Entwicklungskosten Entwicklungskosten im Maschinenbau kontrollieren und genau kalkulieren

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Viele Hersteller verfehlen die selbstgesteckten Kostenziele für neue Produkte, weil Mittel und Methoden für eine wirksame Kontrolle der Entwicklungskosten und Budgets über die Projektlaufzeiten hinweg fehlen. Die Software Classmate Costpilot von Simus Systems befähigt die Vernetzung der Daten zu einer fortschreitenden, mit dem Projekt wachsenden Kalkulation.

Bei starkem Preiswettbewerb, kürzeren Innovationszyklen, wachsender Variantenvielfalt und wechselnden Konjunkturphasen stehen die Entwicklungs- und Herstellungskosten neuer Produkte im Fokus. Doch trotz Zielkostenrechnung und entwicklungsbegleitender Konstruktion haben viele Maschinen- und Anlagenbauer ihre Kosten nicht im Griff. Während die Hersteller mit technischen Innovationen hervortreten, sind sie auf dem Kostenauge blind.

Zwar werden in vielen Unternehmen Zielkosten festgelegt – für das gesamte Produkt und einzelne Baugruppen, seltener für besondere Kostentreiber oder sogar einzelne Bauteile. Doch häufig werden diese während der Konstruktionsphase nicht aktualisiert oder kontrolliert. Die Gründe dafür sind vielfältig und in jedem Unternehmen anders verteilt.

Kalkulation von Entwicklungskosten soll konkretisiert und aktualisiert werden

Erst in der Produktionsphase, wenn die Aufwände neu bewertet und die tatsächlichen Kosten ermittelt werden, deckt man massive Kostensteigerungen auf. Doch die Ursachen bleiben im Dunklen und Änderungen aus Zeit- und Kostengründen aus. Der hohe Aufwand, die Risiken und Fehlerquellen der Projektkalkulation werden durch fehlende Digitalisierung verstärkt. Eine Tabellenkalkulation kann weder die Lücke zwischen ERP- und CAD/PDM-Systemen schließen, noch eine Software für das Controlling von Entwicklungsprojekten ersetzen.

Damit dies anders werden kann, muss die Kalkulation eines Entwicklungsprojektes dem Charakter und Vorgehen der Produktentwicklung entsprechen. Man beginnt mit groben Ideen und Vorgaben, die allmählich Gestalt annehmen und konkreter werden. Die meisten Projekte im Maschinen- und Anlagenbau setzen auf Vorläufern auf. Viele enthalten Subsysteme und Module, die verändert werden. Entsprechend muss die Kalkulation einerseits Schätzwerte und Ergebnisse von Regressionsanalysen, andererseits bekannte Kosten von Kauf- oder Fertigungsteilen enthalten.

Während des Projekts sollte die Kalkulation mitwachsen, konkretisiert und aktualisiert werden. Diese „fortschreitende Kalkulation“ dokumentiert zugleich wichtige Änderungen in Form von „eingefrorenen“ Datenbeständen, die sich später wieder abrufen lassen. Anfangs werden Baugruppen und Bauteile mit Schätzpreisen belegt. Die verwendeten Preisquellen wie Regressionsanalyse, bekannte Herstellkosten, Einkaufsinfosatz oder Kontraktpreis werden übersichtlich dargestellt – und müssen im Laufe der Entwicklung durch sichere Werte ersetzt werden. Diese Vorgehensweise senkt den Anfangsaufwand und belohnt die Arbeit an der fortschreitenden Kalkulation durch höhere Qualität.

Fortschreitende Kalkulation von Entwicklungskosten

• Beginnt mit „weichen“ Zahlen, die im Projektverlauf erhärtet werden

• Tauscht wichtige Informationen mit Fremdsystemen aus

• Unterstützt regelmäßige Aktualisierungen

• Dokumentiert kostenrelevante Entscheidungen

• Transparenz über Kostenziele, Abweichungen, Kostentreiber, Entwicklungsstände

• Ebnet einen klaren Weg zu den definierten Zielkosten

Automatische Optimierung der Kalkulation

Üblicherweise nimmt die Treffsicherheit der entwicklungsbegleitenden Kalkulation ab, je länger ein Entwicklungsprojekt andauert. Die Daten veralten, volatile Marktpreise für Rohmaterial und Zukaufteile werden nicht angepasst und Voraussetzungen ändern sich gegenüber der Ausgangslage. Verzögerungen und Kostenunschärfe entfalten Wechselwirkungen, die oft für massive Verfehlungen der Kostenziele in der Produktentwicklung verantwortlich sind.

Zum Konzept der fortschreitenden Kalkulation gehören dagegen permanente Verbesserungen der Kalkulationsqualität. Einerseits werden Preisquellen wie beschrieben konkretisiert, andererseits werden Kosteninformationen detailliert ergänzt und aktualisiert. Darüber hinaus bringen automatische Importe aus unterschiedlichen Datenquellen wie Excel, ERP- oder PDM-Systemen die verwendeten Daten auf den aktuellen Stand.

Kostenziele definieren und überwachen

Die fortschreitende Kalkulation erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass zu Beginn der Entwicklung definierte Kostenziele eingehalten werden. Dabei müssen unterschiedliche Varianten, verschiedene Szenarien für Best- oder Worst-Cases, abweichende Absatzzahlen, verschiedene Standorte oder Währungsrisiken berücksichtigt werden.

Die Wirksamkeit der Zielkostenüberwachung wächst mit einem regelmäßigen Projektreporting. Gute Kalkulationssoftware unterstützt dabei durch automatische Routinen sowie übersichtliche Grafiken und Wertetabellen.

Digitalisierung der Zettelwirtschaft

In den üblichen Werkzeugen der Produktentwicklung ist die Kostendimension kaum verankert. Kostenrelevante Informationen befinden sich in ERP-Systemen, die für Entwickler eher unzugänglich sind. Die klaffende Lücke dazwischen schließt meist eine Tabellenkalkulation. Dies stellt nicht viel mehr als eine Digitalisierung der Zettelwirtschaft dar: Fehlende Schnittstellen, fehleranfällige Handarbeit in unübersichtlichen Tabellen, Inkonsistenz und mangelnde Dokumentation der Daten, fehlende Kontrolle über Projektstände, Aktualisierungen und Varianten sind nur einige der damit verbunden Probleme.

Mit classmate Costpilot zur fortschreitenden Kalkulation der Entwicklungskosten

Mit classmate Costpilot hat Simus Systems eine Kalkulationsplattform entwickelt, die das fortschreitende Controlling von Entwicklungsprojekten in die vorhandene IT der Produktentwicklung integriert. Die neue Lösung übernimmt Preisinformationen aus ERP-Systemen wie SAP, Kalkulationsprogrammen und PDM-Lösungen als dynamische Datenquellen. Mit umfassenden Schnittstellen verbindet classmate Costpilot die von Entwicklungsprojekten betroffenen Bereiche auf komfortable Weise und eröffnet als browserbasiertes Produkt einen einfachen Zugang für alle Anwender.

Der Autor Dr. Thomas Tosse ist Inhaber der Agentur Hightech Marketing mit Sitz in München.