Effizienzfalle Outsourcing: Engineering-Aufgaben richtig vergeben

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Die Engineering-Last steigt durch komplexere Produkte und kürzere Entwicklungszyklen – Outsourcing ist eine Lösung, kann aber weitere Aufwände schaffen – wie lässt sich der „Spielraum“ erweitern?

Konstrukteure und Entwickler haben heute wenig Zeit, die sie verschwenden können: Während die Produkte und Fertigungsschritte zunehmend an Komplexität gewinnen, steigt der Druck durch immer kürzere Entwicklungszyklen. Ein Mittel, um das Pensum zu schaffen, ist das Outsourcing an Engineering-Dienstleister. Daher gilt es, auch beim Outsourcing einzelner Entwicklungsprozessschritte darauf zu achten, dass die Administration nicht die Entlastung der internen Ressourcen wieder auffrisst.

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Text: Mario Mosel

Mario Mosel ist Diplom-Kaufmann für Logistik & Personal und Chief Product Officer (CPO) bei simpressive. Ziel des Bremer Start-ups ist die Entwicklung digitaler Standards für das Outsourcing von Engineering-Prozessen (Engineering Process Outsourcing).

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Es steht außer Frage: Konstrukteure sollten keine Zeit mit dem übermäßigen Ausfüllen von Excellisten und anderen administrativen Tätigkeiten vergeuden. Genauso wenig sollten sie Software nutzen müssen, deren Daten in Softwaresilos untergehen, um etwa Aufträge in die Wege zu leiten oder Abstimmungen mit dem Dienstleister zu treffen.

Wie lassen sich die Bedingungen für Konstrukteure verbessern, um insbesondere Outsourcing-Projekte erfolgreich zu managen?

Mehr Spielraum für Effizienz in Engineering- und Outsourcing-Projekten

Man kann darüber streiten, inwiefern es sinnvoll ist, die Arbeit von Konstrukteuren und Entwicklern mit einem Spiel zu vergleichen. Ohne Frage ist es ein kreativer Prozess, der von wachsender Administration stärker gehemmt werden kann, als andere Aufgaben im Unternehmen. Ein simpressive-Kunde sagte jedoch einmal: „Wir Konstrukteure wollen doch einfach nur spielen, also konstruieren.“ Führungskräfte hingegen raunen ihren Mitarbeitenden mitunter entgegen: „Der soll gefälligst seinen Job machen!“.

Dieses scheinbare Gegeneinander löst sich auf, wenn wir uns bewusst machen, dass die Führungskräfte und die Konstrukteure eigentlich das gleiche Ziel verfolgen: Dass sich Letzterer auf seine Kernaufgabe konzentrieren kann, um damit den Anteil wertschöpfender Tätigkeiten so groß wie möglich zu halten. Nur sieht die Realität leider ganz anders aus. Es fehlt vor allem an den richtigen Software-Tools und Methoden.

Softwaresilos: Der moderne Friedhof der Effizienz

Insbesondere in Projekten, bei denen Tätigkeiten an externe Engineering-Dienstleister vergeben werden, sind beide Seiten viel zu sehr mit administrativen Tätigkeiten beschäftigt. Lastenhefte müssen gemeinsam definiert, vom Dienstleister bewertet, mit dem Einkauf verhandelt und letztendlich durch den Auftraggeber freigegeben werden. Bei der Vergabe im Werkvertrag kommen darüber hinaus Compliance-Regeln hinzu, die analog kaum einzuhalten und schon gar nicht sauber dokumentiert werden können. Kommt es während der Umsetzung zu Änderungen, beginnt das Prozedere von vorne. Eine unendliche Karussellfahrt beginnt.

Will ein Konstrukteur umfangreiche Projekte abteilungsübergreifend und mit externen Partnern beschreiben, bepreisen, bestellen und durchführen, greifen alle Beteiligten dafür auf verschiedene Tools zurück. Dies führt zu unzähligen Medienbrüchen und Sachständen, während Informationen verloren gehen oder mehrfach angelegt werden müssen. Kein Wunder, da für die Vergabe und die Abwicklung externer Dienstleistungen kaum Tools zur Verfügung stehen. Deswegen muss fast immer das vermeintliche „Allheilmittel“ Excel ran. So produzieren die Verantwortlichen am Ende eines Projekts wieder einmal Unmengen an Exceltapeten, die fehlerhaft und schlecht auswertbar sind. Eine zentrale Bearbeitung ist so nicht möglich – insbesondere bei projekt- und parteienübergreifender Nutzung.

Dabei könnte die Lösung einfach sein. Die Schlagworte dazu können wir schon längst nicht mehr hören und trotzdem finden sie im Arbeitsalltag eines Konstrukteurs nur wenig Platz. Sie lauten unter anderem Digitalisierung, Agilität, Business Intelligence und SaaS-Tools. Aber was heißt das für die Konstrukteure und die Vergabe von Dienstleistungen?

Der Weg zur Agilität: Zentrale SaaS-Plattform

Der Weg ist oft noch weit, doch stellen wir uns einmal die perfekte Welt vor: Eine zentrale SaaS-Plattform bildet für alle internen wie externen Parteien die Basis für die Vergabe, die operative Abwicklung und das Controlling von Projekten. Diese Plattform deckt alle Prozesse von der Definition bis zur Abnahme und Auswertung einer Dienstleistung ab. Die bis dato in dezentralen Softwaresilos schlummernden Daten sind nun einfach nutzbar. Dank intelligenter Funktionen definieren die Konstrukteure die zu vergebenden Dienstleistungen deutlich schneller als bisher. Eine automatisierte Preisfindung beendet diverse Abstimmungsschleifen zwischen Dienstleistern und dem Einkauf. Klare Compliance- und DSGVO-Regeln sorgen für eine einwandfreie und nachvollziehbare Zusammenarbeit. Zusätzlich dazu unterstützen Kanban-Boards und Chats während der Umsetzung die Abstimmung zwischen den Parteien und stellen eine dokumentierte Kommunikation sicher, die insbesondere bei Werkverträgen wichtig ist. Umfangreiche Reports und Analyse-Funktionen helfen den Projektmanagern auf beiden Seiten bei der Planung und bieten dem Einkauf  Zahlen und Daten für zukünftige Verhandlungen.

Gesamtprozess bei Optimierung entscheidend

Ein häufiges Hemmnis bei der Einführung eines solchen Tools ist, dass es für die Verantwortlichen schwierig ist, deren wirtschaftlichen Nutzen zu bewerten. Das liegt daran, dass viele kleine und größere Effizienz-Zahnräder ineinander greifen, sodass Optimierungspotenziale nicht nur eine Stelle betreffen. Es geht also darum, den Gesamtprozess bei der Vergabe und Abwicklung von externen Dienstleistungen zu betrachten und zu optimieren. Der Fokus liegt auf der Reduzierung von administrativen, redundanten und ineffektiven Tätigkeiten – nur so können alle Beteiligten besser zur Wertschöpfung beitragen.

Fazit

Outsourcing ist eines der Mittel, um Zeit für Effizienz zu schaffen – in der Realität wird der Gewinn durch diese Lösung jedoch teils zur Quelle zusätzlicher Administration. Mithilfe heutiger Mittel wie SaaS, Agilität und Fokus auf dem Gesamtprozess lässt sich die Situation aber tatsächlich optimieren. So steigt auch Zufriedenheit und Identifikation der Konstrukteure: Sie dürfen endlich wieder viel mehr „spielen“ und die Effizienz steigt.

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