ERP-Lösung für den Sonderfahrzeugbau: Alle benötigten Funktionen an Bord

Wenn Baggerschaufeln Telefon- oder Internetleitungen durchtrennen, führt dies in nahegelegenen Betrieben oft zur Unterbrechung der Geschäftsprozesse. Richtig gefährlich wird es, wenn Gas- oder Versorgungsleitungen beschädigt werden. Um Unfälle dieser Art zu vermeiden und Tiefbauarbeiten generell kostengünstiger und schneller erbringen zu können, bietet die Germersheimer MTS GmbH Spezialfahrzeuge an.

Die steigende Nachfrage nach Saugbaggern führte zu einem stetigen Unternehmenswachstum. Diese konnte die bis dato eingesetzte Software jedoch bei weitem nicht mehr abbilden. Folglich entschieden sich die Verantwortlichen für eine Neuausrichtung der Abläufe und für eine neue Projektmanagement-ERP-Lösung des Anbieters ams.

Laut Serviceleiter Dominic Hurm, der auch die Projektleitung ERP bei MTS innehat, ist die neue ERP-Lösung die erste professionelle Geschäftssoftware, die bei MTS zum Einsatz kommt. Zuvor hatte man sich über mehrere Jahre mit einer reinen Fakturierungslösung beholfen.

Neue ERP-Lösung bei MTS: „Ein Schritt, den wir viel früher hätten gehen sollen“

„Nachdem die Unzulänglichkeiten der alten Software immer deutlicher zutage traten, entschieden wir uns für eine Neuimplementierung – einen Schritt, den wir viel früher hätten gehen sollen“, kommentiert Hurm. Im Januar 2018 ist das System inklusive einem integrierten Dokumenten-Management-System (DMS), das ebenfalls von ams stammt, in den Echtbetrieb, einige Zeit später folgte ein integriertes Rechnungswesen-Modul des selben Anbieters.

Die Projektleitung ERP teilt sich Dominic Hurm mit Alexander Herr, der nach seiner kaufmännischen Ausbildung schnell in diese Rolle hineinwuchs. Er erläutert: „Dass wir nun Buchungen absetzen, Bestände führen und genaue Inventuren durchführen mussten, bedeutete zunächst Mehrarbeit, zahlte sich aber sehr schnell aus, weil wir einen viel besseren Überblick über die Vorgänge erlangten.“ Die Ergebnisse sind bereits konkret sichtbar: Hatte MTS 2019 noch rund 120 Fahrzeuge gebaut, waren für es 2020 bereits 170.

Inklusive zeitlicher Puffer dauert der Bau eines Saugbaggers im Schnitt 12 Wochen. MTS kauft Trägerfahrzeuge bei den LKW-Herstellern ein. Diese besitzen je nach Kundenanforderungen zwei, drei oder vier, auf Wunsch auch hinten lenkbare Achsen. Auf den Trägerfahrzeugen bringt MTS den Behälter für die Aufnahme des Abraummaterials und den Hydraulikarm mit dem Saugschlauch an. Viele Komponenten sind frei wählbar, etwa die Größe des Behälters. Zudem können die Kunden festlegen, ob das Fahrzeug über Explosionsschutz verfügen soll und auf etwaigen Gasaustritt hinweist.

Um die notwendige Saugkraft zu erzeugen, werden leistungsstarke Ventilatoren benötigt, die MTS selbst konstruiert und baut. Da die Fahrgetriebe in ihrer Spezifikation nicht als Antrieb für einen Ventilator ausreichen, wird in den LKWs ein Zusatzgetriebe verbaut. Bei dessen Montage spielen verschiedene Parameter hinein, beispielsweise der Radstand oder die Beschaffenheit der Kardanwellen.

Alle benötigten Funktionen verfügbar

Durch die Art der Montage, mit vielen Zukaufteilen und einem gewissen Anteil an Eigenfertigung, die den Kunden eine große Variantenvielfalt bietet, bewegt sich MTS an der Schwelle zwischen Einzel- und Serienfertigung. Also durchaus ein anspruchsvolles Umfeld für eine ERP-Lösung und die Prozessgestaltung.

Projektleiter Hurm hält diese Prozessgestaltung in der neuen ERP-Lösung für deutlich mehr „Out-of-the-Box“ als bei vergleichbaren Systemen. Dies meint er jedoch keinesfalls einschränkend: „Es gibt im Grunde für jede unserer formulierten Anforderungen die entsprechende Funktionalität.“ Da verwundert es wenig, dass sich MTS, abgesehen von einigen individuell hinzuprogrammierten Dashboards, weitestgehend im Standard der Software bewegt. Die Releasefähigkeit ist in keiner Weise beeinträchtigt, der letzte Releasewechsel war laut Hurm Sache eines halben Tages. Auch für die Zukunft sind an dieser Stelle keine Probleme zu erwarten, zumal es viele der eigens programmierten Dashboards und weitere MTS-Zusatzfunktionen mittlerweile in den Standard geschafft haben.

