Digitale Prozesse in nur 5 Schritten durchgängig gestalten

Digitale Prozesse: In der Produktentwicklung ist ein Trend hin zu kollaborativer und interdisziplinärer Organisation festzustellen. Beispielsweise verschmelzen in der Konstruktion die Disziplinen Mechanik, Elektrik und Simulation zunehmend miteinander. Diese Entwicklung ist auch abteilungsübergreifend spürbar.

Digitale Prozesse: Mehr als ein notwendiges Übel

Daten zu Bauteilen und Baugruppen aus der Konstruktion haben mittlerweile in verschiedenen Unternehmensbereichen wie der Fertigung, dem Einkauf, der technischen Dokumentation oder dem Support eine enorme Bedeutung. Denn diese Daten und Meta-Informationen werden in diversen Formaten wie etwa als Stücklisten oder interaktive PDFs in entsprechender Versionierung und Revisionierung benötigt.

CAD als Basis, PDM als Drehscheibe, ERP als Cockpit

Das CAD ist im Maschinen- und Anlagenbau der Ausgangspunkt, denn hier entstehen die meisten Daten, die für Aufgaben auch in anderen Bereichen benötigt werden: Aus Konstruktionsdaten lassen sich für die Fertigung Abwicklungen erzeugen oder Schnittmuster optimieren und für die technische Dokumentation Benutzerhandbücher oder Ersatzteilkataloge erstellen.

Moderne Ansätze wie der digitale Zwilling ermöglichen es, Maschinen und Anlagen virtuell in Betrieb zu nehmen oder mittels Simulation Probleme frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.

Das nächste Autorensystem entlang der Wertschöpfungskette ist das PDM/PLM, das die Zentrale für alle Produktdaten im Lebenszyklus bildet. Routineprozesse automatisieren, Daten migrieren oder konvertieren, Workflows und Projekte verwalten und Bauteile klassifizieren sind weitere Möglichkeiten, die ein PDM/PLM bietet.

Mit einem ERP steuern die Maschinenbau-Unternehmen sämtliche Geschäftsprozesse. Die Software bietet Funktionen für das Angebotswesen und CRM, die Waren­wirtschaft und Disposition, die Betriebsdatenerfassung, das Qualitätsmanagement oder Controlling.

Digitale Prozesse: In nur 5 Schritten etablieren

Wenn verschiedene Mitarbeiter parallel an demselben Projekt arbeiten, müssen sie in ihrem präferierten Autorensystem auf einheitliche Daten zurückgreifen können. Erst so wird eine reibungslose und zügige Produktentwicklung möglich. CAD-, CAM-, PDM/PLM- und ERP-Lösungen können ihr Potential also nur entfalten, wenn sie miteinander integriert und auf die Unternehmensabläufe abgestimmt sind. Das schafft Transparenz, führt zu qualitativ besseren Ergebnissen und reduziert kostspielige Fehler und Nacharbeiten.

Doch wie kommt man zu durchgängigen, digitalen Prozessen?

Schritt 1: Analyse

Im ersten Schritt sollte die bestehende Prozesslandschaft strukturiert analysiert werden. Bereits hier kann ein erfahrenes Systemhaus wie die Solid System Team Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau zur Seite stehen.

Ausgehend von der Konstruktion werden alle Wertschöpfungsprozesse betrachtet, Schwachstellen erkannt und Maßnahmen abgeleitet, um Kosten und wertvolle Zeit zu sparen sowie Datensilos und Insellösungen zu vermeiden.

Wo lassen sich Prozesse verschlanken, automatisieren und beschleunigen? Wie gestaltet sich die bestehende Software-Architektur? Ist bereits ein PDM oder ERP im Einsatz? Wenn ja, sind diese überhaupt geeignet? Wenn nein, welche Lösung passt in das Gesamtbild?

