Smarte Dokumentationsprozesse Dokumentationssystem für Lieferanten aus der Cloud

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Eine vollständige Lieferantendokumentation ist ein integraler Bestandteil im Maschinen- und Anlagenbau, wenn es darum geht, die erforderlichen Leistungen für die Auftragsabwicklung zu erbringen. Ein effizientes Dokumentationssystem ermöglicht automatisierte Prüf- und Freigabeprozesse entlang der Supply Chain.

Um ihre internationale Spitzenposition zu sichern, setzen immer mehr Anbieter auf moderne Technologien zur digitalen Transformation. Das Spektrum reicht von Initiativen in Bereichen wie dem Internet of Things (IoT) mit seinen vernetzten Anlagen und Maschinen, über Industrie 4.0 und Smart Factory bis hin zu Big Data und Künstlicher Intelligenz (KI). Wie sich eine intelligente Digitalisierung auf interne Prozesse im Maschinen- und Anlagenbau auswirkt, zeigt folgende Case Study.

Auf dem Weg zur Ende-zu-Ende Digitalisierung

Der KSB Konzern zählt zu den führenden Anbietern von Pumpen, Armaturen und zugehörigen Systemen. Das 1871 in Frankenthal gegründete Unternehmen ist mit seinen mehr als 15.000 Mitarbeitenden weltweit vertreten. Vor der Einführung einer cloud­basierten Lieferantendokumentation tauschten Projektpartner und Lieferanten Informationen per E-Mail und Dateianhängen aus. Eine konzernweite, zentral gesteuerte Ablagestruktur existierte nicht. Stattdessen waren wichtige Auftragsinformationen in diversen Postfächern oder in abteilungsinternen Systemen gespeichert. Die Folge: Für die Projektbeteiligten war es oft sehr aufwendig und zeitintensiv, bestimmte Informationen zu finden oder den aktuellen Status von Dokumentationsbestandteilen zu ermitteln. Allein der Aufwand für die Terminverfolgung zur Beschaffung der benötigten Unterlagen betrug für jedes einzelne Projekt rund 130 Stunden.

Das Unternehmen entschloss sich daher, als Teilprojekt der „digitalen Fabrik“ ein zentrales, cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) als gemeinsame Datenumgebung für die digitale Steuerung der Lieferantendokumentation mit transparenten, schlanken Prozessen einzuführen. Dabei lag ein besonderes Augenmerk auf der SAP-Anbindung zur Verknüpfung von Kundenauftrags- und Bestellnummern mit der technischen Dokumentation. Zur Risikominimierung und Vermeidung von Vertragsstrafen standen auch eine automatische Terminverfolgung mit Erinnerungsfunktion sowie Auswertungsmöglichkeiten von Lieferperformance und Termintreue auf der Anforderungsliste.

Ziel war es, einerseits Lieferanten besser in den Prozess zu integrieren, um proaktiv auf Probleme hinweisen zu können, und andererseits dem Kunden gegenüber transparenter aufzutreten und die erbrachten Leistungen noch besser abzubilden. Bei der Auswahl der passenden Software spielten eine moderne Benutzeroberfläche sowie einfache Bedienung eine große Rolle. Weitere Auswahlkriterien waren unter anderem eine hohe Umsetzungsgeschwindigkeit und die Erfahrung mit weltweiten Rollouts.

Intelligente Lieferkette: Welche Rolle die Cloud und Low-Code dabei spielen

 Dokumentationssystem ermöglicht optimierte Abläufe 

Ein prozessorientiertes, cloudbasiertes Dokumentationssystem für Lieferanten ermöglicht den Unternehmen, die definierten Ziele zu erreichen. Projektunterlagen sind seither zentral abgelegt und weltweit verfügbar – ein Webbrowser mit Internetverbindung genügt für die vollständige Nutzung. Alle am Auftragsmanagement Beteiligten sowie sämtliche Zulieferer können entsprechend ihrer Zugriffsberechtigungen jederzeit den aktuellen Dokumentationsstand abrufen. Die Transparenz hinsichtlich Projektstatus, Dokumentationsumfang, Freigaben und Revisionen ist somit jederzeit gegeben.

