CAD-Schnittstelle: So funktioniert die Integration ins ERP

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Gapcon Bellmer nutzte bei der Übernahme der konzernweiten ERP- Branchen­lösungen die Gelegenheit, um mit ihr die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu vereinfachen.

CAD-Schnittstelle: Wie aus Cellulosefasern Papier wird, damit kennt sich Bellmer Gapcon aus. Von der Siebpartie über die Pressen- und Trockenpartie bis hin zur Aufrollung liefert das Technologieunternehmen Papiermaschinen für alle Prozessschritte. Intern stellt die ERP-Branchensoftware von Kumavision für die Fertigungsindustrie auf Basis von Microsoft Dynamics einen reibungslosen Ablauf zwischen den Abteilungen sicher.

Neue Tochter übernimmt Konzern-ERP

Seit 2015 ist Gapcon Teil der Bellmer Gruppe, die mit mehr als 600 Mitarbeitern weltweit vertreten ist. Ein wichtiger Schritt, um den Spezialisten für Kalander, Schuhpressen und Rollenschneider in die Unternehmensgruppe einzubinden, war die Einführung der bereits im Mutterunternehmen, der Bellmer GmbH, eingesetzten ERP-Software.

„Für den schnellen und reibungslosen Austausch von Daten und Informationen spielt die gemeinsame Softwarebasis eine entscheidende Rolle“, erklärt Dieter Zinn, ERP-Projektleiter bei Bellmer. Hinzu kam, dass die bisher verwendete Lösung nur bedingt die komplexen und bereichsübergreifenden Prozesse bei Gapcon abdecken konnte. Ziel der ERP-Einführung war es, alle Abteilungen enger miteinander zu verzahnen und dabei auch automatisierte Workflows zu etablieren.

CAD-Schnittstelle: Komplexe Prozesse

Einen zentralen Bestandteil der ERP-Branchensoftware, die bei Bellmer Gapcon im Einsatz ist, stellt die CAD-Schnittstelle dar. „Alle Produkte sind Sonderanfertigungen, die wir exakt nach den individuellen Anforderungen unserer Kunden herstellen“, berichtet Stefan Kauertz, zuständiger ERP-Koordinator bei Bellmer Gapcon. Circa 25 Konstrukteure arbeiten in Willich an den technischen Zeichnungen der einzelnen Bestandteile der komplexen Anlagen, die aus Kaufteilen in der eigenen Endmontage aufgebaut und getestet werden. Weil die Anlagen über einen Zeitraum von mehreren Monaten gebaut werden, wachsen die Stücklisten von Tag zu Tag. Die Herausforderung: Der aktuelle Stand ist oft bereits am nächsten Tag wieder überholt. Daher wurden früher jeden Abend die aktuellen Stücklisten manuell aus der CAD-Software Procad exportiert und am darauffolgenden Arbeitstag an die für die Materialbeschaffung im Einkauf zuständigen Mitarbeiter weiterge­geben.

„Eine weitere Herausforderung war, dass der Stücklistenexport immer projektbezogen erfolgt. Ein Gesamtüberblick war so nur unter hohem Aufwand erhältlich“, ergänzt Kauertz.

Automatisierte Prozesse

Mit der Nutzung der in die Kumavision-­Branchensoftware integrierten CAD-Schnittstelle konnte die Produktionssteuerung vollständig automatisiert werden. „Von der ersten Zeichnung bis zur Fertigstellung werden mehrmals täglich Daten vom CAD an das ERP-System übergeben, um so Änderungen abzugleichen“, berichtet Martin Bürkle, CAD-Administrator bei Bellmer. Dieses Vorgehen spart sehr viel Zeit und ist auch deutlich weniger fehleranfällig als die manuelle Datenübergabe. Auch die Übermittlung der Bestellfreigabe erfolgt dank der Schnittstelle nun automatisiert.

Die Konstruktion gibt die betreffenden Artikel im Produktdaten-Managementsystem frei, über das die Verwaltung der CAD-Daten erfolgt. Anschließend werden die entsprechenden Artikel im ERP-System automatisch als freigegeben gekennzeichnet und an den Einkauf weitergeleitet.

