ERP: Fünf Tipps für effiziente Prozesse

Systeme für das Enterprise-Resource-Planning (ERP) gewinnen weiter an Bedeutung. Laut Bitkom arbeitet in Deutschland bereits jedes dritte Unternehmen damit, weitere 21 Prozent planen die Einführung. Dennoch ist die Euphorie nicht ungebrochen. Dies zeigt etwa der ERP-Report 2017 von Panorama Consulting Solutions. Proalpha zieht daraus Schlüsse.

Im Rahmen des Reports bewerten 26 Prozent der Befragten die ERP-Einführung in ihrem Unternehmen als Fehlschlag. Bleibt die Frage, ob es einen Masterplan für erfolgreiche ERP-Einführungen gibt. Antworten und Tipps von proALPHA.

Was sollten Unternehmen bei der ERP-Einführung bedenken? Entscheidend ist diese Frage vor allem für Betriebe aus dem Mittelstand. Denn gerade sie sind auf möglichst reibungslos ablaufende ERP-Einführungen und dauerhaft zukunftsfähige Systeme angewiesen, um international konkurrenzfähig bleiben zu können. Erste Antworten liefert ein Blick auf die Trends und Intentionen, die hinter den ERP-Investitionen stehen und sie seit geraumer Zeit spürbar ansteigen lassen.

ERP-Systeme als Rückgrat der digitalen Unternehmenssteuerung

Wichtigste Triebfeder für die Einführung von ERP-Systemen ist in nahezu allen Branchen die zunehmende digitale Vernetzung – in produzierenden Unternehmen bekannt unter dem Stichwort Industrie 4.0. Diese Vernetzung erzeugt Millionen neuer Datensätze über sämtliche Objekte und Prozesse im Unternehmen. Wertvoll und für die Unternehmenssteuerung wirklich nutzbar werden diese Informationen jedoch erst, wenn ein übergeordnetes System sie bündelt und verfügbar macht. Diese Rolle übernehmen moderne ERP-Systeme. Sie sind die neuen Integrationshubs in den Betrieben und bilden damit das digitale Rückgrat der Unternehmenssteuerung.

5 Tipps

Aus dieser Rollenbeschreibung lassen sich wertvolle Tipps für den Aufbau und die Einführung bedarfsgerechter ERP-Lösungen ableiten. Die fünf wichtigsten auf einen Blick:

Tipp 1: Vorhandenes Prozesswissen in die Planung einbinden

ERP-Systeme haben als Integrationshubs die Aufgabe, sämtliche Glieder einer Wertschöpfungs- und Produktionskette miteinander zu verbinden und so die Geschäftsprozesse zu optimieren. Das kann nur gelingen, wenn das ERP und die Prozesse strukturell wie organisatorisch aufeinander abgestimmt sind. Um dies zu erreichen, sollte vorhandenes Prozesswissen konsequent eingebunden werden. Denn oft scheitern ERP-Lösungen, weil Unternehmen im Projekt mit dem externen ERP-Anbieter nicht diejenigen Mitarbeiter einsetzen, die sich mit den Prozessen wirklich auskennen. Dabei ist gerade deren Input und Kooperation entscheidend für die Umsetzung.

Tipp 2: Systematisch offen für Neues bleiben

Der ERP-Horizont weitet sich mit fortschreitender Digitalisierung und Vernetzung. Umso wichtiger ist eine Lösung, die sich mithilfe bedarfsgerechter Funktionspakete modular und sukzessive ausbauen lässt. Dies erfordert eine Systemarchitektur, die Erweiterungen jederzeit zulässt. Durch sie lassen sich bislang separierte Aufgaben und Funktionen schnell und einfach ins ERP einbinden – unter anderem über bedarfsgerecht konfigurierte Zusatzmodule. Solche Module sollten etwa für das Customer Relationship Management (CRM), das Dokumentenmanagement und für Business Intelligence bereit stehen.

Tipp 3: Bereit für das Internet der Dinge sein

Ausgestattet mit entsprechenden Analysefähigkeiten sind ERP-Systeme auch für das Internet der Dinge (IoT) gerüstet. Denn damit lassen sich etwa von Maschinen und Prozessen automatisch erzeugte Daten intelligent und in Echtzeit analysieren. Doch wie gelangen diese Daten ins ERP? Hierbei kommt es auf die Integrationsfähigkeit des ERP an. Der Grund: Die Daten werden zum Beispiel von Sensoren und RFID-Chips gesammelt. Die Anbindung dieser Systeme ermöglicht eine ERP-Integrationsplattform wie die Integration Workbench (INWB) von proALPHA. Diese vernetzt Drittsysteme aller Art mit dem ERP – flexibel und beliebig skalierbar hinsichtlich der Schnittstellenanzahl und des Datenvolumens.

Tipp 4: Cloud-Vorteile „made in Germany“ nutzen

Das Internet der Dinge stellt den Mittelstand vor weitere Herausforderungen. Um sie zu meistern, müssten viele Unternehmen ihre begrenzten IT-Ressourcen schneller und massiver ausbauen, als es finanziell und organisatorisch machbar ist. Die Alternative: Mit einem ERP aus der Business Cloud gewinnen mittelständische Unternehmen an Skalierbarkeit und Sicherheit zugleich – sofern es sich um eine Cloud „made in Germany“ handelt. Weitere Vorteile von ERP aus der Cloud: Hohe Anfangsinvestitionen in Hard- und Software entfallen, die Flexibilität steigt – etwa im Hinblick auf die schnelle Anbindung neuer Standorte.

Tipp 5: Welten verbinden, um über Grenzen zu gehen

Apropos Anbindung: Bei Auswahl und Aufbau eines ERP sollten Interessenten darauf achten, dass der Einsatz über nationale und technische Grenzen hinweg jederzeit möglich ist. Das beginnt schon bei der Sprache und im Hinblick auf regionale rechtliche Anforderungen. Ein geeignetes ERP-System unterstützt Anwender deshalb mit zahlreichen Sprach- und Landesversionen. Ein weiterer Schlüssel ist die Möglichkeit der Vernetzung mit weiteren Systemen, auch über die eigenen Unternehmensgrenzen hinaus. Beispielhaft dafür steht die Anbindung von Lieferanten und Kunden mithilfe vollständig integrierter Web-Portale. Darüber kann jeder berechtigte Nutzer auf für ihn bestimmte Daten aus dem ERP zugreifen – von jedem Ort der Welt aus, in Echtzeit und online mit geeigneten Endgeräten aller Art.

ERP-Anforderungen entwickeln sich dynamisch

Die Anforderungen an ERP-Systeme werden größer, die Einsatzfelder immer breiter. Daher kann es keine Patentlösung für die ERP-Einführung geben. Klar ist aber, in welche Richtung es geht: ERP wird als Integrationshub und digitales Rückgrat der Unternehmenssteuerung eine immer größere Rolle spielen. Wer dies in den genannten Bereichen schon bei der ERP-Planung und -Einführung berücksichtigt, ist langfristig gut aufgestellt und bereit für die Zukunft. 

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