ERP im Werkzeugbau: Das Unplanbare planen

Der deutschsprachige Werkzeugbau steht im Ruf, selbst ausgefallenste Kundenanforderungen zuverlässig zu erfüllen. Im Zweifel werden dazu die Grenzen des Machbaren immer noch etwas weitergeschoben. In der Regel haben es Werkzeugbauer dabei mit Projektlaufzeiten zwischen 12 und 24 Wochen zu tun. Um den Überblick zu bewahren, gilt es, sämtliche Unternehmensabläufe in einer durchgängigen Geschäftssoftware zu vernetzen. Nur dann wird es möglich, alle technischen und betriebswirtschaftlichen Informationen so zu steuern, dass sich die Budget- und Terminvorgaben zuverlässig einhalten lassen.
Angesichts der permanent steigenden Komplexität ist dies alles andere als trivial – vor allem wenn man bedenkt, dass der Hauptabnehmermarkt der Werkzeugbauer die Automobilindustrie ist, die mit Blick auf die Termin- und Preisgestaltung besonders hohe Ansprüche stellt.

Projekte mit vielen Unbekannten

Als Industrieausrüster muss sich der Werkzeugbau nahtlos in die Entwicklungs- und Produktionszyklen seiner Kunden einfügen. Daher stellen die Terminvorgaben unverrückbare Endtermine dar. Für den Projekterfolg ist es also essentiell, über eine treffsichere Planung zu verfügen, die sich fortwährend mit dem tatsächlichen Auftragsverlauf synchronisieren lässt.
Doch womit kann der Werkzeugbauer planen? Im Gegensatz zum Serienfertiger liegen ihm zum Projektstart weder Stücklisten noch Arbeitspläne vor, aus denen er einen belastbaren Terminplan ableiten könnte. Zu Auftragsbeginn ist die Wissenslage dünn: Abgesehen von den Informationen zu Termin und Geld geben ihnen ihre Auftraggeber zunächst einmal nur einige grundlegende Qualitätsanforderungen und Maße an die Hand. In der Regel läuft die Produktentwicklung beim Kunden parallel zum Werkzeugbau weiter. Genauere Spezifikationen und Zeichnungsdaten der mit den Werkzeugen zu fertigenden Teile treffen erst nach und nach ein.
Um trotz dieser eingeschränkten Sicht zu aussagekräftigen Prognosen zu kommen, brauchen Werkzeugbauer eine Grobplanung, die die zu erwartende Auslastungssituation aus den Angebotsdaten und den bereits eingelasteten Aufträgen errechnet. Eine solche Kapazitätsauswertung erfordert ein durchgängiges ERP-System, das die laufenden Daten aller Aufträge – auch der zu erwartenden Aufträge – zusammenführt. Demgegenüber gewähren Excel-gestützte Planungen, wie sie vielerorts noch immer angestrengt werden, nur den Blick auf den einzelnen Auftrag.

Strategisch planen

Ein ERP-System, das die Aufgabe der Grobplanung übernehmen kann, bietet beispielsweise das Unternehmen ams.Solution. Diese strategische Planung setzt auf Kapazitätssimulationen auf, mit denen der Vertrieb in der Angebotsphase überprüft, ob sich die vom Kunden geforderten Liefertermine halten lassen. Zusätzlich zu den Angeboten geht auch die Kapazitätsbelastung der bereits laufenden Projekte in die Simulation ein.
Auf der Grundlage dieser Multiprojektsicht ermittelt die Grobplanung ein zeitliches „Kapazitätsgebirge“ für jede einzelne Entwicklungs- und Produktionsressource des Werkzeugbauers. Da sich die strategische Planung und das Auftragsmanagement fortwährend synchronisieren, lassen sich Engpässe und Überlast-Situationen frühzeitig erkennen. Auf diese Weise kann der Vertrieb bereits vor der Abgabe eines Angebots einschätzen, wie dieses sich auf die vorhandenen Kapazitäten auswirken wird.
Aus der Vorkalkulation des Vertriebs leitet die strategische Planung die Basisdaten für den Ressourcenplan ab. Hierbei werden die bereits budgetierten Stunden als grob geplante Stunden den erforderlichen Ressourcen zugeordnet. Ausgehend von den Endterminen gehen zahlreiche weitere Eckdaten und Meilensteine in die Planung ein.
Damit lassen sich für den gesamten Auftrag die Termine bestimmen, zu denen eine Baugruppe konstruiert oder ein Beschaffungsvorgang abgeschlossen sein muss, damit Fertigung, Versand und Montage termingetreu ablaufen können.

