Dank Produktkonfiguration: Vertriebsprozesse automatisieren & beschleunigen

Suchen Händler, Objekteure oder Verarbeiter Türen oder Tore, die genau zu den Anforderungen passen, wenden sie sich oft an Teckentrup. Innovation und Qualität schreibt das 1932 gegründete Unternehmen groß und so zählt es auch zu den größten Herstellern von Türen und Toren in Europa. Rund 900 Mitarbeitende engagieren sich an den Standorten Verl und Großzöberitz. Die weltweite Nachfrage nach den Lösungen bedient Teckentrup über Tochterunternehmen und Handelspartner, doch auch diese erwarten als B2B-Kunden heute digitale Tools für die Informationsbeschaffung und Kaufabwicklung.

In der Vergangenheit präsentierte Teckentrup sein Portfolio ausschließlich mit Katalogen und Preislisten. Auf der Suche nach der gewünschten Tür beispielsweise musste der Händler rund 300 Seiten sichten, die Auswahl notieren und basierend darauf ein Angebot erstellen.

Benjamin Müller, Product Owner der Produktkonfiguratoren bei Teckentrup, kommentiert: „Dabei haben sich immer wieder Fehler eingeschlichen, etwa weil der Händler sich verrechnet oder technisch nicht mögliche Kombinationen gewählt hat. Das tut dem Handelspartner natürlich weh, da ihm so mitunter kostspielige Reklamationen entstehen oder seine Margen und sein Gewinn nicht stimmen.“ Zudem koste die händische Arbeit jede Menge Zeit und binde wertvolle personelle Ressourcen – und das nicht nur auf Seiten der B2B-Kunden.

Auch die Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter von Teckentrup hatten ohne den Einsatz eines Konfigurators alle Hände voll damit zu tun, Rückfragen zu beantworten, technische Details zu prüfen, Angebote zu erstellen, Bestellungen zu bestätigen und Aufträge in die Produktion zu geben.

Daher treibt Müller gemeinsam mit seinem fünfköpfigen Team die Weiterentwicklung von Produktkonfigurationslösungen bei Teckentrup voran und bindet auch Kunden in den gesamten Entwicklungsprozess ein.

Der Einstieg in die Web-Produktkonfiguration

Im Vertrieb seiner Garagen- und Industrietore schaffte Teckentrup bereits vor einiger Zeit mit ersten Konfiguratoren eine digitale Unterstützung. Vom Erfolg in diesem Bereich ermutigt, sollte nun eine umfassende Web-Konfigurationslösung für Türen folgen. Dieses Segment ist nicht nur das komplexeste, sondern auch das größte für Teckentrup. Daher war es besonders wichtig, diese Produkte marktgerecht und zeitgemäß anzubieten, um den Erwartungen der Handelspartner gerecht zu werden.

Eine zentrale digitale Plattform für alle Produkte

Als Partner für die Umsetzung wählte Teckentrup encoway, einen Experten für die Vermarktung von Baukastenprodukten und Variantenmanagement im Maschinen- und Komponentenbau sowie in verwandten Branchen. Product Owner Benjamin Müller erläutert: „Uns haben nicht nur die Produkte und Lösungen zur Webkonfiguration, Datenpflege und Dokumentengenerierung überzeugt, sondern auch die Arbeitsmethode, die optimal zu unserer Vorgehensweise passt.“

Ziel war es, eine digitale Plattform für alle Produkte zu schaffen und alle Daten an einem zentralen Ort zusammenzuführen. „Zudem wollten wir auf die Informationen, die wir bereits in unserem SAP-System haben, zugreifen und sie nahtlos weiterverwenden“, kommentiert Benjamin Müller. „Dadurch halten wir den Aufwand für die Datenpflege so gering wie möglich. Wir können Aktualisierungen schnell und günstig vornehmen und sparen Aufwand insbesondere bei den Bestellprozessen.“ Die mitlaufende Plausibilitätsprüfung gewährleistet, dass nur technisch und preislich korrekte Zusammenstellungen zustande kommen.