Zudem können die Daten nun direkt im ERP mittels einfacher Filter strukturiert werden. „Ein Gesamtblick über alle Projekte ist jetzt auf Knopfdruck möglich“, freut sich auch Tobias Schmitz, der als ERP-Koordinator für den Bereich Service die Auftragsabwicklung genauestens verfolgt.

Im Fokus: Einkauf

Von der zügigen Bearbeitung und Freigabe der Bestellvorschläge profitieren auch die Mitarbeiter von Bellmer Gapcon im zentralen Einkauf. „Bei uns spielt Zeit eine entscheidende Rolle“, sagt Sascha Schröder, ERP-Koordinator für den Bereich Logistik. „Denn erst wenn die freigegebenen Bestellvorschläge bei uns eingehen, können wir die benötigten Komponenten für die Produktion bestellen.“

Dabei muss der Einkauf sicherstellen, dass stets alle für die nächsten Produktionsschritte benötigten Materialien vorrätig sind – aufgrund der komplexen Projekte keine Aufgabe. Hier spielt die ERP-Software auf Basis von Microsoft Dynamics ihre Stärke voll aus: Als integriertes System bildet die Branchenlösung für die Fertigung die kompletten Einkaufsprozesse ab und verbindet Einkauf eng mit Konstruktion, Produktion und Logistik. „Die Zubringung von Materialien und Komponenten zur Produktion können wir jetzt viel besser steuern, da die Warenbestände direkt in der ERP-Software geführt werden“, fasst Schröder zusammen.

CAD-Schnittstelle: Perfekte Unterstützung

Für Transparenz sorgt ein Ampelsystems, mit dem Datensätze während der Bearbeitung automatisch gesperrt werden. „Durch die bidirektionale Schnittstelle funktioniert das System in alle Richtungen“, erklärt CAD-Administrator Bürkle. „Daten, die in der CAD-Software bearbeitet werden, sind währenddessen in der ERP-Software gesperrt und umgekehrt.“

Doch damit die CAD-Schnittstelle reibungslos funktioniert, mussten zunächst die Stammdaten aufbereitet werden. „Da bislang unterschiedliche Artikelkategorien im CAD geführt wurden, haben wir zusammen mit Kumavision im ersten Schritt ein Vorgehen zur Vereinheitlichung definiert“, blickt ERP-Projektleiter Zinn zurück. Um eine konsistente Datenbasis zu schaffen, wurden mittels Vorlagen für Artikelkategorien automatisch die richtigen Beschaffungsparameter in der Branchenlösung von erzeugt.

Entscheidend hierbei war es, ein abteilungsübergreifendes Prozessverständnis zu etablieren und die gegenseitigen Abhängigkeiten zu verdeutlichen. „Für die Konstruktion ist es beispielsweise wichtig zu wissen, welche Daten nötig sind, damit die Nachkalkulation korrekt durchgeführt werden kann“, gibt Zinn einen Einblick in die Praxis.

Detaillierte Nachkalkulation

Neben der Abwicklung des Fertigungsverfahrens war die Möglichkeit einer exakten Nachkalkulation für Bellmer Gapcon eine der zentralen Anforderungen an die ERP-Software. Dabei spielen neben den eingesetzten Materialien die Arbeitszeiten eine wichtige Rolle. „Um den Arbeitsaufwand für unterschiedliche Arten von Projekten besser abschätzen zu können, müssen wir nicht nur die Gesamtzahl der Arbeitsstunden erfassen, sondern auch die jedes einzelnen Mitarbeiters“, führt Zinn aus. Die Erfassung der Buchungszeiten in der Produktion und Konstruktion erfolgt über eine Drittanbieterlösung, die ebenso wie das CAD-System direkt in die Branchenlösung integriert ist.

Die erfassten Zeiten werden anschließend ins ERP-System übertragen und dort direkt auf die verschiedenen Projekte verbucht. „Die umfassende Nachkalkulation erlaubt uns eine verbesserte Projektplanung und unterstützt uns bei der Optimierung von Prozessen. Zudem können wir nun die Gemeinkosten besser in Einzelkosten aufschlüsseln“, zieht Zinn ein Fazit.

Die Autorin Eva-Maria Hörfurter ist freie Fachjournalistin.

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