei der Gründungszeit wurde bis heute ein weltweit tätiger Spezialist für das Erfassen und Abscheiden luftfremder Stoffe sowie die Begrenzung von Emissionen, wofür der Anlagenbauer maßgeschneiderte Absauganlagen, Filter und Komponenten entwickelt und produziert. Dabei gibt es für jeden Prozess die passende Lösung durch unterschiedliche Abscheidetechnologien wie Trocken-, Nass- sowie Emulsions- und Ölnebelabscheidung.
Die Kunden kommen aus nahezu allen Industriebereichen einschließlich Chemie, Pharmazie und Nahrungsmitteln sowie Automotive, Kunststoff und Recycling. Die Dienstleistungen reichen vom ersten Entwurf der Anlagen über die Montage und Inbetriebnahme bis zum After-Sales-Service. Das Familienunternehmen in vierter Generation ist in Deutschland flächendeckend durch Ingenieurbüros und Servicestützpunkte vertreten. Dazu kommen Tochterunternehmen in China, der Schweiz und den USA, drei Lizenznehmer und elf Auslandsvertretungen. 2014 erzielte das Unternehmen mit 345 Mitarbeitern einen Umsatz von 53 Millionen Euro.

Erste Wahl bestätigt sich

Der Online-Start des ersten ERP-Systems bei Keller fand schon 1998 statt. Nach einem intensiven Auswahlverfahren führte man nach einem einstimmigen Votum der Geschäftsleitung und Vertreter aller Abteilungen die ERP-Lösung PSIpenta der Berliner Psipenta Software Systems ein. „Begonnen haben wir mit der Version 3.0.4, mit der wir bis 2004 gearbeitet haben. Dann migrierten wir nach einem kompletten Re-Design mit neuen Auftragsstrukturen auf die Version 6.0.3, bis wir zum Jahresbeginn 2014 mit der Version 8.2 unsere Software auf einen aktuellen Stand brachten“, fasst Martin Steis, ERP-Systembetreuer und Koordinator, die ERP-Historie des Unternehmens zusammen.
Dass man nach acht Jahren schon aus technologischen Gründen ein Upgrade durchführen musste, war auch der Geschäftsleitung klar. Zum Jahresbeginn 2014 sollte unbedingt die neue Hard- und Software einsatzbereit zur Verfügung stehen, so das Ziel. „Dazu haben wir ein Minipflichtenheft erstellt und auch Konkurrenten von Psipenta eingeladen. Wir kamen aber rasch zu dem Entschluss, dass für uns PSIpenta immer noch die richtige Entscheidung war“, versichert Steis. Die neue Version sollte von Beginn an genauso laufen wie die abgelöste. Deshalb führte man keine neuen Module ein, sondern vernetzte die alten Eigenentwicklungen mit dem Standard, was durch VBA-Integration reibungslos ablief.

Bewährtes übernommen

Beispielsweise enthält die neue Software eine Ansprechpartnerverwaltung für den Einkauf. Die hatte Steis zuvor selbst für die alte Version programmiert. „Das neue Modul hätten wir für so manches Programm wieder anpassen müssen. Diese Zeit haben wir uns aufgrund unserer massiven Auftragslage nicht gegeben“, erzählt der ERP-Koordinator. Ein weiteres Tool, das übernommen wurde, war das Complaint Management – ein Reklamationstool. Da das alte Release für die Keller-Anforderungen nur über eine ungenügende Funktion verfügte, programmierte man eine eigene Lösung. „PSIpenta hat eine eigene Oracle-Datenbank, in die wir auch unsere Tabellen einbinden. Ich muss deshalb beim Programmieren von Schnittstellen auf keine weitere Datenbank zugreifen“, erläutert Steis, „Die Migration verläuft praktisch mit dieser Datenbank. Man erstellt seine Tabellen, verknüpft auf bestimmte Key-Felder und hat seine eigene Schnittstelle.“
So wurde die gesamte Aufgabe erfolgreich als IT-Projekt durchgezogen. Es gab keinen Stillstand und auch keine Schulungen, da sich die Mitarbeiter in der neuen Version sehr schnell wiedererkannten. Dadurch wurden auch die Key-User nicht wesentlich belastet und sie fehlten in ihren Abteilungen nicht wegen eines IT-Projekts. Aus diesem Kern- oder Projektteam bildete man im Zuge des Projekts ein ERP-Kompetenzteam als zentrale, bereichsübergreifende Plattform, um operative und strategische IT-Fragestellungen zu diskutieren, zu bewerten und zu priorisieren. Das Team trifft sich unter der Leitung von Steis einmal im Monat, um aus unternehmensweiter Sicht Probleme, Herausforderungen oder anstehende neue Programmierungen zu diskutieren. „Wir haben damit eine IPA im Kleinen“, charakterisiert Steis sein Team. IPA ist die unabhängige Interessenvertretung aller PSIpenta-Anwender, die in regionalen Arbeitskreisen zusammenarbeitet und sich einmal jährlich zu einer mehrtägigen Veranstaltung trifft.

Anwenderfreundliches ERP

Bei der Version 8 hebt Steis vor allem die Usability hervor: „Die ERP-Lösung ist angenehmer und anwenderfreundlicher geworden, beispielsweise durch den Speed-Button.“ Dieser erlaubt es, von einem Objekt über mehrere andere Objekte zu einem Zielobjekt zu springen, also vom Artikel direkt zu einer Stücklistenposition. Der Benutzer kann viel schneller blättern und hin und her wandern. Ein weiteres nützliches Modul ist für Steis die Datenhistorie, die Veränderungen protokolliert: „Auch diese Historie lässt sich einfach customizen, so dass man nur detailliert protokolliert, was man sehen möchte.“ Wenn jemand aus Versehen eine Zeichnungsnummer ändert, wird dies protokolliert und man erkennt relativ schnell, wo der Fehler liegt.      
„Vor allem schätzen wir die Offenheit und Flexibilität der Lösung und mit der VBA-Integration steht uns eine leistungsfähige Skripting-Engine zur Verfügung“, betont der Systembetreuer und meint: „Wir gönnen uns den Luxus, dass wir vieles selbst programmieren, was bei einer Migration übernommen werden muss.“ Für Steis bedeutet das mehr Effizienz und eine höhere Geschwindigkeit sowie eine größere Fehlerfreiheit, und da zählen Offenheit und Flexibilität zu den Vorteilen von PSIpenta. Auch die Rolle seines Softwarepartners als Dienstleister hebt er hervor, etwa bei der Hilfe via Hotline. Sein Resümee: „Wir sind der Meinung, bei Funktionalität und Investitionssicherheit seit 1998 das richtige System und mit Psipenta den richtigen Partner gefunden zu haben.“rt

Volker Vorburg arbeitet als freier Journalist in Vaihingen an der Enz.

  • Keller Lufttechnik entwickelt und produziert maßgeschneiderte Absauganlagen, Filter und Komponenten für das Erfassen und Abscheiden luftfremder Stoffe sowie die Begrenzung von Emissionen.
  • Martin Steis (rechts im Bild), ERP-Systembetreuer und Koordinator bei Keller Lufttechnik, ist mit der Weiterentwicklung des seit 1998 eingesetzten ERP-Systems PSIpenta zufrieden: „Wir haben das richtige System und den richtigen Partner gefunden.“
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