Digitalisierung der Vertriebsprozesse erfordert Verbindung von CRM und PLM

Einerseits treiben ein intensiverer globaler Wettbewerb und die Nachfrage nach individuelleren Produkten Unternehmen zur Digitalisierung ihrer Wertschöpfungsketten. Andererseits schaffen die Erkenntnisgewinne aus Big-Data-Analysen des Käuferverhaltens und neue Kommunikationsmöglichkeiten im Internet ungeahnte Möglichkeiten für neue Geschäftsmodelle. Die immer intelligenteren und stärker vernetzten Produkte stellen höhere Anforderungen an den technischen Vertrieb.
Die Digitalisierung der Kaufprozesse beginnt dagegen auf Seiten des Käufers: Immer mehr Produkte werden über das Internet gefunden, ausgewählt, konfiguriert, individualisiert und schließlich bestellt.

Prozess für spezifische Produkte

Unter diesen Bedingungen erscheint eine durchgehende Digitalisierung der kaufentscheidenden Prozesse als wichtiges strategisches Ziel. Diese Digitalisierung zielt darauf ab, den Dialog mit den Kunden zu verbessern, sie intensiver zu informieren und schneller auf Anfragen reagieren zu können. Heute entstehen kundenspezifische Produktlösungen in einem mehrstufigen Prozess, der sich grob in drei Bereiche untergliedern lässt: die Interaktion zwischen dem Vertrieb und dem Kunden, die Zusammenarbeit der einzelnen Entwicklungs- und Planungsabteilungen des Herstellers und schließlich die Kommunikation zwischen Vertrieb und eigener Technik.
Doch meist verwenden diese drei Bereiche unterschiedliche IT-Lösungen, wodurch keine durchgängigen Prozesse ohne Medienbrüche möglich sind. In CRM-Lösungen finden Vertriebsmitarbeiter Kundendaten und projektbezogene Übersichten von Anfrage- und Angebotsständen. Die Produktentwicklung verwendet Lösungen zum Product Lifecycle Management, die bereits Daten von CAD-, PDM- und ERP-Systemen integrieren.

Digitalisierung als Chance

Eine Software baut die fehlende Brücke. Sie bezieht die Komplexität eines Produktes ein und bildet die Zusammenarbeit der Beteiligten eines Projektes in Echtzeit ab. Während sich ERP, CRM und CAD/PDM auf ihre jeweiligen Kernaufgaben konzentrieren, müssen alle vertriebsrelevanten Produktinformationen in einer Wissensbasis integriert und in einer internetfähigen IT-Lösung bereitgestellt werden.
So ein System ist beispielsweise der Produktkonfigurator „P’X5“ von Perspectix. Er unterstützt mit CRM-Funktionalitäten, die speziell auf die Anforderungen des Projektgeschäfts zugeschnitten sind. Zugleich integriert das System einen grafisch-interaktiven Konfigurator, mit dem der Vertrieb, unabhängig von Konstruktion und Produktentwicklung, regelbasiert Produktvarianten erzeugen und realistisch präsentieren kann. Diese Funktionalität verwendet leichtgewichtige JT-Daten, die eine bidirektionale PLM-Integration ermöglichen.
Dadurch werden Anfragen schnell und treffsicher beantwortet, Prozesskosten gesenkt und der Angebotsdurchsatz erhöht. Konstruktion und Produktentwicklung werden nicht mehr mit der Ausarbeitung von Möglichkeiten belastet, sondern nur noch eingebunden, um Spezialfälle zu bearbeiten. Verständliche Angebote erbringen frühzeitig Leistungsklarheit und optimieren Beratung sowie Kundenorientierung.

Personenunabhängiges Wissen

Diese Form der Digitalisierung vereinheitlicht personenunabhängig das Expertenwissen, das eine korrekte Zusammenstellung modularer Produktsysteme benötigt. Alle für das Regelwerk und die Produktbeschreibungen des Konfigurators notwendigen Stammdaten werden aus den PLM-Quellsystemen bezogen.
Das definierte und zentral gepflegte Regelwerk beachtet alle Aspekte der Produktlogik, etwa funktionale Abhängigkeiten, räumliche Mindestabstände oder gesetzliche Bestimmungen. Dadurch entfällt von vornherein das Spezifikationsrisiko, da die technische Realisierbarkeit der Lösung bereits geklärt und abgesichert ist.
Bei Änderungen im Layout gleicht das System selbstständig die Parameter an. Mehrere Alternativen sind flexibel und schnell entwickelt, so dass Kunden die ideale Lösung auswählen können. Die Details des Produktwissens sind in der Software gespeichert. Neue oder gar fachfremde Mitarbeiter erhalten umfassende Unterstützung.
Alle erlaubten Ausprägungen einer Komponente, eines Produkts oder gar einer mehrstufig konfigurierten Anlage lassen sich online oder offline funktionsfähig darstellen – und während eines Beratungsgesprächs ändern und ergänzen. Anhand der 3D-visualisierten Konfigurationen, die auf aktuellem Konstruktionswissen beruhen, kann der Vertrieb umfassend beratend tätig werden. Zudem helfen animierbare 3D-Darstellungen, komplexe Sachverhalte und Abläufe zu erläutern.

Technisch-kaufmännische Integration

Durch das hinterlegte Regelwerk vereint die Software die Prozesse von Produktkonfiguration und Preisfindung. Die synchronen Prozesse berücksichtigen Last-Minute-Änderungen automatisch und die Preisberechnung geht in ihren Funktionen weit über die Komponentenkalkulation hinaus. Neben mehreren Währungen lassen sich etwa Farbzuschläge für Sonderfarben oder verschiedene Rabattstufen definieren. Neben dem reinen Warenwert und üblichen Konditionsstaffeln können verschiedene Fracht- und Transportspesen sowie Montagekosten berücksichtigt werden.
Der Vertrieb verfügt so über alle Möglichkeiten einer komplexen Konditionspolitik. Die Digitalisierung ermöglicht den Mitarbeitern, Kundenbedürfnisse reibungs- und fehlerfrei zu erfüllen. Die Auftragsprüfung der Software stellt sicher, dass keine Fehler auftreten – und gibt anschließend die Daten frei, die in vielen automatischen Folgeprozessen abgearbeitet werden. Aufträge werden in das ERP-System eingelastet, konsistente Stücklisten für Fertigung und Montage erstellt, Beschaffungsprozesse angestoßen und Montageanweisungen ausgegeben.
Die PLM-Synchronisierung stellt sicher, dass alle integrierten Systeme in automatisierten Prozessen auf der gleichen Datenbasis arbeiten. Der gemeinsame Datenzugriff verhindert Missverständnisse und verbessert die Kommunikation zwischen allen Beteiligten auf den vielen Stufen des Verkaufsprozesses. Die automatische Preiskalkulation und die Ausgabe fehlerfreier Angebotsdokumente mit aussagekräftigen Visualisierungen der jeweiligen Lösung erhöhen die Erfolgsquote im Verkauf. Mit verbesserter Beratungsqualität und gesteigerter Überzeugungskraft im technischen Vertrieb kommen Unternehmen ihren anvisierten Vertriebszielen näher. (jbi)