Produktkonfigurator als zentrale Komponente

Eine wesentliche Rolle bei der Erstellung der Fahrzeuge spielt der integrierte Angebots- und Produktkonfigurator. Herr erklärt: „Das Konfigurationswerkzeug befindet sich als zentrales Element von Anfang an im Einsatz. Es unterstützt unseren kundenzentrierten Ansatz, die jeweils individuelle Abbildung der Fahrzeugausstattungen korrekt vorzunehmen.“

Stammstücklisten dienen dabei lediglich als Vorlage, auf deren Basis der Konfigurator die Auftragsstücklisten erstellt. Der gesamte Vorgang der Stücklistenerstellung wird auf diese Weise extrem beschleunigt.

Alexander Herr und Dominic Hurm sind nun dabei, eine zweite Version des Konfigurators einzuführen, die sich an dem Arbeitsfortschritt des Fahrzeugs und nicht an Baugruppen orientiert. Dies soll zu einer weiteren Verbesserung der Stücklistenerstellung führen. Ziel ist, noch mehr Effizienz bei der Erstellung einer Baugruppe über mehrere Abteilungen hinweg zu schaffen.

Zunehmend intensiv genutzt wird auch Funktionalität der „Strategischen Planung“. Vor allem der Einkauf arbeitet vermehrt mit den Terminen, die aus den hinterlegten Stücklisten hervorgehen. Auf Basis der Termindaten planen die Mitarbeiter die Materialbeschaffung und setzen Bestellungen ab. Ein wesentlicher Impulsgeber für den Einsatz des Planungs-Tools war auch der jüngste Ausbau der Produktionskapazitäten.

Nach der Fertigstellung einer weiteren Produktionshalle konnte die Zahl der Fertigungsstraßen von zwei auf vier verdoppelt werden. „Vor diesem Hintergrund brauchten wir eine zuverlässige und aussagekräftige strategische Planung. Insbesondere auch, um die Lagerhaltung optimieren und Just-in-Time-Lieferungen besser planen zu können“, fasst Alexander Herr zusammen. Es gelte so wenig Lagerbestände wie möglich für die Produktion vorzuhalten.

Transparenzgewinn durch ERP-Lösung

Insgesamt hat die Einführung der ERP-Lösung die erhofften Prozessverbesserungen bewirkt. „Wir können heute auf Knopfdruck betriebswirtschaftliche Auswertungen erstellen, kalkulatorische Daten mit einem Klick auf den Auftrag aufrufen und wissen sofort, ob wir Geld verdient haben oder nicht. Insgesamt hat das Unternehmen deutlich an Transparenz gewonnen, weil der Prozess von Anfang bis Ende durchgängig ist“, zeigt sich Dominic Hurm zufrieden.

Dabei ergeben sich im Betrieb immer neue Möglichkeiten, die Abläufe weiter zu digitalisieren und zu verbessern. Alexander Herr berichtet von einem Webshop für Ersatzteilhändler, der über eine Schnittstelle ans ERP angebunden wird. Geplant ist, dass die Händler ihre Bestellungen direkt über diesen Shop abgeben und die Daten automatisch ins ERP eingelesen werden.

Daraufhin kann beispielsweise der Einkauf nötige Bestellungen aufgeben. „Den gesamten Ersatzteileprozess wollen wir soweit digitalisieren, dass die Händler die benötigten Teile nicht mehr telefonisch durchgeben müssen und die Vertriebsmitarbeiter die Aufträge im System eingeben müssen“, sagt Herr. Das soll Zeit sparen, fehlerhafte Eingaben minimieren und die Lagerhaltung optimieren.

Neuer Taskmanager für bessere Kommunikation

Zudem kommt seit kurzem ein neu entwickelter Taskmanager von ams zum Einsatz. Das unternehmensweite Kollaborations-Werkzeug ist in der Lage, die interne und externe Kommunikation effizient zu bündeln und zu beschleunigen. Intensiv genutzt wird es bereits im Service, um Kundenanfragen oder Reparaturaufträge zentral anzulegen und deren Abwicklung nachzuverfolgen. Weil das Kollaboration-Tool direkt ans ERP angebunden ist, lassen sich Aufträge, Anlagenstamm oder Artikel ohne großen Aufwand hinterlegen und Bilder sowie E-Mails anhängen.

„Die Kommunikation ist insgesamt viel effektiver als über E-Mails. Denn zum einen lässt sich bei E-Mails in der Regel nicht nachvollziehen, ob der Empfänger sie gelesen und welche Aktivitäten er eingeleitet hat. Zum anderen kann es bei größeren Verteilern passieren, dass sich kein Mitarbeiter zuständig fühlt und, dass Kundenanliegen unbearbeitet bleiben“, fasst es Dominic Hurm zusammen.

Der Autor Herbert Dietlmeier ist Leading Expert Consultant bei ams.Solution.