Individualisierungen für B2B-Kunden

Handelspartner erhalten mit dem Konfigurator besonders komfortable Optionen. Sie erreichen ihn über einen Log-in auf der Teckentrup-Website. Dort können sie nicht nur Vorgänge in einer Kundendatenverwaltung eigenständig pflegen, sondern auch kundenindividuelle Daten, wie Lieferadresse oder Konditionen, hinterlegen und eine nachträgliche Rekonfiguration vornehmen. Am Ende der Produktkonfiguration – die auch mobil möglich ist – sind sie nicht nur in der Lage, ihrem Kunden einen konkreten Preis zu nennen, der Konfigurator versorgt die Händler auch mit den passenden Angebotsdokumenten. Diese lassen sich mit Zusatzelementen wie Unternehmenslogo und Geschäftsbedingungen individuell gestalten.

Abgerundet wird das Paket mit bemaßten, detaillierten Zeichnungen passend zu jeder Konfiguration sowie einer Auftragsübersicht als Excel-Liste.

Handelspartner sparen viel Zeit

Seit der Online-Konfigurator läuft, verzeichnet Teckentrup eine zunehmende Zufriedenheit bei den Händlern. Benjamin Müller erklärt: „Unsere Kunden können jetzt selbstständig und von überall aus arbeiten. Sie kommen viel schneller an ihr Ziel.“ Und das entlang der gesamten Prozesskette: Mit wenigen Klicks ist die Tür konfiguriert. Bestellung und Eingangsbestätigung trennen nur wenige Minuten und auch die Auftragsbestätigung inklusive Lieferdaten folgt wenig später – und das alles fehlerfrei in weniger als fünf Minuten.

Umsatz gesteigert – ohne größeren Personaleinsatz

Diese Erleichterung spürt auch Teckentrup selbst, denn Standardaufträge werden voll automatisiert ohne aufwendige manuelle Prüfung an SAP weitergeleitet, direkt in einen SAP-Auftrag übertragen und in die Fertigung gegeben. „Wir konnten unsere Prozesskosten reduzieren, da der Aufwand für Aktualisierungen sinkt und der gesamte Prozess von der Produktkonfiguration bis zur Produktion größtmöglich automatisiert ist. Dadurch erfährt unser Innendienst eine deutliche Entlastung und kann sich stärker auf die Beratung zu Sonderlösungen konzentrieren. Dank unseres Webkonfigurators können sowohl wir als auch unsere Partner eine höhere Anzahl Bestellungen und Aufträge abwickeln, ohne dafür mehr Personal zu benötigen.“

Produktkonfiguration – Ausblick

Bei den Partnern kommt die Produktkonfiguration gut an; Benjamin Müller geht davon aus, dass Teckentrup ohne diese Lösung sehr wahrscheinlich Handelspartner verloren hätte oder einige neue nicht gewonnen hätte. Sprich weniger Umsatz gemacht hätte.

Die digitale Plattform umfasst längst nicht mehr nur Türen, sondern das gesamte Produktportfolio inklusive der Industrie- und Garagentore. Seit Neuestem ergänzt ein Ersatzteil-Shop das digitale Angebot. Kunden profitieren insbesondere von stark verkürzten Lieferzeiten: der größte Teil der Ersatzteil-Bestellungen kann nun innerhalb eines Tages ausgeliefert werden.

Dieser gelungene Start ist auch der Ausgangspunkt weiterer geplanter Ausbaustufen: Künftig sollen Architekten individuelle Optionen wie beispielsweise Leistungsverzeichnisse im Webkonfigurator generieren können. Getreu der Unternehmensstrategie bindet Teckentrup bei jeder Weiterentwicklung seine Partner eng mit ein, denn – so Kai Teckentrup: „Wir wollen Prozesse für unsere Händler und Kunden wirklich verbessern.“