„Der Zugriff auf die digitale Lieferanten­dokumentation ist flexibel handhabbar. Wenn wir einen neuen Zulieferer, beispielsweise aus Chile, hinzufügen, kann sich dieser genauso einfach anmelden wie der Zulieferer aus Frankreich – ohne Software installieren zu müssen“, so Christian Strobl, Operativer Einkauf Pumpen & Systeme Pegnitz KSB.

Der Zugriff auf die digitale Lieferanten­dokumentation ist flexibel handhabbar.

Christian Strobl, KSB Pegnitz

Auch die Verantwortlichen der Kundendokumentation profitieren von dem neu eingeführten System. Mit dem intelligenten Massen-Upload werden Unterlagen, die vom Kunden kommen, automatisch nach den Vorgaben von KSB umbenannt und inklusive der Kommentare den korrekten Bestellpositionen eines Auftrages zugeordnet. Dies gilt auch für Dokumentationsbestandteile von Lieferanten. Zuvor erfolgte die Anpassung der Dateinamen an die Auftragsnummer und Positionsbezeichnungen manuell und mit hohem Zeitaufwand. Nun werden die korrekten Bezeichnungen der Dateien automatisch generiert. Es existiert nur noch eine Umgebung für die gesamte Kommunikation sowie Dokumentensteuerung und -bearbeitung mit Lieferanten und Kunden.

„Conveniance Features“ erleichtern die Zusammenarbeit

So erstellen die Mitarbeitenden direkt im Web­browser Anmerkungen zu Dokumenten (Annotationen), die wahlweise nur intern lesbar oder für alle Beteiligten zugänglich (öffentlich) sind. Die Zeitreisefunktion erlaubt eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Dokumentenerstellung. Alle Änderungen, von der ersten bis zur letzten Revision, sind bei Bedarf abrufbar.

Der KI-gestützte Dokumenten-Chat unterstützt dabei, wertvolle Ressourcen einzusparen. Hier werden gezielte Fragen zu umfangreichen Unterlagen wie Betriebs­anleitungen, Anlagendokumentationen oder Prüfanweisungen gestellt. Die KI durchsucht diese Inhalte, extrahiert relevante Informationen und liefert präzise Antworten in natürlicher Sprache. So werden Missverständnisse und zeitaufwendige manuelle Suchen vermieden.

KI-gestützte Verarbeitung mit einem Dokumentationssystem

Die KI kann auch umfassende Fragenkataloge automatisch vervollständigen. Dazu importiert die zuständige Person die vorliegenden Unterlagen – oft in Form von Microsoft Excel-Listen –wie Lieferanten-Assessments, Audits oder Ausschreibungen. Basierend auf den vorhandenen Informationsquellen liefert die KI relevante Vorschläge, die nachbearbeitet oder via Workflow direkt an die verantwortliche Person weitergeleitet werden. Für jede getätigte Änderung entsteht automatisiert eine neue Dokumentenversion und somit eine revisionssichere Dokumentenhistorie. Bei Bedarf lassen sich unterschiedliche Versionen softwaregestützt miteinander vergleichen oder wiederherstellen. So sind Entscheidungen auch im Nachhinein transparent und nachvollziehbar.

Fazit: Mit einem neuen prozessorientierten Dokumentationssystem auf Cloud-Basis verfügt das Unternehmen über ein zentrales, weltweit einheitliches System für die gesamte Kommunikation, Dokumentensteuerung und -bearbeitung mit Kunden und den über 350 Lieferanten. Dadurch konnte der Pumpenhersteller alleine im Pilotwerk 4.500 Arbeitsstunden einsparen.