Mitlaufende Kalkulation

Eine weitere zentrale betriebswirtschaftliche Herausforderung ist das Auftrags- und Projekt-Controlling. Zu jedem Zeitpunkt ihrer lang laufenden Kundenaufträge müssen sich Werkzeugbauer darüber Klarheit verschaffen, inwiefern der Projektfortschritt noch ihrer Kalkulation entspricht. Angesichts der geringen Margen, die der Markt noch bietet, ist es extrem wichtig, selbst geringfügige Budgetabweichungen so frühzeitig wie möglich aufzudecken.
Daher greift es zu kurz, wenn sich das Projekt-Controlling nur auf die Prüfung beschränkt, wie die Ist-Kosten zu einem Startbudget laufen. Da diese Sicht ausschließlich rückwärtsgerichtet ist, werden mögliche Schieflagen nicht früh genug erkannt. Weit entscheidender ist es deshalb, dass das Controlling die Ist-Kosten auch gegen die geplanten, das heißt aus aktueller Sicht bereits „erkennbaren Kosten“ verrechnen kann. Treten dabei Abweichungen zutage, so lassen sich Gegenmaßnahmen rechtzeitig ergreifen.
Hierzu bietet das ERP von ams eine Kostenträgerrechnung, die fortlaufend mit den aktuellsten Auftragsdaten aktualisiert wird. Auf diese Weise erhalten die Anwender eine mitlaufende Kalkulation, die ihnen ebenso frühzeitig wie präzise aufzeigt, ob und inwieweit die Kostenentwicklung eines Projekts mit der Angebotskalkulation noch über-einstimmt. Die Kostenträgerrechnung liefert eine Voll- und Teilkostenbetrachtung nach vier Deckungsbeitragsstufen. Neben Budget, Soll- und Ist-Daten lassen sich auch prognostizierte Abweichungen berücksichtigen und pflegen.
Die gilt auch für die aus aktueller Sicht schon erkennbaren möglichen Kosten. Somit lassen sich die Ergebnisse zu jedem Projektzeitpunkt hochrechnen.
Da sich die Daten nach Deckungsbeiträgen sortieren lassen, können die Verantwortlichen im Fall des Falls präzise ausmachen, welche Projektteile wie stark aus dem Ruder zu laufen drohen. Hierzu bietet das ERP die Möglichkeit, von einem Projekt auf die zugehörigen Haupt- und Unterbaugruppen sowie bis zu den Einzelteilen und Arbeitsschritten zu gelangen.
Das Projekt-Controlling nutzt Daten der Zeitwirtschaft und der darin integrierten Betriebsdatenerfassung. Da die Meldungen online erfolgen, fließen sämtliche Personal- und Maschinenzeiten sowie Betriebsdaten umgehend in die Kapazitätsentlastung ein. Somit kann der Werkzeugbauer den Arbeitsfortschritt in Echtzeit ermitteln.

Integrierte Zeitwirtschaft

Zusätzlich zu den Bedienzeiten interessieren sich Werkzeugbauer aber auch für die präzise Erfassung der mannlosen Maschinenlaufzeiten. Diese Anforderung ergibt sich aus einer prozessualen Besonderheit des Werkzeugbaus: Ist ein Bauteil oder Werkstück auf einer Maschine eingerichtet, so arbeitet die Maschine selbstständig ein CNC-Programm beispielsweise zum Fräsen und Erodieren ab, ohne dass Mitarbeiter den Ablauf überwachen müssen. Bei entsprechend großen Formen dauert der Fertigungsprozess oft mehrere Stunden.
Um diese so genannten Geisterschichten präzise zu erfassen, gilt es, die Werker- von den Maschinen-bezogenen Auftragszeiten zu trennen. Erst dann lassen sich die jeweils anfallenden Kosten den ihnen entsprechenden Kostenstellen exakt zuordnen.
Für diese Aufgabe erlaubt die Zeitwirtschaft des ERP-Systems das Umschalten von der Arbeits- auf die Maschinenzeiterfassung. Rüstet ein Werker eine Maschine seines Maschinenparks, so meldet er sich mit Auftragsbezug an. Sobald diese dann ihren Teil des Fertigungsprozesses automatisiert durchführt, endet die „werkerbezogene Auftragszeit“. Die Zeitwirtschaftslösung wechselt erst dann wieder zur Arbeitszeiterfassung, wenn sich der Werker mit neuem Auftragsbezug anmeldet, um die Maschine umzurüsten.

Sämtliche Zahlen lassen sich auf Geschäftsbereichsebene verdichten. Auf diesem Weg erhält das Management Kennzahlen für das gesamte Unternehmen. Zum einen gewährt das ERP einen raschen Überblick über die aktuelle Leistung des gesamten Unternehmens und liefert zum Beispiel Kennzahlen zu Betriebsleistung, Umsatz, Auftragseingang oder Angebotsentwicklung, zum anderen liefert es auch projektübergreifende Kennzahlen zu allen bereits abgeschlossenen Aufträgen. Mit dieser zusätzlichen Sicht lässt sich der betriebswirtschaftliche Erfolg ganzer Abteilungen oder auch Geschäftsfelder bewerten. Nicht zuletzt macht es die projektübergreifende Sicht den Unternehmen möglich, ihre Kalkulationen zu optimieren. Da sie präzise sehen, in welchen Teilprojekten sie welche Deckungsbeiträge erzielen, können sie ihren Kunden über strategische Preise attraktivere Angebote machen als der Wettbewerb, ohne die Existenz des Unternehmens zu gefährden. jbi  

Paul-Gerhard Schmidt ist Unternehmensberater bei ams.Solution.