Schritt 2: Beratung

Bei der Auswahl der Software hat das Unternehmen die Qual der Wahl. Spätestens hier empfiehlt es sich, auf die Expertise des Systemhauses zu vertrauen und sich beraten zu lassen. Reiner Sibum, Vertriebsleiter bei Solid System Team, erläutert: „Es gibt viele Programme auf dem Markt. Dennoch glänzen nicht alle mit Kompatibilität und offenen Schnittstellen oder erschlagen kleinere KMUs mit einer Vielzahl an Funktionen, die sie eventuell gar nicht benötigen. Ohne Erfahrung verrennt man sich schnell und verbrennt ordentlich Geld.“

Im Zuge der Beratung werden anhand der Zielvorstellung, Unternehmensgröße, Branche sowie der Lieferanten- und Kundenstruktur mögliche Software-Lösungen ausgewählt. Wichtig ist dabei, CAD, PDM und ERP nicht isoliert zu betrachten, sondern aufeinander abzustimmen.

Schritt 3: Anschaffung und Integration

Einfach kaufen und loslegen? Leider ist es damit nicht getan. Zuerst stehen die Installation und Lizenzierung der Software sowie das Anlegen und Verwalten von Benutzern an. Auch die Einbindung in die bestehende IT-Infrastruktur sollten Unternehmen nicht unterschätzen. Denn um etwa Bestandsdaten bei einem Wechsel des CAD-Programms weiter nutzen zu können, müssen diese konvertiert und migriert werden. Die erneute Erstellung der Artikel im neuen CAD wäre zu aufwendig.

Zudem erfordert die Zusammenarbeit über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg, dass unterschiedliche Datenformate erzeugt und verteilt werden müssen. Um Aufwand und Fehleranfälligkeit zu minimieren, bietet es sich an, Prozesse zu definieren und diese möglichst zu automatisieren. Diese Aufgabe muss häufig das PDM-System erfüllen.

In dieser Phase müssen oft Schnittstellen zu vorhandenen Systemen geschaffen oder ergänzende Skripte und Software-Bausteine für kundenspezifische Anforderungen entwickelt werden.

Guido Schröder, Leiter Technik bei Solid System Team, erklärt: „Hier zahlt es sich schnell aus, wenn der Integrationspartner über die entsprechende Expertise verfügt und alle Leistungen aus einer Hand anbietet.“

Schritt 4: Schulung der Mitarbeiter

Für einen erfolgreichen Start sind professionelle Schulungen und Trainings rund um die wichtigsten Funktionen und Vorteile der einzelnen Software-Produkte auch mit Blick auf den Gesamtprozess unabdinglich. Den Mitarbeitern könne in Online- oder Präsenzschulungen das notwendige Wissen für ihre tägliche Arbeit nahegebracht werden, was essentiell für die Akzeptanz der neuen Lösung ist, sagt Sibum: „Nur, wenn man die Mitarbeiter mit auf die Reise nimmt, können sich die neuen Systeme und Prozesse positiv auf den Unternehmenserfolg auswirken.“

Schritt 5: Support, Wartung und Check-Ups

Auch nach der Einführung soll die Lösung einwandfrei funktionieren, denn im Maschinenbau gilt „Zeit ist Geld.“ Daher ist es wichtig, weiterhin Unterstützung zu erfahren. Sei es bei Updates und Fehlerbehebungen mittels Wartungsverträgen, über eine Hotline oder einen professionellen Helpdesk. Regelmäßige Check-Ups sorgen dafür, dass bestehende Software und deren Handhabung sowie die Abläufe in der Produktentwicklung auch zukünftig optimal auf sich mitunter verändernde Anforderungen ausgerichtet werden.

Werner Heckl, Geschäftsführer der Solid System Team GmbH, rät: „Auf dem Weg hin zu durchgängigen Prozessen ist es wichtig, sich nicht zu übernehmen, sondern Schritt für Schritt vorzugehen – am besten mit einem erfahrenen Partner, der das Unternehmen in jeder Phase begleitet.“ Mit einer ganzheitlichen Betreuung von der Beratung über die Einführung bis zur Betreuung der CAD-, CAM-, PDM/PLM- und ERP-Lösungen, steht auch künftig einer optimalen Betriebseffizienz nichts im Wege.

Die Autorin Katrin Ehrenleitner ist PR-Referentin bei der Solid System Team GmbH.

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